Pengelolaan Data Karyawan secara Historis di CATAPA

Anda dapat mengelola riwayat perubahan Data Karyawan (Employment Data) secara historis di CATAPA. Fitur ini memberikan fleksibilitas dan transparansi yang lebih tinggi untuk mencatat dan menelusuri perubahan penting seperti perubahan status karyawan, tipe kontrak, organisasi, posisi, dan lainnya.

Daftar Field yang Dikelola

Setiap entri Data Karyawan akan menyimpan informasi sebagai berikut:

Informasi Status Karyawan:

• Hasilkan Nomor Status Karyawan
• Jika Ya, sistem akan memperbolehkan user untuk membuat Nomor Status Karyawan baru
• Nomor Status Karyawan
• Biasa digunakan untuk nomor PKWT/PKWTT. Bisa diisi dengan nilai lain jika tidak digunakan.
• Tipe Status Karyawan
• Digunakan untuk memberikan keterangan singkat yang menggambarkan perubahan status karyawan seperti promosi dan mutasi
• Tipe Karyawan
• Digunakan untuk melabeli apakah karyawan tersebut permanen atau kontrak.
• Tanggal Efektif
• Tanggal mulai berlaku data
• Tanggal Penandatanganan
• Tanggal surat penugasan di tanda tangan. Tips: Tanggal bisa disamakan dengan tanggal efektif jika tidak digunakan.
• Tanggal Mulai dan Berakhir Kontrak
• Wajib diisi jika tipe karyawan adalah kontrak
• Tanggal Permanen
• Wajib diisi jika tipe karyawan adalah permanen

Detail Penugasan:

• Perusahaan (Jika menggunakan Multi Company)
• Organisasi
• Pangkat
• Nama Jabatan
• Lokasi
• Sub Lokasi (opsional)
• Pusat Biaya (opsional)

Lainnya:

• Grup Operasional (opsional)
• Field ini memungkinkan pengelompokan yang fleksibel untuk berbagai keperluan, seperti berdasarkan lokasi geografis, unit bisnis, atau grup otorisasi.

⚙️ Perilaku Sistem:

• Data karyawan pertama akan otomatis mengikuti informasi dari proses registrasi karyawan.
• Pengguna tidak dapat melakukan pembatalan (Undo) jika karyawan hanya memiliki satu data karyawan.
• Undo juga tidak dapat dilakukan apabila data sudah divalidasi atau digunakan oleh modul lain seperti Penggajian.
• Data karyawan pertama hanya dapat diedit jika belum ada SK Gaji yang dibuat.
• Penambahan data karyawan hanya diperbolehkan jika tanggal efektifnya di masa depan.
• Fungsi Undo akan menghapus data karyawan terbaru (berdasarkan tanggal efektif paling akhir).
• Tampilan data karyawan terbagi menjadi dua tab:
• Aktif: menampilkan data yang sedang berlaku.
• Semua Data: menampilkan seluruh riwayat data yang pernah dicatat.
• Penambahan atau perubahan data memerlukan persetujuan, kecuali jika telah diatur untuk tanpa persetujuan.
• Fitur Pembaruan Massal (Massive Update):
• Digunakan untuk memperbarui data karyawan secara massal melalui unggahan Excel.
• Hanya dapat digunakan untuk data dengan tanggal efektif di masa depan.
• Jika karyawan hanya memiliki satu data dan belum memiliki SK Gaji, maka data tersebut dapat digantikan sepenuhnya lewat fitur ini.
• Pembatalan (Undo) dapat dilakukan melalui halaman “Detail Data Karyawan” maupun halaman “Persetujuan dan Pembatalan” 
• Tombol Pembatalan (Undo) pada Data Karyawan hanya muncul untuk pengguna yang mendapatkan Hak Akses pada halaman Persetujuan dan Pembatalan Data Karyawan

📌 Tips Penggunaan

• Tab Semua Data melihat seluruh riwayat perubahan data.
• Pastikan Tanggal Efektif pada data baru tidak tumpang tindih.
• Untuk efisiensi pengelolaan banyak karyawan, gunakan fitur Penambahan Massal (Massive Update), dengan memperhatikan batasan tanggal efektif dan kondisi data awal.