Pengelolaan Data Kartu Identitas secara Historis di CATAPA
Ringkasan
Kartu identitas karyawan di CATAPA HRIS digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pajak, penggajian, dan kepatuhan hukum. Panduan ini menjelaskan cara menambah, memperbarui, menghapus, dan mengelola riwayat kartu identitas karyawan dengan mengikuti aturan sistem yang berlaku.
Fitur Utama:
✔ Mendukung beberapa kartu identitas dengan jenis berbeda (KTP, Paspor, SIM)
✔ Merekam riwayat kartu identitas dengan tanggal mulai dan berakhir
✔ Mencegah tanggal efektif yang tumpang tindih untuk kartu identitas yang sama
✔ Memerlukan persetujuan HR Admin untuk perubahan data
✔ Karyawan dapat mengajukan perubahan melalui Employee Self-Service (ESS)
Dashboard Admin
Cara Menambahkan Kartu Identitas Baru (Dashboard Admin)
Langkah 1: Buka Menu Kartu Identitas
- Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan)
- Pilih nama karyawan yang ingin ditambahkan kartu identitasnya
- Dari sidebar, pilih Kartu Identitas
- Pada tab Aktif, klik Tambah Kartu Identitas
Langkah 2: Isi Data Kartu Identitas
- Tanggal Efektif (Mulai): Tanggal kartu mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi
- Tanggal Efektif (Berakhir) (opsional): Tidak boleh tumpang tindih dengan kartu identitas dengan tipe yang sama. Jika tidak diisi, berarti data berlaku seterusnya
- Kartu Identitas: Pilih (misalnya KTP, Paspor, SIM A, SIM C)
- Jika tipe kartu identitas tidak ada pada pilihan, Anda dapat menambahkannya dari Data Master Kartu Identitas
- Nomor Kartu Identitas: Wajib diisi
- Penerbit (opsional): Organisasi yang menerbitkan kartu
- Tanggal Penerbitan (opsional): Tanggal resmi penerbitan kartu
- Tanggal Kedaluwarsa (opsional): Tanggal kartu tidak berlaku lagi
- Lampiran (opsional): Upload foto kartu identitas jika diperlukan
- Klik Simpan setelah pengisian data selesai
Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan
- Ketika Anda klik Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui
- Setelah disetujui, kartu identitas akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya
Cara Memperbarui Kartu Identitas (Dashboard Admin)
- Masuk ke menu Kartu Identitas
- Pada tab Semua Data, pilih tipe kartu identitas yang ingin diubah, misalnya KTP
- Pada periode yang ingin diubah, klik icon pensil (Ubah), kemudian ubah data yang diperlukan
- Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui
Catatan: Jika ingin mengubah tipe kartu identitas (misal karena salah input), Anda harus menghapus data lama dan menambahkan kartu baru.
Cara Menghapus Kartu Identitas (Dashboard Admin)
- Masuk ke menu Kartu Identitas
- Pada tab Semua Data, pilih tipe kartu identitas yang ingin diubah, misalnya KTP
- Pada periode yang ingin dihapus, klik icon tempat sampah (Hapus), dan konfirmasi penghapusan
- Permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui
Catatan Penting:
- Penghapusan Kartu Identitas dapat menyebabkan error pada saat download slip gaji/reimbursement jika nomor kartu identitas digunakan sebagai password
- Semua penghapusan harus disetujui oleh HR Admin
Employee Self-Service (ESS)
Akses Melalui Employee Self-Service (ESS)
Di portal ESS, karyawan dapat:
- Melihat kartu identitas saat ini dan yang sudah kedaluwarsa.
- Mengajukan perubahan atau menambahkan kartu baru (perlu persetujuan).
- Tidak bisa menghapus kartu identitas yang sudah tersimpan.
Cara Menambahkan Kartu Identitas Baru (ESS)
Langkah 1: Buka Menu Kartu Identitas
- Dari Beranda ESS, tap Menu
- Klik Detail Data Pribadi
- Pilih tab Kartu Identitas
- Klik Tambah Kartu Identitas
Langkah 2: Isi Data Kartu Identitas
- Tanggal Efektif (Mulai): Tanggal kartu mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi
- Tanggal Efektif (Berakhir) (opsional): Tidak boleh tumpang tindih dengan kartu identitas dengan tipe yang sama. Jika tidak diisi, berarti data berlaku seterusnya
- Kartu Identitas: Pilih tipe kartu identitas (misalnya KTP, Paspor, SIM A, SIM C)
- Nomor Kartu Identitas: Wajib diisi
- Penerbit (opsional): Organisasi yang menerbitkan kartu
- Tanggal Penerbitan (opsional): Tanggal resmi penerbitan kartu
- Tanggal Kedaluwarsa (opsional): Tanggal kartu tidak berlaku lagi
- Lampiran (opsional): Upload foto kartu identitas jika diperlukan
- Klik Simpan setelah pengisian data selesai
Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan
- Ketika Anda klik Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui
- Setelah disetujui, kartu identitas akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya
Cara Memperbarui Kartu Identitas (ESS)
- Masuk ke menu Kartu Identitas
- Klik tipe kartu identitas yang ingin diubah, misalnya KTP
- Pilih periode yang ingin diubah, tap icon titik tiga, kemudian klik Ubah
- Pada halaman Ubah Kartu Identitas, ubah data yang diperlukan
- Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui
Cara Menghapus Kartu Identitas (ESS)
Karyawan tidak dapat menghapus data kartu identitas dari ESS. Jika dibutuhkan, karyawan dapat menghubungi HR Admin untuk menghapus dari Dashboard Admin
Aturan Validasi
- Tidak boleh ada kartu identitas dengan jenis yang sama dan tanggal yang tumpang tindih
- Tanggal Terbit harus lebih awal dari Tanggal Kedaluwarsa
- Tanggal Mulai harus lebih awal atau sama dengan Tanggal Berakhir
Kesalahan Umum dan Solusi
- "Jenis kartu identitas sudah ada untuk periode ini." -> Tanggal kartu identitas tumpang tindih dengan data yang ada.Sesuaikan tanggal mulai atau tanggal berakhir
- "Tanggal terbit harus lebih awal dari tanggal kedaluwarsa." -> Kombinasi tanggal tidak valid.Perbarui tanggal terbit atau kedaluwarsa
- "Permintaan sedang menunggu persetujuan." -> Mencoba mengedit data yang masih dalam proses persetujuan.Tunggu HR Admin menyetujui sebelum mengubah lagi
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Q1: Apakah karyawan dapat memiliki lebih dari satu kartu identitas?
Ya, karyawan bisa memiliki beberapa kartu identitas dengan jenis berbeda (misalnya KTP dan Paspor), tetapi tidak bisa memiliki lebih dari satu kartu dengan jenis yang sama dalam periode yang tumpang tindih
Q2: Apa yang terjadi jika kartu identitas kedaluwarsa?
Sistem akan tetap menyimpan data untuk keperluan arsip, tetapi karyawan harus menambahkan kartu baru yang masih berlaku
Q3: Apakah HR bisa melakukan pembaruan massal kartu identitas?
Ya, HR Admin dapat melakukan pembaruan massal tanpa perlu persetujuan tambahan, asalkan perubahan sesuai aturan validasi
Q4: Bagaimana kartu identitas digunakan dalam sistem lain?
- Payroll (Penggajian): Kartu identitas dapat digunakan sebagai referensi untuk password slip gaji
- Tax (Pajak): Nomor identitas diperlukan untuk laporan pajak
- Reimbursement: Kartu identitas dapat digunakan sebagai referensi untuk password slip reimbursement
Butuh Bantuan?
Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi HR Admin di perusahaan Anda atau Support CATAPA