Pengaturan Template Dokumen Karyawan

Template dokumen dapat digunakan untuk mendesain tampilan dokumen sesuai kebutuhan dan branding perusahaan. Template juga mendukung versi, sehingga template yang sudah digunakan tetap dapat diperbarui tanpa memengaruhi dokumen yang sudah terbit.

Cara membuat Template Dokumen

1. Akses menu pada Organisasi > Pengaturan > Dokumen Karyawan > Dokumen Karyawan > Template Dokumen.

2. Klik tombol “+ Tambah”, di bagian kanan atas tabel. Anda akan diarahkan ke halaman Tambah Template Dokumen.

3. Pada halaman Tambah Template Dokumen, ada beberapa field yang wajib diisi:

• Kode
• Nama
• Versi Template. Isi dengan tanggal mulai berlakunya template ini. Secara otomatis terisi tanggal hari ini dan dapat Anda ubah sesuai kebutuhan. Pada pembuatan dokumen karyawan, layout dan field-field yang perlu diisi akan secara otomatis menyesuaikan dengan versi template yang berlaku pada Tanggal Dokumen.
• Tipe Dokumen
• Berlaku Untuk

1. Semua Karyawan. Jika ini dipilih, maka template akan dapat digunakan untuk karyawan aktif dan karyawan yang telah diberhentikan (terminated).
2. Karyawan Aktif. Jika ini dipilih, maka template hanya akan dapat digunakan untuk karyawan aktif saja.

Gambar 1: Pembuatan template dokumen

• Pada bagian Detail Dokumen, Anda dapat merancang template dokumen karyawan.

1. Di Document Field, pilih field-field apa saja yang ingin dimasukkan ke dokumen.
2. Klik tombol “+” pada section Field Tersedia untuk menambahkan field yang ingin di-mapping dan dibuat sebagai placeholder dalam dokumen.
3. Jika field yang Anda butuhkan tidak ada pada Field Tersedia, Anda juga dapat membuat custom field dengan mengklik tombol Tambah. 

Gambar 2: Menambahkan Custom Field atau Reference Group

Terdapat 2 tipe custom field yang dapat ditambahkan:

1. Tambah Field Custom

Untuk membuat 1 Custom Field saja. Isi Field Name, Field Code, dan Field Type.

Gambar 3: Tambah Field Custom

2. Tambah Reference Group

Terdapat 2 langkah yang perlu dilakukan:

Step 1: Reference Group Configuration

1. Isi detail reference group.
2. Pilih tabel-tabel yang akan digunakan sebagai varian pada reference group ini.
3. Buat custom field yang akan digunakan di dokumen. Setelah diisi, klik tombol Next Step.

Gambar 4: Tambah Reference Group - Langkah 1

Step 2: Custom Field Mapping

1. Pilih setiap Field Custom yang sesuai dengan Nama Field Variant untuk mengaktifkan pengisian data secara otomatis.
2. Gunakan dropdown Table Variant untuk berpindah ke tabel lain dan pastikan semua Custom Field sudah dipetakan.

Gambar 5: Tambah Reference Group - Langkah 2

• Konten Dokumen. Konten dokumen digunakan untuk mendesain tampilan dokumen. Ada dua cara memformat konten dokumen:

1. Editor Web. Anda dapat langsung mengetik isi dokumen pada editor. Field yang telah dipilih pada tahap sebelumnya, dapat dimasukkan sesuai dengan Kode Field yang telah disediakan oleh sistem. Metode Editor Web akan menghasilkan dokumen dalam format PDF.
2. Upload DOCX. Apabila Anda ingin membuat template langsung dalam format DOCX, Anda dapat membuat templatenya, kemudian upload ke sistem CATAPA. Metode DOCX Upload akan menghasilkan dokumen dalam format DOCX.

• Untuk melihat pratinjau tampilan dokumen, Anda dapat mengklik tombol Pratinjau dengan Data Contoh.

Gambar 6: Pratinjau tampilan dokumen pada template

4. Klik Simpan untuk menyimpan Versi Template dari Template Dokumen tersebut, atau Batal jika ingin membatalkan.

5. Klik Kembali untuk kembali ke tampilan tabel.

Template ini kini sudah dapat digunakan untuk membuat dokumen pada Data Karyawan (Langkah 3).

—

Cara memperbarui Template Dokumen

Template yang sudah digunakan oleh dokumen karyawan tetap dapat diperbarui dengan menambahkan versi baru. Dokumen yang sudah ada tidak akan terpengaruh selama Tanggal Dokumennya lebih awal dari tanggal versi baru tersebut.

1. Buka Template Dokumen yang ingin diperbarui, lalu klik Ubah.

2. Klik tombol Tambah Versi Baru.

Gambar 7: Menambahkan versi baru pada template dokumen

3. Isi Versi dengan tanggal mulai berlakunya versi ini. Tanggal harus lebih besar dari versi terakhir.

4. Lakukan perubahan yang diperlukan, misalnya mengganti file DOCX, menyesuaikan isi pada Editor Web, atau mengubah Field Dokumen.

5. Klik Simpan, lalu periksa informasi pada jendela konfirmasi.

6. Klik Ya untuk menyimpan.

Gambar 8: Konfirmasi sebelum menyimpan versi baru

Setelah disimpan, seluruh dokumen karyawan dari template tersebut yang memiliki Tanggal Dokumen mulai tanggal versi baru akan otomatis menggunakan versi terbaru saat diunduh.

Cara melihat riwayat versi

1. Buka halaman detail Template Dokumen.
2. Lihat bagian riwayat versi untuk menampilkan seluruh versi beserta tanggal berlaku, waktu penyimpanan, dan nama pengguna yang menyimpan.
3. Klik salah satu versi untuk melihat isinya.

Gambar 9: Riwayat versi template dokumen

Versi yang belum digunakan oleh dokumen mana pun masih dapat Anda ubah atau hapus. Versi yang sudah digunakan oleh dokumen tidak dapat diubah maupun dihapus.

Hal yang perlu diperhatikan

• Kode dan Tipe Dokumen tidak dapat diubah setelah template pertama kali disimpan.
• Versi yang digunakan sebuah dokumen ditentukan oleh Tanggal Dokumen, bukan Tanggal Efektif. Kolom Versi pada dokumen karyawan terisi otomatis dan tidak dapat diubah manual.
• Tanggal versi baru harus lebih besar dari versi terakhir, sehingga versi tidak dapat disisipkan di antara dua versi yang sudah ada.
• Apabila versi baru mengubah susunan field, nilai dari field yang dihapus akan hilang permanen, dan field yang baru ditambahkan akan kosong sehingga perlu diisi kembali melalui Data Karyawan atau Massive Update.
• Penyimpanan akan ditolak apabila masih ada dokumen yang menunggu persetujuan dengan Tanggal Dokumen pada rentang versi baru. Selesaikan persetujuan tersebut terlebih dahulu.
• Menyimpan tanpa mengubah isi maupun field, meskipun tanggal versi diubah, tidak akan membuat versi baru.
• Metode konten dapat berbeda antar versi. Dokumen akan mengikuti format sesuai versi yang digunakannya, PDF untuk Editor Web dan DOCX untuk Upload DOCX.
• Template yang sudah ada sebelum fitur ini tersedia memiliki versi awal dengan tanggal 1 Jan 1970.
• Seluruh perubahan versi tercatat pada Log Aktivitas.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T: Apakah dokumen yang sudah dibuat akan berubah jika saya memperbarui template?

J: Dokumen dengan Tanggal Dokumen sebelum tanggal versi baru tidak akan berubah. Dokumen dengan Tanggal Dokumen mulai tanggal versi baru akan otomatis menggunakan versi terbaru saat diunduh.

T: Saya salah mengisi tanggal versi. Bagaimana cara memperbaikinya?

J: Selama versi tersebut belum digunakan oleh dokumen mana pun, Anda dapat mengubah tanggalnya atau menghapusnya. Jika sudah digunakan, perbaikan hanya dapat dilakukan dengan menambahkan versi baru.

T: Mengapa dokumen saya gagal dibuat dengan pesan tidak ada versi template yang berlaku?

J: Hal ini terjadi apabila Tanggal Dokumen yang dipilih lebih awal dari tanggal versi template paling awal. Ubah Tanggal Dokumen menjadi sama atau setelah tanggal versi pertama.

T: Mengapa ada kolom kosong pada hasil unduhan Excel?

J: Kolom pada Excel merupakan gabungan field dari seluruh versi yang tercakup dalam unduhan. Kolom akan kosong apabila field tersebut tidak ada pada versi yang digunakan dokumen, atau apabila nilainya memang belum diisi.

T: Apakah Reference Group dan Custom Field ikut tersimpan pada setiap versi?

J: Ya. Seluruh pengaturan field, termasuk Custom Field dan Reference Group, tersimpan pada versi tempat pengaturan tersebut dibuat.

Pengaturan Template Dokumen adalah Langkah ke-2 dari 3 untuk dapat menggunakan fitur Dokumen Karyawan:

• Langkah 1: Pengaturan Penomoran Dokumen Karyawan/Setup Policy Employee Document
• Langkah 2: Pengaturan Template Dokumen/Setup Template Document
• Langkah 3: Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan/Employee Directory

Gambar 10: Langkah kedua, Pengaturan Template Dokumen

—

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.