Pengaturan Template Dokumen Karyawan

Template dokumen dapat digunakan untuk mendesain tampilan dokumen sesuai kebutuhan dan branding perusahaan. 

Cara membuat Template Dokumen

1. Akses menu pada Organisasi > Pengaturan > Dokumen Karyawan > Dokumen Karyawan > Template Dokumen.

2. Klik tombol “+ Tambah”, di bagian kanan atas tabel. ANda akan diarahkan ke halaman Tambah Template Dokumen.

3. Isi data sesuai kebutuhan perusahaan Anda:

• Kode
• Nama
• Tipe Dokumen
• Berlaku Untuk

1. Semua Karyawan. Jika ini dipilih, maka template akan dapat digunakan untuk karyawan aktif dan karyawan yang telah diberhentikan (terminated).
2. Karyawan Aktif. Jika ini dipilih, maka template hanya akan dapat digunakan untuk karyawan aktif saja.

Gambar 1: Pembuatan template dokumen

• Pada bagian Detail Dokumen, Anda dapat merancang template dokumen karyawan.

1. Di Document Field, pilih field-field apa saja yang ingin dimasukkan ke dokumen.
2. Klik tombol “+” pada section Field Tersedia untuk menambahkan field yang ingin di-mapping dan dibuat sebagai placeholder dalam dokumen.
3. Jika field yang Anda butuhkan tidak ada pada Field Tersedia, Anda juga dapat membuat custom field dengan mengklik tombol Add. 

Gambar 2: Menambahkan Custom Field atau Reference Group

Terdapat 2 tipe custom field yang dapat ditambahkan:

1. Add Custom Field

Untuk membuat 1 Custom Field saja. Isi Field Name, Field Code, dan Field Type.

Gambar 3: Tambah Field Custom

2. Add Reference Group

Terdapat 2 langkah yang perlu dilakukan:

Step 1: Reference Group Configuration

1. Isi detail reference group.
2. Pilih tabel-tabel yang akan digunakan sebagai varian pada reference group ini.
3. Buat custom field yang akan digunakan di dokumen. Setelah diisi, klik tombol Next Step.

Gambar 4: Tambah Reference Group - Langkah 1

Step 2: Custom Field Mapping

1. Pilih setiap Field Custom yang sesuai dengan Nama Field Variant untuk mengaktifkan pengisian data secara otomatis.
2. Gunakan dropdown Table Variant untuk berpindah ke tabel lain dan pastikan semua Custom Field sudah dipetakan.

Gambar 5: Tambah Reference Group - Langkah 2

• Konten Dokumen. Konten dokumen digunakan untuk mendesain tampilan dokumen. Ada dua cara memformat konten dokumen:

1. Editor Web. Anda dapat langsung mengetik isi dokumen pada editor. Field yang telah dipilih pada tahap sebelumnya, dapat dimasukkan sesuai dengan Kode Field yang telah disediakan oleh sistem. Metode Editor Web akan menghasilkan dokumen dalam format PDF.
2. Upload DOCX. Apabila Anda ingin membuat template langsung dalam format DOCX, Anda dapat membuat templatenya, kemudian upload ke sistem CATAPA. Metode DOCX Upload akan menghasilkan dokumen dalam format DOCX.

• Untuk melihat pratinjau tampilan dokumen, Anda dapat mengklik tombol Pratinjau dengan Data Contoh.

Gambar 6: Pratinjau tampilan dokumen pada template

4. Setelah selesai, klik Simpan. Template ini kini sudah dapat digunakan untuk membuat dokumen pada Data Karyawan (Langkah 3).

—

Pengaturan Template Dokumen adalah Langkah ke-2 dari 3 untuk dapat menggunakan fitur Dokumen Karyawan:

• Langkah 1: Pengaturan Penomoran Dokumen Karyawan/Setup Policy Employee Document
• Langkah 2: Pengaturan Template Dokumen/Setup Template Document
• Langkah 3: Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan/Employee Directory

Gambar 7: Langkah kedua, Pengaturan Template Dokumen

—

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.