Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan

Cara Membuat Dokumen Karyawan

Pembuatan Dokumen Karyawan dapat dilakukan dari Detail Karyawan:  

1. Pilih karyawan yang ingin dibuatkan dokumennya pada Organisasi > Karyawan > Data Karyawan.
2. Dari sidebar di kiri, klik ikon “v” untuk melihat grouping dokumen yang ingin dibuat, pilih salah satu.
3. Pada tab Aktif, klik Tambah Dokumen Karyawan.
4. Isi data dokumen sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Data yang wajib diisi adalah:
5. Tanggal Efektif (Mulai)
6. Template Dokumen
7. Nomor Dokumen, untuk penomoran manual
8. Tanggal Dokumen
9. Klik Simpan setelah pengisian data selesai.
10. Permintaan penambahan dokumen akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui pada halaman Persetujuan Data Karyawan.

Setelah disetujui, dokumen akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.

—

Selain membuat dokumen, Anda juga dapat memperbarui dan menghapus dokumen yang telah Anda buat.

Cara Memperbarui Dokumen Karyawan

Pembaruan data dokumen karyawan dapat dilakukan dari halaman Detail Karyawan atau Pembaruan Massal.

A. Pembaruan Dokumen dari Detail Karyawan

Langkah 1: Buka Menu Dokumen Karyawan

1. Masuk ke Organisasi > Karyawan > Data Karyawan.
2. Pilih nama karyawan yang ingin diubah data pribadinya.
3. Dari sidebar di kiri, klik ikon “v” untuk melihat tipe dokumen yang ingin dibuat, pilih salah satu.

Langkah 2: Isi Perubahan Dokumen

1. Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin diubah.
2. Pada periode yang ingin diubah, klik icon pensil (Ubah), kemudian ubah data yang diperlukan.
3. Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

B. Pembaruan Dokumen dari Pembaruan Massal

Langkah 1: Buka Menu Pembaruan Massal

1. Masuk ke Organisasi > Karyawan > Data Karyawan.
2. Pada tab Karyawan Aktif, klik tombol Aksi, klik Perbarui Data Karyawan Massal.

Langkah 2: Download Template Dokumen

1. Pada halaman Pembaruan Massal, pilih tipe template Dokumen Karyawan.
2. Pilih Template Dokumen sesuai kebutuhan.
3. Pilih Semua Karyawan atau Grup Tertentu yang ingin diubah datanya.
4. Klik Download Template, sistem akan mendownload Excel dokumen karyawan. 

Langkah 3: Perbarui Excel dan Upload ke CATAPA

1. Perbarui data dokumen pada Excel sesuai kebutuhan, kemudian simpan.
2. Dari halaman Pembaruan Massal, upload Excel yang telah diperbarui. Pastikan Tipe Template dan Template Dokumen sudah sesuai dengan Excel yang ingin di-upload.
3. Sistem akan otomatis memvalidasi dan memasukkan data.

Cara Menghapus Dokumen Karyawan

1. Masuk ke menu Dokumen Karyawan.
2. Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin dihapus.
3. Pada periode yang ingin dihapus, klik ikon tempat sampah (Hapus), dan konfirmasi penghapusan.
4. Permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

—

Fitur Pendukung

1. Hak Akses

Anda dapat membedakan hak akses pengguna untuk setiap tipe dokumen sesuai kebutuhan. Misalnya: Tipe dokumen Peringatan dan Disiplin hanya dapat diakses oleh pengguna dengan Hak Akses HR.

Pengaturan ini ada pada halaman Panel Administrasi > Manajemen Pengguna > Hak Akses. Pada setelan awal, pengguna yang memiliki hak akses untuk melihat semua dokumen karyawan hanya Administrator.

Image 1.2: Pengaturan Hak Akses.

2. Download Dokumen

Anda dapat mendownload satu atau beberapa dokumen karyawan sekaligus pada halaman  Organisasi > Karyawan > Laporan > Dokumen.

Ada dua format download yang dapat Anda pilih:

• Excel. Cocok untuk melihat semua dokumen karyawan, dengan template yang sama, digabungkan dalam satu tabel.
• PDF ZIP. Cocok untuk mendownload dokumen yang akan dibagikan ke karyawan, masing-masing dokumen sudah dipisahkan ke PDF terpisah dalam satu folder ZIP.

Image 1.11: Download Dokumen.

3. Log

Semua perubahan atas pembuatan, pembaruan, dan penghapusan dokumen karyawan akan terdokumentasikan ke dalam Log. Fitur ini umumnya digunakan untuk membantu tim support dalam troubleshooting dan mengidentifikasi jika terjadi kesalahan tidak terduga.

Log Dokumen Karyawan dapat diakses pada Panel Administrasi > Log > Log Umum.

Image 1.3: Log Dokumen Karyawan.

—

Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan adalah Langkah ke-3 dari 3 untuk dapat menggunakan fitur Dokumen Karyawan:

• Langkah 1: Pengaturan Penomoran Dokumen Karyawan/Setup Policy Employee Document
• Langkah 2: Pengaturan Template Dokumen/Setup Template Document
• Langkah 3: Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan/Employee Directory

Image 1.10: Langkah ketiga, Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan.

—

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.