Panduan Pendaftaran Karyawan (Employee Registration)

Terdapat dua metode untuk mendaftarkan karyawan ke dalam sistem CATAPA:

1. Satuan: Pendaftaran karyawan secara satu per satu melalui fitur Tambah Karyawan.
2. Massal: Pendaftaran karyawan dalam jumlah banyak secara sekaligus melalui fitur Employee Migration.

Untuk mendaftarkan karyawan satu per satu secara manual, silakan ikuti langkah-langkah navigasi berikut: Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Data Karyawan (Employee Directory) > Karyawan Aktif (Active Employee) > klik tombol Tambah Karyawan (Add Employee).

PANDUAN PENDAFTARAN KARYAWAN

Metode pendaftaran ini digunakan untuk memasukkan data karyawan satu per satu secara langsung ke dalam sistem CATAPA. Silakan lengkapi informasi pada setiap bagian berikut:

1. Data Perekrutan (Hiring Data)

Bagian ini berisi informasi awal terkait identitas dan waktu bergabungnya karyawan:

• Nama Karyawan (Employee Name): Masukkan nama lengkap karyawan sesuai dengan dokumen identitas resmi.
• Nomor Induk Karyawan (Employee ID): Isi dengan nomor identitas internal yang diberikan oleh perusahaan.
• Tanggal Bergabung (Join Date): Pilih tanggal resmi saat karyawan pertama kali tercatat bergabung di perusahaan.
• Tanggal Mulai (Start Date): Pilih tanggal efektif karyawan mulai bekerja kembali di perusahaan. Kolom ini juga digunakan untuk mencatat tanggal masuk kembali jika karyawan tersebut pernah melakukan resign (mengundurkan diri) sebelumnya.
• Lokasi Penerimaan (Point of Hire): Pilih lokasi kantor atau kota tempat proses perekrutan karyawan dilakukan.

2. Data Karyawan (Employment Data)

Bagian ini menjelaskan rincian status kontrak dan penempatan kerja karyawan:

• Nomor Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT Number): Masukkan nomor kontrak kerja karyawan, bergantung pada aturan (policy) di dalam sistem, nomor ini dapat terisi secara otomatis (Autogenerated).
• Tipe Karyawan (Employment Type): Pilih status kepegawaian (seperti Tetap, Kontrak, atau Magang).
• Tanggal Mulai Kontrak (Contract Start) & Tanggal Berakhir Kontrak (Contract End): Tentukan periode masa berlaku kontrak kerja karyawan.
• Perusahaan (Company) & Organisasi (Organization): Pilih nama entitas perusahaan dan unit organisasi atau departemen terkait.
• Posisi (Position), Pangkat (Job Level), & Nama Jabatan (Job Title): Tentukan posisi spesifik, level jabatan, dan nama jabatan fungsional karyawan.
• Lokasi (Location) & Sub Lokasi (Sub Location): Pilih lokasi kantor utama dan sub-unit lokasi kerja karyawan.
• Pusat Biaya (Cost Center) & Grup Operasional (Operational Group): Kolom opsional untuk pengelompokan anggaran dan operasional perusahaan.

3. Data Pribadi (Personal Data)

Lengkapi informasi identitas diri karyawan secara akurat untuk keperluan administrasi:

• Jenis Kelamin (Gender): Pilih jenis kelamin karyawan (Laki-laki/Perempuan).
• Status Perkawinan (Marital Status) & Agama (Religion): Pilih status pernikahan dan agama sesuai dokumen legal.
• Tempat Lahir (Place of Birth) & Tanggal Lahir (Date of Birth): Masukkan informasi lokasi dan tanggal lahir karyawan.
• Tenaga Kerja Asing (Foreign Labor): Pilih "Ya" atau "Tidak" untuk status kewarganegaraan asing.
• Kewarganegaraan (Citizenship): Pilih asal negara karyawan (contoh: Indonesia).
• Nomor Kartu Identitas (Identity Card Number): Ketikkan nomor KTP atau nomor identitas resmi lainnya.

4. Manajemen Pengguna & Data Kontak (User Management & Contact Data)

Tahap akhir untuk mengatur akses masuk ke dalam sistem:

• Email Kerja (Work Email): Masukkan alamat email resmi perusahaan milik karyawan (opsional).
• Buat Nama Pengguna? (Create Username?): Pilih "Ya" jika Anda ingin membuatkan akun akses ke sistem CATAPA.
• Email Pengguna (User Email) & Nama Pengguna (Username): Masukkan alamat email yang akan digunakan untuk login. Pengisian email ini akan memulai proses verifikasi otomatis oleh sistem.
• Penting: Pastikan karyawan memeriksa email tersebut untuk menyelesaikan Instruksi Verifikasi agar dapat mengakses layanan CATAPA secara penuh.

5. Setelah seluruh data terverifikasi, klik tombol Simpan (Save) untuk mengakhiri proses pendaftaran.

---------------------------------------------

PANDUAN PERSETUJUAN PENDAFTARAN KARYAWAN

Setelah itu data yang sudah Anda masukkan harus disetujui (approve) terlebih dahulu melalui halaman berikut:

Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Persetujuan dan Pembatalan (Approvals and Undo) > Persetujuan Data Karyawan (Employee Data Approvals), lalu Anda akan melihat halaman berikut:

---------------------------------------------

PANDUAN PELENGKAPAN DATA KARYAWAN

Setelah proses pendaftaran awal selesai, Anda diharapkan untuk melengkapi data wajib lainnya seperti BPJS Membership, Tax Membership, dan data pendukung lainnya.

Langkah-langkah Melengkapi Data:

1. Masuk ke menu Daftar Karyawan (Employee Directory).
2. Cari nama karyawan yang bersangkutan, lalu klik Nama Karyawan tersebut.
3. Pilih menu data yang ingin dilengkapi (contoh: BPJS Membership, Tax Membership, dll).
4. Masukkan data yang diperlukan, lalu klik Simpan (Save).

Penting: Setiap kali Anda melakukan perubahan atau penambahan data, pastikan untuk selalu melakukan Persetujuan (Approval) pada halaman Employee Data Approvals agar data terbaru tersebut resmi tersimpan dan aktif di dalam sistem.