Pengelolaan Data Kontak Karyawan Secara Historis

Ringkasan

Fitur ini memungkinkan pengelolaan Data Kontak karyawan (seperti email, alamat, kontak darurat, dll.) dengan periode efektif. Data dapat ditambah, diubah, atau dihapus untuk masa lalu, saat ini, atau masa depan, dengan memastikan tidak ada tumpang tindih periode dan adanya validasi untuk integritas data.

Fitur Utama

• Periode Efektif:
• Setiap entri Data Kontak wajib memiliki Tanggal Efektif.
• Periode efektif suatu Data Kontak berakhir h-1 Tanggal Efektif Data Kontak berikutnya.
• Hanya ada 1 Data Kontak yang aktif pada satu waktu.
• Tampilan Historis
• Tampilan dibagi menjadi data “Aktif” dan “Semua Data” agar pengguna dapat menavigasi data karyawan dengan mudah.
• Laporan
• Laporan pada halaman Karyawan > Laporan juga telah disesuaikan agar dapat menampilkan data historis. 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dashboard Admin

Cara Menambahkan Perubahan Data Kontak (Dashboard Admin)

Penambahan perubahan data kontak dapat dilakukan dari Detail Karyawan.

Langkah 1: Buka Menu Data Pribadi

1. Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
2. Pilih nama karyawan yang ingin ditambahkan perubahan data pribadinya.
3. Dari sidebar, pilih Data Kontak.
4. Pada tab Aktif, klik Tambah Data Kontak.

Langkah 2: Isi Perubahan Data Kontak

• Tanggal Efektif: Tanggal perubahan data kontak mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
• Alamat Tempat Tinggal (opsional)
• Nomor Telepon Alamat Tempat Tinggal (opsional)
• Alamat Asal (opsional): Diisi dengan alamat sesuai KTP
• Nomor Telepon Alamat Asal (opsional)
• Email Kerja (opsional)
• Email Pribadi (opsional)
• Nomor HP (opsional)
• URL Facebook (opsional)
• URL LinkedIn (opsional)
• URL Instagram (opsional)
• URL TikTok (opsional)
• URL X / Twitter (opsional)
• Nama Kontak Darurat (opsional)
• Nomor Kontak Darurat (opsional)
• Relasi (opsional)
• Klik Simpan setelah pengisian data selesai.

Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan

Ketika Anda klik Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui. Setelah disetujui, perubahan data kontak akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.

Cara Memperbarui Perubahan Data Kontak (Dashboard Admin)

Pembaruan data kontak dapat dilakukan dari halaman Detail Karyawan atau Pembaruan Massal.

A. Pembaruan Data Kontak dari Detail Karyawan

Langkah 1: Buka Menu Data Kontak

1. Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
2. Pilih nama karyawan yang ingin diubah data pribadinya.
3. Dari sidebar, pilih Data Kontak.

Langkah 2: Isi Perubahan Data Kontak

1. Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin diubah.
2. Pada periode yang ingin diubah, klik icon pensil (Ubah), kemudian ubah data yang diperlukan.
3. Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

B. Pembaruan Data Kontak dari Pembaruan Massal

Langkah 1: Buka Menu Pembaruan Massal

1. Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
2. Pada tab Karyawan Aktif, klik tombol Aksi, klik Perbarui Data Karyawan Massal

Langkah 2: Isi Perubahan Data Kontak

1. Pada halaman Pembaruan Massal, pilih template Data Kontak
2. Pilih Semua Karyawan atau Grup Tertentu yang ingin diubah datanya.
3. Klik Download Template, sistem akan mendownload Excel data kontak. 
4. Perbarui data kontak pada Excel, kemudian simpan.
5. Dari halaman Pembaruan Massal, upload Excel yang telah diperbarui.
6. Sistem akan otomatis memvalidasi dan memasukkan data.

Cara Menghapus Perubahan Data Kontak (Dashboard Admin)

1. Masuk ke menu Data Kontak.
2. Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin dihapus.
3. Pada periode yang ingin dihapus, klik icon tempat sampah (Hapus), dan konfirmasi penghapusan.
4. Permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Employee Self-Service (ESS)

Di portal ESS, karyawan dapat:

• Melihat data kontak yang saat ini berlaku/aktif, yang akan berlaku di masa depan, dan yang sudah kedaluwarsa.
• Mengajukan penambahan perubahan data atau mengubah data yang sudah ada (perlu persetujuan).
• Tidak bisa menghapus perubahan data kontak yang sudah tersimpan.

Cara Menambahkan Perubahan Data Kontak (ESS)

Langkah 1: Buka Menu Data Kontak

1. Dari Beranda ESS, tap Menu.
2. Tap Detail Data Pribadi.
3. Pilih tab Data Kontak.
4. Tap Lihat Perubahan Data Kontak.
5. Tap Tambah Perubahan Data Kontak.

Langkah 2: Isi Data Kontak

1. Tanggal Efektif: Tanggal perubahan data kontak mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
2. Alamat Tempat Tinggal (opsional)
3. Nomor Telepon Alamat Tempat Tinggal (opsional)
4. Alamat Asal (opsional): Diisi dengan alamat sesuai KTP
5. Nomor Telepon Alamat Asal (opsional)
6. Email Kerja (opsional)
7. Email Pribadi (opsional)
8. Nomor HP (opsional)
9. URL Facebook (opsional)
10. URL LinkedIn (opsional)
11. URL Instagram (opsional)
12. URL TikTok (opsional)
13. URL X / Twitter (opsional)
14. Nama Kontak Darurat (opsional)
15. Nomor Kontak Darurat (opsional)
16. Relasi (opsional)
17. Tap Simpan setelah pengisian data selesai.

Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan

• Ketika Anda tap Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
• Setelah disetujui, perubahan data kontak akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.

Cara Memperbarui Data Kontak (ESS)

1. Masuk ke menu Data Kontak.
2. Tap Lihat Perubahan Data Kontak.
3. Pilih periode yang ingin diubah, tap icon titik tiga (⋮), kemudian tap Ubah.
4. Pada halaman Ubah Perubahan Data Kontak, ubah data yang diperlukan.
5. Tap Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

Cara Menghapus Perubahan Data Pribadi (ESS)

Karyawan tidak dapat menghapus perubahan data kontak dari ESS. Jika dibutuhkan, karyawan dapat menghubungi HR Admin untuk menghapus dari Dashboard Admin.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kesalahan Umum dan Solusi

Pesan Kesalahan: "Permintaan sedang menunggu persetujuan."

Penyebab: Mencoba mengedit data yang masih dalam proses persetujuan.

Solusi: Tunggu HR Admin menyetujui sebelum mengubah lagi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q1: Apakah Tanggal Efektif bisa diubah setelah dibuat? 

Ya, tanggal efektif bisa diubah jika sudah dibuat sehingga data benar-benar sesuai dengan data karyawan. 

Q2: Apakah Data Pribadi terpengaruh Payroll Lock? 

Ya, data pribadi dipengaruhi payroll lock sehingga jika payroll lock berlaku maka data-data pribadi tidak bisa diubah. 

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.