Pengelolaan Data Keluarga secara Historis di CATAPA

Ringkasan

Data anggota keluarga di CATAPA HRIS digunakan untuk berbagai keperluan, seperti manfaat keanggotaan BPJS Kesehatan. Panduan ini menjelaskan cara menambah, memperbarui, menghapus, dan mengelola data anggota keluarga dengan mengikuti aturan sistem yang berlaku.

Fitur Utama

✔ Mendokumentasi hubungan keluarga/relasi anggota keluarga dengan karyawan, sesuai dengan data master Hubungan Keluarga (misalnya: Ibu Kandung, Suami/Istri, Anak Pertama, dst).

✔ Merekam perubahan riwayat keluarga dengan tanggal mulai dan berakhir.

✔ Mencegah tanggal efektif yang tumpang tindih untuk hubungan keluarga yang sama.

✔ Memerlukan persetujuan HR Admin untuk perubahan data.

✔ Karyawan dapat mengajukan perubahan melalui Employee Self-Service (ESS).

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dashboard Admin

Cara Menambahkan Anggota Keluarga Baru (Dashboard Admin)

Langkah 1: Buka Menu Keluarga

1. Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
2. Pilih nama karyawan yang ingin ditambahkan kartu identitasnya.
3. Dari sidebar, pilih Keluarga.
4. Pada tab Aktif, klik Tambah Keluarga.

Langkah 2: Isi Data Keluarga

• Tanggal Efektif (Mulai): Tanggal anggota keluarga berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
• Tanggal Efektif (Berakhir) (opsional): Tidak boleh tumpang tindih dengan anggota keluarga dengan hubungan keluarga yang sama. Jika tidak diisi, berarti data berlaku seterusnya.
• Nama Anggota Keluarga
• Hubungan Keluarga: Pilih (misalnya Ibu Kandung, Suami / Istri, Anak Pertama, Anak Kedua). Jika tipe hubungan keluarga tidak ada pada pilihan, Anda dapat menambahkannya dari Data Master Hubungan Keluarga.
• Jenis Kelamin
• Tempat Lahir (opsional)
• Tanggal Lahir (opsional)
• Kewarganegaraan (opsional)
• Nomor Kartu Identitas (opsional)
• Hidup
• Jika memilih “Tidak”, perlu mengisi Tanggal Meninggal
• Status Perkawinan (opsional)
• Jika memilih selain “Lajang”, perlu mengisi Tanggal Perkawinan (opsional)
• Agama (opsional)
• Pendidikan Terakhir (opsional)
• Pekerjaan (opsional)
• Nomor HP (opsional)
• Deskripsi (opsional)
• Klik Simpan setelah pengisian data selesai.

Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan

• Ketika Anda klik Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
• Setelah disetujui, data keluarga akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.

Cara Memperbarui Data Keluarga (Dashboard Admin)

1. Masuk ke menu Keluarga, pilih tab Semua Data.
2. Pilih tipe Hubungan Keluarga yang ingin diubah, misalnya Suami / Istri.
3. Pada periode yang ingin diubah, klik icon pensil (Ubah), kemudian ubah data yang diperlukan.
4. Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

Catatan: Jika ingin mengubah tipe Hubungan Keluarga (misal karena salah input), Anda harus menghapus data lama dan menambahkan anggota keluarga baru.

Cara Menghapus Data Keluarga (Dashboard Admin)

1. Masuk ke menu Keluarga, pilih tab Semua Data.
2. Pilih tipe Hubungan Keluarga yang ingin diubah, misalnya Suami / Istri.
3. Pada periode yang ingin dihapus, klik icon tempat sampah (Hapus), dan konfirmasi penghapusan.
4. Permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Employee Self-Service (ESS)

Akses Melalui Employee Self-Service (ESS)

Di portal ESS, karyawan dapat:

• Melihat data anggota keluarga yang sudah ada di dalam sistem.
• Mengajukan perubahan atau menambahkan anggota keluarga baru (perlu persetujuan).
• Tidak bisa menghapus data keluarga yang sudah tersimpan.

Cara Menambahkan Anggota Keluarga Baru (ESS)

Langkah 1: Buka Menu Keluarga

1. Dari Beranda ESS, tap Menu.
2. Tap Detail Data Pribadi.
3. Pilih tab Keluarga.
4. Tap Tambah Keluarga.

Langkah 2: Isi Data Keluarga

• Tanggal Efektif (Mulai): Tanggal anggota keluarga mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
• Tanggal Efektif (Berakhir) (opsional): Tidak boleh tumpang tindih dengan anggota keluarga dengan hubungan keluarga yang sama. Jika tidak diisi, berarti data berlaku seterusnya.
• Nama Anggota Keluarga
• Hubungan Keluarga: Pilih (misalnya Ibu Kandung, Suami / Istri, Anak Pertama, Anak Kedua).
• Jenis Kelamin
• Tempat Lahir (opsional)
• Tanggal Lahir (opsional)
• Kewarganegaraan (opsional)
• Nomor Kartu Identitas (opsional)
• Hidup.
• Jika memilih “Tidak”, perlu mengisi Tanggal Meninggal.
• Status Perkawinan (opsional).
• Jika memilih selain “Lajang”, perlu mengisi Tanggal Perkawinan (opsional).
• Agama (opsional)
• Pendidikan Terakhir (opsional)
• Pekerjaan (opsional)
• Nomor HP (opsional)
• Deskripsi (opsional)
• Tap Simpan setelah pengisian data selesai.

Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan

• Ketika Anda tap Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
• Setelah disetujui, data keluarga akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.

Cara Memperbarui Data Keluarga (ESS)

1. Masuk ke menu Keluarga.
2. Tap anggota keluarga yang ingin diubah, misalnya Suami / Istri.
3. Pilih periode yang ingin diubah, tap icon titik tiga (⋮), kemudian tap Ubah.
4. Pada halaman Ubah Perubahan Keluarga, ubah data yang diperlukan.
5. Tap Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.

Cara Menghapus Data Keluarga (ESS)

Karyawan tidak dapat menghapus data keluarga dari ESS. Jika dibutuhkan, karyawan dapat menghubungi HR Admin untuk menghapus dari Dashboard Admin.

Aturan Validasi

• Tidak boleh ada anggota keluarga dengan tipe hubungan keluarga yang sama dan tanggal yang tumpang tindih.
• Tanggal Mulai harus lebih awal atau sama dengan Tanggal Berakhir.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Kesalahan Umum dan Solusi

• Jika muncul pesan kesalahan: "Tipe hubungan keluarga sudah ada untuk periode ini.”, penyebabnya adalah tanggal efektif keluarga tumpang tindih dengan data yang ada. Sesuaikan tanggal mulai atau tanggal berakhir.
• Pesan kesalahan: "Permintaan sedang menunggu persetujuan.", terjadi karena mencoba mengedit data yang masih dalam proses persetujuan. Tunggu HR Admin menyetujui sebelum mengubah lagi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Q1: Apakah karyawan dapat memiliki lebih dari satu anggota keluarga?

Ya, karyawan bisa memiliki beberapa anggota keluarga dengan tipe hubungan keluarga berbeda (misalnya Anak Pertama dan Ibu Kandung), tetapi tidak bisa memiliki tipe hubungan keluarga yang sama dalam periode yang tumpang tindih.

Q2: Apakah HR bisa melakukan pembaruan massal data keluarga?

Ya, HR Admin dapat melakukan pembaruan massal tanpa perlu persetujuan tambahan, asalkan perubahan sesuai aturan validasi.

Q3: Bagaimana data keluarga digunakan dalam sistem lain?

Keanggotaan BPJS Kesehatan: Data keluarga dapat digunakan sebagai referensi untuk pengisian anggota keluarga.

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.