Pengelolaan Data Atasan dan Bawahan secara Historis di CATAPA

Ringkasan

Fitur manajemen Atasan dan Bawahan di CATAPA telah ditingkatkan dengan pelacakan historis, tanggal efektif, dan validasi yang lebih baik. Pembaruan ini meningkatkan konsistensi data, mendukung penugasan di masa depan dan masa lalu, serta lebih terintegrasi dengan proses HR lainnya

Fitur Utama:

✔ Merekam riwayat atasan dan bawahan dengan tanggal mulai dan berakhir

✔ Mencegah tanggal efektif yang tumpang tindih sehingga karyawan hanya dapat memiliki satu atasan pada periode waktu yang sama

✔ Jika menggunakan fitur persetujuan, memerlukan persetujuan HR Admin untuk perubahan data

Mengelola Atasan

1. Menugaskan Atasan

1. Buka Detail Karyawan > Atasan
2. Klik Tugaskan Atasan Baru
3. Masukkan nama atasan dan Tanggal Efektif (Mulai)(wajib)
4. Opsional: masukkan Tanggal Efektif (Berakhir)
5. Simpan dan setujui perubahan

Catatan:

1. Tanggal Efektif (Mulai) atasan baru harus setelah Tanggal Efektif (Berakhir) atasan sebelumnya
2. Jika tidak ada Tanggal Efektif (Berakhir), atasan akan tetap aktif tanpa batas waktu
3. Penugasan di masa depan dan masa lalu dapat dilakukan di CATAPA

2. Memperbarui Atasan

1. Buka tab Semua Data di menu Atasan
2. Klik ikon Edit pada atasan yang dikehendaki
3. Ubah Tanggal Efektif (Mulai) atau Tanggal Efektif (Berakhir)
4. Simpan dan setujui perubahan

3. Menghapus Atasan

1. Buka tab Semua Data di menu Atasan
2. Klik ikon Hapus pada atasan yang dikehendaki
3. Konfirmasi penghapusan
4. Setujui perubahan

Mengelola Bawahan

1. Menugaskan Bawahan

1. Buka Detail Karyawan > Bawahan
2. Klik Tugaskan Bawahan Baru
3. Masukkan nama bawahan dan Tanggal Efektif (Mulai)(wajib)
4. Opsional: masukkan Tanggal Efektif (Berakhir)
5. Simpan dan setujui perubahan

2. Memperbarui Penugasan Bawahan

1. Buka tab Semua Data di menu Bawahan
2. Klik ikon Edit pada bawahan yang dikehendaki
3. Ubah Tanggal Efektif (Mulai) atau Tanggal Efektif (Berakhir)
4. Simpan dan setujui perubahan

3. Menghapus Bawahan

1. Buka tab Semua Data di menu Bawahan
2. Klik ikon Hapus pada bawahan yang dikehendaki
3. Konfirmasi penghapusan
4. Setujui perubahan

Pembaruan Massal

1. Unduh Template Pembaruan Atasan/Bawahan
2. Isi kolom yang diperlukan:
3. NIK Karyawan
4. NIK Atasan
5. Tanggal Efektif (Mulai)
6. Tanggal Efektif (Berakhir) opsional
7. System ID: Pastikan System ID sudah terisi oleh sistem untuk memperbarui data (jangan dihapus atau diubah). Biarkan kosong untuk menambah data baru, karena memasukkan nilai akan menyebabkan kesalahan
8. Unggah template yang telah diisi
9. Tinjau pesan validasi
10. Upload untuk diproses

Catatan: 

1. Pada waktu yang bersamaan, karyawan hanya bisa memiliki 1 orang atasan
2. Jika karyawan mengajukan sesuatu yang membutuhkan persetujuan atasan, persetujuan tersebut akan masuk ke atasan aktif pada saat persetujuan diajukan. Perubahan data atasan tidak secara otomatis memindahkan persetujuan ke atasan baru

Persetujuan dan Penanganan Kesalahan

Alur Persetujuan

• Penugasan atasan memerlukan persetujuan dari Admin HR
• Pembaruan data historis dapat ditinjau sebelum diterapkan

Kesalahan Umum & Solusinya

1. Tanggal Mulai harus sebelum Tanggal Berakhir -> Sesuaikan tanggal
2. Atasan sudah ada dalam periode ini -> Modifikasi penugasan baru untuk menghindari konflik
3. Penugasan atasan menunggu persetujuan -> Tunggu persetujuan dari Admin HR

Untuk bantuan lebih lanjut, hubungi Support CATAPA