Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

[Update 20 Mei 2025] - Kemudahan dalam Perubahan Kelompok Gaji Karyawan

Jika karyawan Anda mengalami perubahan kelompok gaji yang cutoff dan konfigurasinya sama, Anda tidak perlu lagi melakukan proses penggajian transisi sebelum dapat memproses gajinya dengan kelompok gaji baru.

Contoh:

Karyawan X diubah kelompok gajinya dari Kelompok Gaji A ke B, efektif Mei 2025. A dan B keduanya memiliki cutoff akhir bulan.

Sebelum:

1. Proses Gaji Reguler di Kelompok Gaji A untuk bulan Apr 2025 (periode cutoff 01 Apr 2025 - 30 Apr 2025)
2. Proses Penggajian Transisi (periode transisi 0 hari, 30 Apr 2025 - 30 Apr 2025)
3. Proses Gaji Reguler di Kelompok Gaji B untuk bulan Mei 2025 (periode cutoff 01 Mei 2025 - 31 Mei 2025)

Sesudah:

1. Proses Gaji Reguler di Kelompok Gaji A untuk bulan Apr 2025 (periode cutoff 01 Apr 2025 - 30 Apr 2025)
2. Proses Gaji Reguler di Kelompok Gaji B untuk bulan Mei 2025 (periode cutoff 01 Mei 2025 - 31 Mei 2025)

--

Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) merupakan proses penggajian yang rutin dilakukan oleh perusahaan.

Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) dapat dilakukan setelah Anda melengkapi data berikut:

1. Data karyawan
2. Akses menu Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan)
3. Pilih salah satu karyawan dengan klik Employee Name (Nama Karyawan)
4. Data yang perlu dilengkapi:
5. Tax Membership (Keanggotaan Pajak)
6. BPJS Ketenagakerjaan Membership (Keanggotaan BPJS Ketenagakerjaan) bila ada
7. BPJS Kesehatan Membership (Keanggotaan BPJS Kesehatan) bila ada
8. [Tentatif] Migrasi pajak
9. Hanya jika karyawan ditambahkan pada pertengahan tahun berjalan
10. Akses menu Admin Panel (Panel Administrasi) > Data Migration (Migrasi Data) > Tax (Pajak)
11. Pilih template dan download template tersebut
12. Upload template yang sudah diisi pada menu yang sama di bagian Upload
13. Salary Decree (Surat Keputusan Gaji)
14. Setiap karyawan perlu untuk memiliki Salary Decree (Surat Keputusan Gaji) supaya gaji bisa diproses. Pelajari lebih lanjut cara untuk menerbitkan atau mengubah Surat Keputusan Gaji pada halaman ini.

Setelah data tersebut dilengkapi, Anda dapat melakukan proses gaji reguler dengan 7 langkah utama yaitu:

1. [Tentatif] Mengunggah Editable Salary item (Komponen Gaji Editable) bila ada
2. [Tentatif] Mengoreksi premi BPJS bila diperlukan
3. [Tentatif] Menginput Additional Income Entry (Entri Penghasilan Tambahan) bila ada
4. Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler), meliputi proses Payroll, BPJS, Tax, serta Additional Income (Penghasilan Tambahan) bila ada
5. Memeriksa Salary Process Result (Hasil Proses Gaji) bila diperlukan
6. Melakukan Salary Payment (Pembayaran Gaji)
7. Melakukan Salary Export (Unduh Gaji) untuk generate file dalam format bank yang dipilih

Langkah 1: Mengunggah Editable Salary item (Komponen Gaji Editable)

Langkah 2: Mengoreksi premi BPJS

Langkah 3: Menginput Additional Income Entry (Entri Penghasilan Tambahan)

Langkah 4: Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)
2. Pilih tab Unprocessed (Belum diproses) untuk memproses gaji yang belum diproses atau hendak diproses
3. Pilih Paygroup (Kelompok Gaji) yang hendak diproses
4. Pilih Month (Bulan) periode gaji yang hendak diproses
5. [Tentatif] Pilih Cutoff Period (Periode Cutoff) yang hendak diproses hanya jika Paygroup tipe Mingguan
6. Pilih karyawan yang hendak diproses gajinya, kemudian klik Process Selected Data (Proses Data yang dipilih) atau Anda bisa klik Process All Data (Proses Semua Data) jika ingin memproses semua karyawan
7. Karyawan yang gajinya sudah diproses akan berpindah ke tab Processed (Telah diproses)
8. Anda dapat melihat detail dari Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) dengan menekan ikon pensil pada salah satu karyawan. Lalu akan muncul tampilan seperti di bawah ini
9. Hari Efektif Karyawan (Employee Effective Days): Jumlah hari kerja efektif karyawan pada periode dilakukannya penggajian reguler
10. Hari Efektif Normal (Normal Effective Days): Jumlah hari kerja efektif sesungguhnya di perusahaan pada periode dilakukannya penggajian reguler
11. Apabila ada data yang belum terproses bisa dilihat pada tab Unprocessable (Tidak dapat diproses) untuk melihat deskripsi penyebab data tersebut tidak dapat diproses. Lakukan perbaikan sesuai dengan yang ada pada deskripsi.

Langkah 5: Memeriksa Salary Process Result (Hasil Proses Gaji)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Salary Process Result (Hasil Proses Gaji)
2. Pilih hasil proses gaji yang ingin dilihat dengan memilih tab Payroll (Penggajian), BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan dan Tax (Pajak).
3. Pilih Paygroup (Kelompok Gaji) dan Month (Bulan) periode yang hendak diperiksa atau dilihat
4. Klik icon mata untuk melihat perhitungan lebih detail.

Langkah 6: Melakukan Salary Payment (Pembayaran Gaji)

\

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Salary Payment (Pembayaran Gaji)
2. Pilih tab Unprocessed (Belum diproses) untuk melakukan pembayaran gaji yang belum dibayarkan atau hendak dibayarkan
3. Pilih Month (Bulan) yang yang hendak dibayarkan
4. Pilih Payment Date (Tanggal Pembayaran) yang hendak dibayarkan
5. Pilih karyawan yang hendak dibayarkan gajinya, kemudian klik Process Selected Data (Proses Data yang dipilih) atau Anda bisa klik Process All Data (Proses Semua Data) jika ingin memproses semua karyawan
6. Pilih Company Bank Account Source (Sumber Rekening Bank Perusahaan) yang akan digunakan untuk proses pembayaran
7. Proses ini akan dilewati secara otomatis apabila semua karyawan yang Anda proses pada konfigurasi rekening banknya telah dihubungkan dengan suatu rekening perusahaan.
8. Anda bisa langsung menghubungkan rekening bank karyawan dengan suatu rekening perusahaan dengan mencentang checkbox yang tersedia. 
9. Sistem akan langsung menghubungkan rekening bank karyawan dengan rekening bank perusahaan yang Anda isi.
10. Sistem hanya akan menghubungkan rekening bank perusahaan ke data rekening karyawan yang hanya memiliki 1 rekening saja. 
11. Untuk karyawan yang memiliki beberapa rekening, Anda bisa menghubungkan rekening bank perusahaan melalui Massive Update (Pembaruan Massal) atau menu Bank Account (Rekening Bank) karyawan.
12. Klik Process (Proses) jika sudah selesai

Langkah 7: Melakukan Salary Export (Unduh Gaji)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Salary Disbursement (Pencairan Gaji) > Salary Export (Unduh Gaji) 
2. Pilih Period (Periode) yang akan diproses
3. Klik Export File (Unduh Berkas)
4. Pilih tipe Export File (Tipe Berkas) untuk generate file dalam format yang dipilih
5. Lengkapi pertanyaan yang lain (bila ada)
6. Klik Export (Unduh) jika sudah selesai generate file dalam format yang dipilih