Alasan Karyawan yang Sudah Didaftarkan Tidak Dapat Diproses Gajinya di Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

Anda sudah mendaftarkan karyawan di dalam Menu Employee (Karyawan). Namun ketika hendak memproses gaji bulanan, karyawan tersebut masuk ke dalam Tab Unprocessable (Tidak dapat diproses). Apa yang menyebabkan hal demikian?

Terdapat beberapa penyebab kemungkinan, diantaranya:

Karyawan belum memiliki Salary Decree (Surat Keputusan Gaji)

Syarat agar seorang karyawan dapat diproses gajinya adalah memiliki Surat Keputusan (SK) Gaji. Apabila belum terdapat SK Gaji, Anda dapat membuat SK Gaji baru melalui halaman Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji). 

Pelajari lebih lanjut cara menerbitkan atau mengubah Surat Keputusan Gaji karyawan pada halaman ini.

Karyawan belum memiliki Tax Membership (Keanggotaan Pajak)

Karyawan wajib memiliki keanggotaan pajak agar penggajian karyawan tersebut dapat diproses. Anda dapat menambahkan keanggotaan pajak suatu karyawan dengan cara:

1. Buka menu Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan) > Active Employee (Karyawan Aktif)
2. Klik Employee Name (Nama Karyawan) yang ingin di cek untuk melihat detail data karyawan
3. Buka bagian Tax Membership (Keanggotaan Pajak)
4. Tambahkan detail keanggotaan pajak pada halaman tersebut

Salary Decree (Surat Keputusan Gaji) sedang menunggu persetujuan (Waiting for Approval)

SK Gaji yang berstatus Waiting for Approval (Menunggu Persetujuan) berarti belum diberikan persetujuan oleh bagian yang berwenang. Sehingga, harus dipastikan bahwa SK Gaji tersebut yang berada di halaman Individual Salary Changes Approval (Persetujuan Perubahan Gaji Individu) harus disetujui (approve). Setelah disetujui, maka secara otomatis akan muncul di halaman Regular Salary Changes (Proses Gaji Reguler) sesuai dengan periode berlakunya SK Gaji.

Perubahan Data Karyawan (Employment Data) sedang menunggu persetujuan (Waiting for Approval)

Perubahan data karyawan seperti Keanggotaan Pajak (Tax Membership) dan Tipe Karyawan (Employment Type) dapat mempengaruhi bagaimana skema penggajian yang akan diberikan oleh perusahaan. Sehingga harus dipastikan semua permohonan perubahan data karyawan pada halaman Employee Data Approval (Persetujuan Data Karyawan) sudah disetujui / ditolak.

Employee Termination (Penghentian Karyawan) sedang menunggu persetujuan (Waiting for Approval)

Sama halnya dengan SK Gaji yang berstatus Waiting for Approval (Menunggu Persetujuan), pengajuan pemberhentian seorang karyawan juga mempengaruhi bagaimana pembayaran gaji karyawan tersebut. Sehingga, harus dipastikan bahwa pengajuan pemberhentian karyawan sudah disetujui / ditolak di halaman Employee Data Approval (Persetujuan Data Karyawan).

Gaji dan pajak pada periode bulan sebelumnya belum diproses

Jika periode penggajian yang akan dilakukan bukan di awal tahun, maka Anda harus memastikan bahwa penggajian karyawan di periode sebelumnya sudah diproses. Jika ingin memproses penggajian selain awal tahun, pastikan Anda sudah melakukan migrasi data pajak untuk karyawan tersebut.

Langkah-langkah yang bisa diterapkan untuk melakukan migrasi data pajak:

1. Akses menu Admin Panel (Panel Administrasi) > Data Migration (Migrasi Data) > Tax (Pajak)
2. Pilih template dan download template tersebut
3. Isi template dengan data pajak karyawan dari awal tahun hingga 1 periode sebelum periode penggajian yang ingin diproses di CATAPA.
4. Upload template yang sudah diisi pada menu yang sama di bagian Upload