Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal)

Per tanggal 22 Juli 2024, CATAPA melakukan penambahan kolom Perusahaan pada template Excel perubahan SK Gaji secara massal untuk memberikan informasi nama Perusahaan pada setiap karyawan.

Bagi Anda yang menggunakan template Excel, WAJIB untuk melakukan Download ulang template agar mencegah error ketika melakukan update gaji. Pelajari detail dan langkah terbaru di bawah.

===================================================================================

Perubahan SK Gaji secara Massal

1. Buka Menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji).
2. Klik tombol Add (Tambah)
3. Pilih Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal): menambahkan perubahan gaji untuk lebih dari satu karyawan melalui excel

Langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Pilih Salary Template (Template Gaji) yang ingin ditambahkan secara massal.
2. Klik tombol Download untuk mengunduh file excel template gaji.
3. Isi file excel sesuai dengan petunjuk yang sudah disediakan.
4. Silahkan upload file excel tersebut pada bagian Upload, kemudian tekan tombol Upload.
5. Sistem akan menampilkan status unggahan (total data yang sukses dan gagal diupload).
6. Jika data gagal maka akan ditampilkan pada tombol View Detail (Lihat Hasil). Contoh tampilan jika ada data gagal:

[PENTING] Ketika upload massal SK gaji, Anda dapat menemukan error karena hal berikut:

1. Pernah dilakukan pengubahan tanggal masuk karyawan, namun tidak melakukan update tanggal efektif kelompok gaji. Cara yang harus dilakukan:
2. Pastikan tanggal efektif (effective date) kelompok gaji sama dengan tanggal mulai (start date) karyawan
3. Tanggal efektif (effective date) SK gaji lebih kecil dari tanggal mulai (start date) karyawan
4. Pastikan tanggal efektif SK gaji sama atau lebih besar dari tanggal mulai karyawan
5. Tanggal efektif data karyawan (employment data effective date) tidak sama dengan tanggal efektif SK gaji
6. Pastikan tanggal efektif data karyawan sama atau lebih kecil dengan tanggal efektik SK gaji

Penjelasan File Excel

File Excel yang perlu diisi untuk Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal) terdiri dari 2 (dua) sheets, yaitu Employee Salary dan Salary Change Recurring.

Employee Salary

Berfungsi untuk memasukkan list karyawan yang menggunakan template gaji serta mendefinisikan nominal untuk Salary Item. (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable.

Petunjuk pengisian:

1. Semua kolom yang TIDAK bertanda (optional) harus diisi.
2. Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
3. Employee Name: menampilkan nama karyawan. By default, CATAPA telah mengisi cell ini ketika melakukan download template Excel (tidak wajib diisi)
4. Company: menampilkan nama perusahaan. By default, CATAPA telah mengisi cell ini ketika melakukan download template Excel (tidak wajib diisi)
5. Salary Decree Number: Jika penomoran masih Manual, diisi dengan nomor SK Gaji yang menjadi nomor SK atas perubahan yang dilakukan. Jika penomoran sudah otomatis, bisa dikosongkan. Pelajari lebih lanjut cara konfigurasi penomoran SK Gaji di halaman ini.
6. Proportional: menentukan perhitungan proporsional jika effective date untuk perubahan yang dilakukan beririsan dengan tanggal cut off
7. Yes berarti akan diberlakukan perhitungan proporsional
8. No berarti tidak diberlakukan perhitungan proporsional
9. Retroactive: menentukan apakah Salary Template untuk karyawan tersebut akan dilakukan proses retroactive
10. Yes berarti akan bisa dilakukan proses retroactive
11. No berarti tidak akan bisa dilakukan proses retroactive
12. Effective Date: diisi dengan tanggal dimana perubahan SK gaji itu dikehendaki/ tanggal berlakunya SK gaji baru. Format pengisian adalah DD-MM-YYYY.
13. Kolom setelah Effective Date adalah kolom yang berisi Salary Item (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable yang ada pada template yang didownload. Anda dapat mengisi kolom tersebut dengan nominal yang dikehendaki yang diterima oleh masing-masing karyawan.

Salary Change Recurring

Berfungsi untuk memasukkan aturan recurrence (pengulangan) dari komponen gaji karyawan.

Makna pada Contoh diatas:

1. Editable pada karyawan FAR001 akan diperoleh setiap periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gaji hingga Desember 2024. Setelah Desember 2024, FAR001 tidak mendapatkan lagi Editable ini.
2. Editable pada karyawan FAR002 akan diperoleh setiap bulan setiap periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK gaji hingga 3x pengulangan. Artinya, setelah Tunjangan Mutasi telah diberikan ke FAR002 selama 3x periode penggajian, maka selanjutnya FAR002 tidak akan mendapatkan lagi Editable ini.
3. Editable pada karyawan FAR003 hanya akan diperoleh setiap 3 periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gaji dan tidak pernah berakhir, sehingga FAR003 akan selalu mendapatkan Editable hingga perubahan lebih lanjut.

Petunjuk Pengisian:

1. Sheet ini berfungsi untuk memasukkan aturan pengulangan bagi komponen gaji tertentu
2. Semua kolom yang TIDAK bertanda (opsional) harus diisi
3. Kolom NIK: diisi dengan NIK Karyawan
4. Kołom Nama Karyawan: disi dengan Nama Karyawan (opsional)
5. Kolom Kode Komponen Gaji: diisi dengan kode komponen gaji yang ada pada template gaji yang di download
6. Kolom Nama Komponen Gaji: diisi dengan nama komponen gaji yang ada pada template gaji yang di download (opsional)
7. Kolom Rentang Pengulangan (Berulang setiap x Periode): diisi dengan jumlah pengulangan yang diinginkan (dalam periode). Contoh: jika diisi 2 = berulang setiap 2 periode
8. Kolom Jenis Periode Akhir Pengulangan dibagi menjadi 3 opsi
9. Never: tidak ada periode berakhir, akan berjalan sesuai dengan interval periode yang berlaku
10. Specific Months: berakhir di suatu bulan tertentu. Contoh: jika disi 02-2020 akan berakhir di Februari 2020.
11. Specific Times: berakhir setelah sekian kali pengulangan. Contoh: jika diisi 3 akan berakhir setelah komponen gaji tersebut berulang 3x
12. Kolom Periode Akhir Pengulangan diisi sesuai jenis periode akhir pengulangan
13. Jika NEVER diisi dengan tanda -
14. Jika SPECIFIC_MONTH diisi dengan format MM-YYYY
15. Jika SPECIFIC_TIMES diisi dengan format angka
16. Kolom Reaktivasi untuk Tipe Pengulangan Setelah Sekian Kali (opsional) harus diisi dengan YES jika Anda ingin reaktivasi pengulangan yang sama persis sesuai periode tanggal efektif surat keputusan gaji. Jika Anda ingin reaktivasi tipe pengulangan pada bulan tertentu, Anda tidak perlu mengisi kolom ini. Anda dapat langsung mengubah kolom Periode Akhir Pengulangan sesuai periode yang Anda inginkan
17. PENTING: Jika periode pengulangan suatu komponen gaji berakhir, Anda tidak perlu mengubah aturan pengulangan, sistem akan otomatis menghapus aturan pengulangan dan menyesuaikan nilai komponen gaji menjadi 0.00