Penggajian

Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal)

Dipublikasi 22-07-2020 (diperbarui 28-05-2024)

Per tanggal 1 Juni 2024, CATAPA meningkatkan fitur perubahan SK gaji secara massal terutama jika ada aturan pengulangan gaji, manfaat yang bisa Anda rasakan:

  1. Tidak perlu melakukan approval jika melakukan update SK gaji dengan aturan pengulangan gaji yang sudah selesai. Sistem akan otomatis menghapus aturan pengulangan gaji dan mengubah nilai komponen gaji menjadi 0.
  2. Dapat melakukan reaktivasi aturan pengulangan yang sama persis (untuk tipe pengulangan setelah sekian kali) langsung pada excel.


📢 Informasi Lainnya: 

Tindaklanjuti perubahan gaji Anda yang belum disetujui hanya jika ada aturan pengulangan gaji (salary recurrence) yang sudah selesai pada bagian “Perubahan Gaji Belum Disetujui” sebelum fitur ini dirilis pada tanggal 1 Juni 2024, dengan mengakses halaman berikut Update SK Gaji Massal.


Jika Anda tidak memiliki kasus Perubahan Gaji Belum Disetujui karena terdapat aturan pengulangan gaji yang sudah selesai, Anda dapat mengabaikan informasi ini.


Perubahan gaji yang masih menggantung setelah tanggal rilis akan otomatis dibatalkan oleh CATAPA, sehingga SK gaji terakhir sebelum adanya perubahan akan dilanjutkan.


Pelajari lebih lanjut pada bagian Salary Change Recurring di bawah.


Perubahan SK Gaji secara Massal

  1. Buka Menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji).
  2. Klik tombol Add (Tambah)
  3. Pilih Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal): menambahkan perubahan gaji untuk lebih dari satu karyawan melalui excel

 

Langkah-langkah yang perlu dilakukan:


01-sk gaji.png


  1. Pilih Salary Template (Template Gaji) yang ingin ditambahkan secara massal.
  2. Klik tombol Download untuk mengunduh file excel template gaji.
  3. Isi file excel sesuai dengan petunjuk yang sudah disediakan.
  4. Silahkan upload file excel tersebut pada bagian Upload, kemudian tekan tombol Upload.
  5. Sistem akan menampilkan status unggahan (total data yang sukses dan gagal diupload).
  6. Jika data gagal maka akan ditampilkan pada tombol View Detail (Lihat Hasil). Contoh tampilan jika ada data gagal:


03-gagal.png


[PENTING] Ketika upload massal SK gaji, Anda dapat menemukan error karena hal berikut:

  1. Pernah dilakukan pengubahan tanggal masuk karyawan, namun tidak melakukan update tanggal efektif kelompok gaji. Cara yang harus dilakukan:
  2. Pastikan tanggal efektif (effective date) kelompok gaji sama dengan tanggal mulai (start date) karyawan
  3. Tanggal efektif (effective date) SK gaji lebih kecil dari tanggal mulai (start date) karyawan
  4. Pastikan tanggal efektif SK gaji sama atau lebih besar dari tanggal mulai karyawan
  5. Tanggal efektif data karyawan (employment data effective date) tidak sama dengan tanggal efektif SK gaji
  6. Pastikan tanggal efektif data karyawan sama atau lebih kecil dengan tanggal efektik SK gaji


Penjelasan File Excel

File Excel yang perlu diisi untuk Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal) terdiri dari 2 (dua) sheets, yaitu Employee Salary dan Salary Change Recurring.


Employee Salary

Berfungsi untuk memasukkan list karyawan yang menggunakan template gaji serta mendefinisikan nominal untuk Salary Item. (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable.



Petunjuk pengisian:

  1. Semua kolom yang TIDAK bertanda (optional) harus diisi.
  2. Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
  3. Employee Name: diisi dengan nama karyawan (tidak wajib diisi)
  4. Salary Decree Number: Jika penomoran masih Manual, diisi dengan nomor SK Gaji yang menjadi nomor SK atas perubahan yang dilakukan. Jika penomoran sudah otomatis, bisa dikosongkan. Pelajari lebih lanjut cara konfigurasi penomoran SK Gaji di halaman ini.
  5. Proportional: menentukan perhitungan proporsional jika effective date untuk perubahan yang dilakukan beririsan dengan tanggal cut off
  6. Yes berarti akan diberlakukan perhitungan proporsional
  7. No berarti tidak diberlakukan perhitungan proporsional
  8. Retroactive: menentukan apakah Salary Template untuk karyawan tersebut akan dilakukan proses retroactive
  9. Yes berarti akan bisa dilakukan proses retroactive
  10. No berarti tidak akan bisa dilakukan proses retroactive
  11. Effective Date: diisi dengan tanggal dimana perubahan SK gaji itu dikehendaki/ tanggal berlakunya SK gaji baru. Format pengisian adalah DD-MM-YYYY.
  12. Kolom setelah Effective Date adalah kolom yang berisi Salary Item (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable yang ada pada template yang didownload. Anda dapat mengisi kolom tersebut dengan nominal yang dikehendaki yang diterima oleh masing-masing karyawan.

 

Salary Change Recurring

Berfungsi untuk memasukkan aturan recurrence (pengulangan) dari komponen gaji karyawan.



Makna pada Contoh diatas:

  1. Insentif Pendidikan pada karyawan Budi akan diperoleh setiap periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gaji hingga Januari 2023. Setelah Januari 2023, Andi tidak mendapatkan lagi Insentif Pendidikan ini.
  2. Insentif Mutasi pada karyawan Andi akan diperoleh setiap bulan setiap periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK gaji hingga 3x pengulangan. Artinya, setelah Tunjangan Mutasi telah diberikan ke Andi selama 3x periode penggajian, maka selanjutnya Andi tidak akan mendapatkan lagi Insentif Mutasi ini.
  3. Insentif Makan pada karyawan Clara hanya akan diperoleh setiap 3 periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gaji dan tidak pernah berakhir, sehingga Clara akan selalu mendapatkan Insentif Makan hingga perubahan lebih lanjut.

 

Petunjuk Pengisian:

  1. Sheet ini berfungsi untuk memasukkan aturan pengulangan bagi komponen gaji tertentu
  2. Semua kolom yang TIDAK bertanda (opsional) harus diisi
  3. Kolom NIK: diisi dengan NIK Karyawan
  4. Kołom Nama Karyawan: disi dengan Nama Karyawan (opsional)
  5. Kolom Kode Komponen Gaji: diisi dengan kode komponen gaji yang ada pada template gaji yang di download
  6. Kolom Nama Komponen Gaji: diisi dengan nama komponen gaji yang ada pada template gaji yang di download (opsional)
  7. Kolom Rentang Pengulangan (Berulang setiap x Periode): diisi dengan jumlah pengulangan yang diinginkan (dalam periode). Contoh: jika diisi 2 = berulang setiap 2 periode
  8. Kolom Jenis Periode Akhir Pengulangan dibagi menjadi 3 opsi
  9. Never: tidak ada periode berakhir, akan berjalan sesuai dengan interval periode yang berlaku
  10. Specific Months: berakhir di suatu bulan tertentu. Contoh: jika disi 02-2020 akan berakhir di Februari 2020.
  11. Specific Times: berakhir setelah sekian kali pengulangan. Contoh: jika diisi 3 akan berakhir setelah komponen gaji tersebut berulang 3x
  12. Kolom Periode Akhir Pengulangan diisi sesuai jenis periode akhir pengulangan
  13. Jika NEVER diisi dengan tanda -
  14. Jika SPECIFIC_MONTH diisi dengan format MM-YYYY
  15. Jika SPECIFIC_TIMES diisi dengan format angka
  16. [Hingga 31 Mei 2024] Jika periode pengulangan suatu komponen gaji sudah berakhir, maka akan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes pada halaman Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal).
  17. [Baru per 1 Juni 2024] Kolom Reaktivasi untuk Tipe Pengulangan Setelah Sekian Kali (opsional) harus diisi dengan YES jika Anda ingin reaktivasi pengulangan yang sama persis sesuai periode tanggal efektif surat keputusan gaji. Jika Anda ingin reaktivasi tipe pengulangan pada bulan tertentu, Anda tidak perlu mengisi kolom ini. Anda dapat langsung mengubah kolom Periode Akhir Pengulangan sesuai periode yang Anda inginkaninsentif.png
  18. Contoh kasus 1:
  19. HR mengupdate SK gaji baru untuk Rani dan Insentif Mutasi memang sudah berakhir, maka kolom dapat dikosongkan
  20. HR mengupdate SK gaji baru untuk Reno, namun Insentif Mutasi tetap ingin lanjut diberikan dengan konfigurasi pengulangan gaji yang sama persis, maka kolom dapat diisi dengan Ya / Yes
  21. HR mengupdate SK gaji baru untuk Farah dan Insentif Pendidikan memang sudah berakhir per Mei 2024, maka kolom dapat dikosongkan karena jenis periode akhir pengulangan adalah bulan tertentu
  22. HR mengupdate SK gaji baru untuk Gabriel dan Insentif Pendidikan ingin diperpanjang menjadi Desember 2024, maka kolom dapat dikosongkan karena jenis periode akhir pengulangan adalah bulan tertentu dan HR dapat langsung update Periode Akhir Pengulangan menjadi 12-2024
  23. Jika HR tetap mengisi kolom dengan Ya / Yes untuk jenis berakhir pada bulan tertentu, maka tidak akan berpengaruh kemanapun
  24. [Baru per 1 Juni 2024] PENTING: Jika periode pengulangan suatu komponen gaji berakhir, Anda tidak perlu mengubah aturan pengulangan, sistem akan otomatis menghapus aturan pengulangan dan menyesuaikan nilai komponen gaji menjadi 0.00


 

[Hingga 31 Mei 2024] Unapproved Salary Changes (Perubahan Gaji Belum Disetujui)

Terdapat beberapa alasan mengapa SK Gaji yang Anda upload masuk ke dalam bagian ini.

  1. Recurring End Period (Periode Akhir Pengulangan) < Effective Date (Tanggal Efektif) SK Gaji
  2. Artinya periode pengulangan sudah berakhir sebelum tanggal efektif SK Gaji yang baru, sehingga akan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes 
  3. Contoh kasus:
  4. Insentif Pendidikan karyawan Budi berakhir di 01-2023
  5. HR update SK gaji baru di tanggal 01-05-2024 tanpa menghapus aturan pengulangan
  6. HR upload SK gaji baru Budi
  7. Sistem mendeteksi bahwa Insentif Pendidikan sudah berakhir sejak 1 Januari 2023 dan SK gaji baru berlaku per tanggal 1 Mei 2024
  8. Setelah melakukan upload, maka SK gaji karyawan Budi akan muncul di bagian ini
  9. Recurring Period Ended (Periode Pengulangan Sudah Berakhir) dan tidak melakukan perubahan konfigurasi ulang di Excel
  10. Contoh kasus:
  11. Insentif Mutasi karyawan Andi berakhir setelah 3x pengulangan, berlaku pada SK gaji sejak 01-01-2024. Maka, Insentif Mutasi akan berakhir pada bulan Maret 2024
  12. Pada Bulan Mei 2024, HR update nominal Insentif Mutasi untuk karyawan Andi karena karyawan tersebut kembali di mutasi ke tempat baru, namun HR lupa mengupdate konfigurasi pengulangan
  13. Setelah melakukan upload, maka SK gaji karyawan Andi akan muncul di bagian ini


8.png


Jika Anda ingin melakukan reaktivasi pengulangan komponen gaji:

  1. Mengubah/update periode perulangan komponen gaji pada bagian Unapproved Salary Changes
  2. Tekan Save

Jika Anda memang ingin menyelesaikan pengulangan komponen gaji:

  1. Pilih karyawan dan tekan tombol Approve
Sumber
  1. CATAPA

Masih memiliki pertanyaan?

CATAPA selalu siap menjawab pertanyaan Anda.

Kirim Pertanyaan
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.