Migrasi Saldo Cuti Pengganti

Bagi Anda yang kesulitan untuk menambahkan saldo Cuti Lainnya pada banyak karyawan sekaligus, CATAPA menyediakan mekanisme untuk melakukan migrasi lewat file excel. Berikut langkahnya.

1. Buka menu Absensi (Attendance) > Saldo Cuti (Leave Balance) > Cuti Pengganti (Compensatory Leave).
2. Klik tombol Tambah (Add), lalu pilih Unggah Cuti Pengganti (Upload Compensatory Leave).
3. Pada bagian Hasilkan Template, pilih salah satu opsi:
4. Hasilkan dengan data saat ini: untuk mengunduh template yang berisi data saldo cuti pengganti yang sudah ada sesuai kriteria yang dipilih.
5. Kosong: untuk mengunduh template kosong.
6. Pada bagian Kriteria, tentukan karyawan yang akan dimasukkan ke dalam template:
7. Semua karyawan: untuk memilih seluruh karyawan yang memenuhi kriteria.
8. Grup tertentu: untuk memilih karyawan berdasarkan grup yang tersedia.
9. Karyawan spesifik: untuk memilih karyawan tertentu.
10. Tentukan rentang Tanggal Pemberian, yaitu tanggal awal dan tanggal akhir saldo yang ingin ditampilkan dalam template.
11. Jika ingin menyertakan karyawan yang belum memiliki saldo cuti pengganti pada rentang tanggal tersebut, centang Termasuk karyawan tanpa saldo. Karyawan tersebut akan ditambahkan ke template agar saldonya dapat diinput.
12. Klik Download Template untuk mengunduh file Excel.
13. Isi atau perbarui data pada template sesuai petunjuk pengisian di bagian B.
14. Unggah kembali file Excel yang telah diisi melalui bagian Upload Berkas. File yang diterima berformat .xls atau .xlsx, dengan maksimal satu file untuk setiap proses unggah.
15. Klik Upload untuk memulai proses.
16. Setelah proses selesai, klik Lihat Hasil (View Result) untuk memeriksa jumlah data yang berhasil dan gagal diproses. Jika terdapat data yang gagal, unduh file hasil untuk melihat alasan kegagalan pada kolom Failure Reason. Perbaiki data tersebut, lalu unggah kembali jika diperlukan.

Panduan untuk mengisi excel dapat Anda simak pada bagian berikut.

1. NIK: NIK karyawan. Kolom ini wajib diisi dan digunakan untuk mengidentifikasi karyawan. Pastikan NIK sesuai dengan data di CATAPA dan angka nol di awal NIK tidak hilang.
2. Nama Karyawan (opsional): nama karyawan. Kolom ini hanya sebagai informasi dan tidak digunakan untuk mengidentifikasi karyawan.
3. Tanggal Pemberian: tanggal pemberian saldo cuti pengganti. Kolom ini wajib diisi dengan format DD-MM-YYYY, misalnya 18-10-2026.
4. Tipe Kadaluwarsa: jenis masa berlaku saldo. Pilih salah satu opsi yang tersedia:
5. Tidak terbatas: saldo tidak memiliki tanggal kadaluwarsa. Kolom Tgl Kadaluwarsa harus dikosongkan.
6. Terbatas: saldo memiliki tanggal kadaluwarsa. Kolom Tgl Kadaluwarsa wajib diisi.
7. Tgl Kadaluwarsa (kondisional): tanggal berakhirnya masa berlaku saldo. Wajib diisi jika Tipe Kadaluwarsa adalah Terbatas. Tanggal tidak boleh lebih awal dari Tanggal Pemberian.
8. Saldo (hari): jumlah saldo cuti pengganti dalam hari. Kolom ini wajib diisi dengan angka dan harus mengikuti batas maksimum saldo cuti pengganti yang berlaku di perusahaan. Saldo tidak boleh lebih rendah dari saldo yang sudah digunakan atau sedang menunggu persetujuan.
9. Saldo Terpakai (hari) (opsional): jumlah saldo yang telah digunakan. Kolom ini hanya sebagai informasi. Perubahan pada kolom ini tidak akan memperbarui saldo terpakai di sistem.

Hal yang perlu diperhatikan

1. Gunakan format tanggal DD-MM-YYYY untuk kolom tanggal.
2. Jangan mengubah NIK atau Tanggal Pemberian untuk memperbarui saldo yang sudah ada. Sistem menggunakan kombinasi NIK dan Tanggal Pemberian untuk mengenali data saldo.
3. Untuk memperbarui saldo yang sudah ada, ubah hanya kolom Saldo (hari), Tipe Kadaluwarsa, dan Tgl Kadaluwarsa.
4. Data karyawan yang tidak tercantum dalam file tidak akan dihapus dari sistem.
5. Saldo yang sudah kedaluwarsa tidak dapat diperbarui melalui fitur ini.
6. Jika terdapat beberapa baris dengan kombinasi NIK dan Tanggal Pemberian yang sama dalam satu file, hanya baris valid pertama yang diproses. Baris duplikat berikutnya akan ditolak.
7. Jika unggahan gagal, periksa kolom Failure Reason pada file hasil untuk mengetahui penyebabnya, lalu perbaiki data sebelum mengunggah ulang.