Pengelolaan Saldo Cuti Karyawan

Saldo cuti karyawan dikonfigurasi berdasarkan tahun pemberian tertentu dan dapat diperpanjang periode penggunaannya. Namun, sebelum mempelajari cara untuk melihat, menambahkan, mengubah, dan menghapus saldo cuti, Anda perlu memahami beberapa status saldo cuti yang ada di CATAPA.

Berikut adalah beberapa status saldo cuti yang ada di CATAPA

1. Aktif. Saldo cuti yang berstatus aktif dapat ditemukan pada halaman Absensi > Saldo Cuti pada tab Saldo Aktif. Saldo aktif berarti saldo tersebut sudah ditambahkan, namun belum tentu sudah bisa digunakan. Saldo tersebut bisa digunakan oleh karyawan untuk melakukan permohonan cuti jika:
2. Hari ini berada di antara rentang tanggal Berlaku Sejak dan Berlaku Hingga, atau termasuk ke dalam rentang perpanjangan saldo cuti yang dapat dilihat jika anda klik Lihat Detail.
3. Dan tanggal cuti karyawan berada di antara rentang tanggal Berlaku Sejak dan Berlaku Hingga, atau termasuk ke dalam rentang perpanjangan saldo cuti yang dapat dilihat jika anda klik Lihat Detail.
4. Tidak dapat disetujui. Saldo cuti yang berstatus tidak dapat setujui dapat ditemukan pada halaman Absensi > Saldo Cuti pada tab Pengajuan Saldo. Saldo yang tidak dapat disetujui diakibatkan oleh ketidaksesuaian data yang terjadi saat HR melakukan pembuatan atau perubahan saldo cuti baik secara individual dan massal. HR dapat memperbaiki data, sehingga saldo tersebut bisa berubah statusnya menjadi menunggu persetujuan. 
5. Menunggu persetujuan. Saldo cuti yang berstatus menunggu persetujuan dapat ditemukan pada halaman Absensi > Saldo Cuti pada tab Pengajuan Saldo. Saldo menunggu persetujuan dapat berasal dari beberapa hal berikut:
6. Sistem secara otomatis menghasilkan perubahan saldo cuti karyawan berdasarkan perubahan data karyawan pada modul Basic. Namun, hal ini hanya akan terjadi jika HR sudah melakukan pengaturan aturan cuti dan template cuti.
7. HR memperbaiki data dari saldo yang berstatus tidak dapat disetujui sehingga data menjadi benar dan bisa tersimpan di CATAPA. 

Melihat Saldo Cuti Karyawan

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Saldo Aktif, maka akan muncul daftar saldo cuti yang dimiliki karyawan berdasarkan tahun pemberiannya. 
3. Kolom Total Saldo menampilkan banyaknya saldo cuti yang bisa diambil oleh karyawan dalam tahun periode tahun pemberian.
4. Kolom Sisa Saldo menampilkan sisa saldo cuti yang bisa diambil oleh karyawan hingga akhir periode tahun pemberian.
5. Jika ingin melihat lebih detail saldo karyawan, klik Lihat Detail. 

Menambahkan Saldo Cuti Karyawan

Menambahkan saldo cuti karyawan dapat dilakukan secara satu persatu ataupun massal oleh HR. Sistem juga dapat membantu memberikan rekomendasi saldo cuti & menghasilkan saldo cuti untuk karyawan jika HR sudah melakukan pengaturan aturan cuti dan pengaturan template cuti. 

Berikut adalah langkah untuk menambahkan saldo cuti karyawan satu per satu.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Pengajuan Saldo, jika HR ingin melihat daftar karyawan yang belum memiliki saldo cuti pada tahun pemberian tertentu, maka bisa klik halaman Karyawan Tanpa Saldo.
3. Klik Tambah Saldo Cuti, maka akan terbuka formulir untuk menambahkan saldo cuti karyawan.
4. Pilih Nama Karyawan yang akan diberikan saldo cuti beserta Tahun Pemberian saldo cuti.
5. Klik Hasilkan Rekomendasi jika HR ingin mendapatkan rekomendasi isian detail cuti berdasarkan data karyawan, aturan cuti, dan template cuti.
6. Atau HR dapat mengisi masing-masing detail pada formulir sesuai dengan yang diharapkan.
7. Tanggal Pemberian, diisi dengan tanggal saldo cuti mulai diberikan pada karyawan. Tanggal ini akan dijadikan acuan jika ada prorata saldo cuti akibat perubahan data karyawan di tengah tahun pemberian cuti.
8. Berlaku Sejak, diisi dengan tanggal saldo cuti mulai bisa digunakan oleh karyawan.
9. Berlaku Hingga, diisi dengan tanggal saldo cuti terakhir kali bisa digunakan oleh karyawan. 
10. Frekuensi Akrual, diisi dengan frekuensi pemberian saldo cuti. Jika "Tahunan", maka saldo cuti akan diberikan secara penuh di awal tahun. Jika "Bulanan", maka saldo cuti akan diberikan akumulatif merata setiap bulannya. 
11. Jika memilih “Bulanan”, maka HR dapat menentukan apakah Frekuensi Bulanan Termasuk Bonus . Diisi dengan “Ya”, jika bonus cuti akan diberikan akumulatif merata setiap bulannya atau "Tidak" jika bonus cuti akan diberikan secara penuh di awal tahun.
12. Saldo, diisi dengan saldo cuti karyawan yang sedang aktif dan dapat diambil hingga akhir periode tahunan.
13. Saldo Tanpa Prorata, diisi dengan nilai saldo cuti karyawan selama satu periode tahunan, nilainya bisa jadi sama dengan Saldo namun bisa juga berbeda. Contoh jika dalam satu tahun karyawan mendapatkan 12 saldo cuti, kemudian ada karyawan yang masuk di bulan ke 7, maka nilai “Saldo” karyawan tersebut adalah 7 namun nilai “Saldo Tanpa Prorata” karyawan tersebut adalah 12.
14. Bonus, diisi dengan nilai bonus cuti karyawan selama satu periode tahunan.
15. Utang, diisi dengan nilai utang cuti karyawan dari periode sebelumnya. Nilai utang juga bisa digunakan jika perusahaan Anda baru melakukan migrasi Time Management di tengah tahun. Contoh karyawan mendapatkan saldo cuti 12, kemudian saat ingin migrasi ke CATAPA hanya tinggal tersisa 3, maka HR dapat mengisi nilai “Saldo” dan “Saldo Tanpa Prorata” dengan 12, serta memasukan nilai “Utang” dengan 9.
16. Bagian perpanjangan saldo cuti hanya perlu diisi jika HR ingin melakukan perpanjangan saldo cuti, dengan memilih “Ya” pada isiian Diperpanjang.
17. Durasi Maksimum yang Dapat Diperpanjang diisi dengan total bulan maksimum perpanjangan. Contoh saldo berakhir pada bulan 31 Desember, namun bisa diperpanjang hingga bulan Juni bulan depannya, maka bisa diisi dengan nilai 6. 
18. Saldo Maksimum yang Dapat Diperpanjang diisi dengan saldo cuti maksimal yang bisa diperpanjang. Contoh jika saldo cuti karyawan masih tersisa 10 namun hanya boleh diperpanjang 5, maka isi dengan nilai 5. Namun, jika sisa saldo cuti karyawan kurang dari saldo maksimum yang dapat diperpanjang, nilai saldo cuti yang diperpanjang akan sama dengan sisa saldo karyawan.
19. Tentukan apakah Saldo Perpanjangan Termasuk Bonus atau tidak.
20. Kemudian simpan formulir, akan keluar pesan dari sistem yang menandakan apakah penambahan berhasil atau tidak. Jika ada data yang bermasalah, maka saldo cuti karyawan akan masuk ke dalam tab Pengajuan Cuti dengan status Tidak Dapat Disetujui, namun jika tidak bermasalah saldo cuti karyawan akan masuk ke dalam tab Saldo Aktif.
21. Kesalahan yang menyebabkan status pengajuan cuti Tidak Dapat Disetujui dapat dilihat dengan klik Lihat Detail, kemudian HR dapat memperbaiki data sesuai dengan pesan eror yang tertera.

Menambahkan saldo cuti secara massal dapat dilakukan dengan dua cara yaitu menambahkan nilainya melalui Upload Perubahan Massal maupun menggunakan fitur Hasilkan Semua Saldo Cuti. Jika dilakukan Upload Perubahan Massal, maka HR perlu mengunduh template perubahan saldo cuti, mengisi nilainya, kemudian mengunggah kembali. Jika dilakukan dengan menggunakan fitur Hasilkan Semua Saldo Cuti, maka HR hanya perlu klik satu tombol untuk hasilkan saldo cuti, kemudian sistem akan secara otomatis menghasilkan saldo cuti karyawan berdasarkan aturan & template cuti.

Berikut adalah detail langkah untuk menambahkan saldo cuti karyawan secara massal menggunakan fitur Upload Perubahan Massal.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Pengajuan Saldo, kemudian klik tombol Aksi dan Pembaruan Massal Saldo Cuti.
3. Kemudian unduh template saldo cuti sesuai dengan kebutuhan.
4. Lengkapi file excel saldo cuti sesuai dengan petunjuk di dalamnya, kemudian simpan.
5. Unggah template saldo cuti di halaman yang sama dengan pengunduhan. Perhatikan bahwa akan ada berkas excel yang terunduh secara otomatis. 
6. Jika berkas kosong, maka data Anda berhasil masuk ke dalam sistem. Anda bisa mengecek pada halaman Saldo Aktif jika tidak ada masalah pada data, atau mengecek pada halaman Pengajuan Saldo dengan status Tidak Dapat Disetujui jika ada data yang salah.
7. Jika berkas masih mengandung data, maka cek kolom paling kiri. Silakan perbaiki data Anda sesuai dengan pesan eror yang tertera pada berkas, kemudian unggah kembali ke dalam sistem. 

Berikut adalah detail langkah untuk menambahkan saldo cuti karyawan secara massal menggunakan fitur Hasilkan Semua Saldo Cuti.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Pengajuan Saldo, kemudian klik tombol Aksi dan Hasilkan Semua Saldo Cuti.
3. Pilih tahun pemberian yang ingin ditambahkan saldonya, kemudian pilih Hasilkan untuk: Karyawan tanpa Saldo dan klik Hasilkan.
4. Anda akan melihat pesan berhasil atau tidak berhasil dari sistem pada bagian atas layar. 

Mengubah Saldo Cuti Karyawan

Mengubah saldo cuti karyawan tidak jauh berbeda caranya dengan menambahkan saldo cuti karyawan, hanya menunya saja yang sedikit berbeda. 

Berikut adalah langkah untuk mengubah saldo cuti karyawan satu per satu.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Saldo Aktif, kemudian pilih karyawan yang akan diubah saldonya berdasarkan tahun pemberiannya.
3. Klik icon pensil untuk mengubah, kemudian isi formulir sesuai dengan perubahan yang diharapkan, kemudian simpan.
4. Jika ada data yang bermasalah, maka saldo cuti karyawan akan masuk ke dalam tab Pengajuan Cuti dengan status Tidak Dapat Disetujui, namun jika tidak bermasalah saldo cuti karyawan akan masuk ke dalam tab Saldo Aktif.
5. Kesalahan yang menyebabkan status pengajuan cuti Tidak Dapat Disetujui dapat dilihat dengan klik Lihat Detail, kemudian HR dapat memperbaiki data sesuai dengan pesan eror yang tertera.

Berikut adalah langkah untuk mengubah saldo cuti karyawan secara massal menggunakan fitur Upload Perubahan Massal.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Pengajuan Saldo, kemudian klik tombol Aksi dan Pembaruan Massal Saldo Cuti.
3. Kemudian unduh template saldo cuti sesuai dengan kebutuhan.
4. Lakukan perubahan sesuai dengan yang diharapkan di dalam file excel, sesuai dengan petunjuk di dalamnya, kemudian simpan.
5. Unggah template saldo cuti di halaman yang sama dengan pengunduhan. Perhatikan bahwa akan ada berkas excel yang terunduh secara otomatis. 
6. Jika berkas kosong, maka data Anda berhasil masuk ke dalam sistem. Anda bisa mengecek pada halaman Saldo Aktif jika tidak ada masalah pada data, atau mengecek pada halaman Pengajuan Saldo dengan status Tidak Dapat Disetujui jika ada data yang salah.
7. Jika berkas masih mengandung data, maka cek kolom paling kiri. Silakan perbaiki data Anda sesuai dengan pesan eror yang tertera pada berkas, kemudian unggah kembali ke dalam sistem. 

Berikut adalah langkah untuk mengubah saldo cuti karyawan secara massal menggunakan fitur Hasilkan Semua Saldo Cuti.

Perlu diingat bahwa fungsi ini hanya akan bekerja jika HR sudah melakukan pengaturan pada menu aturan cuti dan template cuti. 

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Pengajuan Saldo, kemudian klik tombol Aksi dan Hasilkan Semua Saldo Cuti.
3. Pilih tahun pemberian yang ingin diubah atau dihasilkan ulang saldonya, kemudian pilih Hasilkan untuk: Karyawan yang sudah memiliki saldo dan klik Hasilkan.
4. Anda akan melihat pesan berhasil atau tidak berhasil dari sistem pada bagian atas layar. 

Menghapus Saldo Cuti Karyawan

Menghapus saldo cuti karyawan hanya bisa dilakukan jika saldo cuti pada tahun pemberian tersebut belum pernah digunakan dalam cuti tahunan ataupun cuti bersama. Jika sudah digunakan pada cuti tahunan atau cuti bersama dan ingin tetap dihapus, maka HR perlu menghapus entri absensi pada tanggal tersebut terlebih dahulu.

Berikut adalah langkah untuk mengubah saldo cuti karyawan.

1. Buka menu Absensi > Saldo Cuti pada modul Manajemen Waktu.
2. Klik tab Saldo Aktif, kemudian pilih karyawan yang akan dihapus saldo cutinya (bisa lebih dari 1) dengan memberikan centang pada kolom bagian kiri.
3. Klik tombol Hapus, kemudian lakukan konfirmasi penghapusan saldo cuti. 
4. Sistem akan menampilkan informasi keberhasilan ataupun ketidakberhasilan penghapusan saldo cuti.