Cara Melakukan Migrasi Saldo Cuti / Leave Balance

Bagi Anda yang perlu untuk menambahkan atau mengedit saldo cuti karyawan sekaligus dalam satu waktu, Anda dapat menggunakan fitur Migrasi Saldo Cuti. Kini fitur Migrasi Saldo Cuti memiliki tampilan baru dan dilengkapi dengan hasil data gagal yang Anda upload yang dapat dilihat di aplikasi. Mari simak langkah berikut ini.

Langkah-langkah untuk melakukan migrasi saldo cuti(leave balance):

1. Pilih modul Time Management

2. Pilih Sub-Menu Saldo Cuti (Leave Balance) di bawah Menu Absensi (Attendance)

3. Tekan Tombol Tambah(Add) dan pilih Tambah/Perbarui Saldo Cuti Massal (Add/Update Massive Leave Balance)

4. Anda akan diarahkan ke halaman Add/Update Massive Leave Balance. Tampilan halaman akan seperti berikut.

5. Silakan download Template Leave Balance terlebih dahulu dengan memilih Tahun Pemberian (Entitlement Year) saldo cuti yang mau di migrasi/di update

6. Anda juga dapat memilih untuk men-download seluruh karyawan atau hanya spesifik karyawan saja

1. Bila Anda mau mengisi saldo karyawan yang belum pernah ditambahkan sebelumnya, centang pilihan Termasuk karyawan tanpa saldo (Include employee without leave balance)
2. Bila Anda hanya ingin melakukan update saldo karyawan yang sudah pernah ditambahkan, tidak perlu centang pilihan tersebut, cukup pilih Semua Karyawan (All Employees)
3. Bila Anda hanya mau memilih beberapa karyawan, bisa pilih Karyawan Spesifik (Specific Employee)

7. Setelah selesai memilih, silakan klik Download Template

8. Isi template excel yang telah di download

9. Bila sudah silakan upload kembali ke sistem pada tempat yang tersedia lalu klik Upload



10. Saldo cuti yang berhasil dimigrasi akan masuk ke sistem & apabila ada yang gagal, Anda dapat melihat pada Lihat Hasil (View Result).

Tampilan saat sukses

Anda dapat melihat file yang sedang diproses

Tampilan saat ada data gagal

Anda dapat mengecek mana data yang gagal, kemudian Anda bisa memperbaiki data tersebut terlebih dahulu

11. Anda dapat memperbaiki hasil saldo cuti yang gagal dengan menekan tombol Download. Silakan perbaiki data yang gagal di excel Anda kemudian Upload kembali.

[PENTING] Ada beberapa data juga yang mungkin nanti akan dianggap tidak valid. Data yang tidak valid masih tetap diterima sistem tetapi ada yang perlu diperbaiki agar saldo menjadi valid. Untuk melihat data yang tidak valid, silakan kunjungi halaman Saldo Cuti > Pengajuan Saldo (Leave Balance > Balance Request). Penyebab data yang tidak valid seperti:

• Memasukkan jumlah saldo lebih kecil dari saldo yang telah digunakan
• Memasukkan tanggal berlaku saldo yang lebih kecil/lebih besar dari penggunaan saldo itu sendiri
• Memasukkan tanggal berlaku saldo yang tidak valid dengan tanggal pemberian/tanggal kadaluarsa

Petunjuk pengisian template :

1. File Excel ini digunakan untuk melakukan migrasi data saldo cuti karyawan yang masih aktif
2. Semua kolom yang tidak diberikan tanda (Opsional) harus diisi
3. Kolom Tahun Pemberian diisi dengan format YYYY dengan YYYY adalah 4 digit tahun (contoh: 2017)
4. Kolom Tanggal Pemberian, Berlaku Sejak, dan Berlaku Hingga diisi dengan format DD-MM-YYYY dengan DD adalah 2 digit tanggal, MM adalah 2 digit bulan, dan YYYY adalah 4 digit tahun (contoh: 18-01-2017)
5. Kolom Frekuensi Akrual diisi dengan "TAHUNAN" atau "BULANAN" yang menunjukan apakah saldo cuti diberikan sekaligus secara tahunan atau akumulatif per bulan
6. Kolom Akrual Bulanan Termasuk Bonus hanya diisi saat Anda memilih Frekuensi Akrual "BULANAN". Kolom ini dapat diisi dengan pilihan "YA" atau "TIDAK". Jika bonus masa kerja diberikan per bulan pilih "YA" dan jika bonus masa kerja diberikan sekaligus di awal pilih "TIDAK"
7. Kolom Saldo diisi dengan saldo cuti yang diperoleh sebelum ditambah bonus masa kerja. Jika saldo cuti karyawan diprorata, nilai saldo cuti yang dimasukkan adalah nilai prorata
8. Kolom Saldo Tanpa Prorata diisi dengan nilai saldo cuti karyawan jika tidak diprorata
9. Kolom Bonus diisi dengan bonus saldo cuti yang diperoleh dari masa kerja
10. Kolom Utang diisi dengan utang saldo cuti dari periode hak cuti sebelumnya karena adanya hari libur / cuti bersama yang memotong saldo cuti
11. Kolom Perpanjangan diisi apabila Anda langsung memberikan perpanjangan waktu berlakunya saldo cuti karyawan ketika migrasi saldo cuti. Isi dengan "YA" atau "TIDAK"
12. Kolom Durasi Perpanjangan Maksimal diisi saat Anda memilih "YA" dalam kolom Perpanjangan. Kolom ini diisi dengan maksimal durasi perpanjangan saldo cuti dalam hitungan bulan
13. Kolom Saldo Perpanjangan Maksimal diisi saat Anda memilih "YA" dalam kolom Perpanjangan. Kolom ini diisi dengan maksimal saldo cuti yang mau diperpanjang dari total saldo keseluruhan. Anda dapat mengisi sama dengan total saldo keseluruhan. Isi dengan format angka dengan dua digit di belakang titik (contoh: 4.00)
14. Kolom Saldo Perpanjangan Termasuk Bonus diisi saat Anda memilih "YA" dalam kolom Perpanjangan. Kolom ini diisi dengan pilihan "YA" atau "TIDAK" jika Anda memilih bonus masa kerja untuk diperpanjang juga atau tidak.

Berikut contoh tampilan excel jika terdapat data yang gagal di proses.