Repositori Karyawan (Repository)

Cara Menggunakan Repositori Karyawan

A. Melihat Repositori Dokumen Karyawan (Admin/HR)

1. Buka menu Data Karyawan (Employee Directory).
2. Pilih karyawan yang ingin dilihat.
3. Masuk ke tab Repositori (Repository).
4. Anda akan melihat daftar dokumen yang tersimpan, termasuk informasi nama file, sumber dokumen (mis. Education/Personal Data/General), tanggal, serta aksi yang tersedia.

B. Mengupload File Karyawan

1. Buka Data Karyawan → pilih karyawan → tab Repositori.
2. Klik tombol Upload.
3. Pilih file dari komputer Anda.
4. Simpan untuk menyelesaikan proses upload.

C. File dari Menu Lain Otomatis Muncul di Repositori (Attachment)

Dokumen yang diunggah melalui beberapa menu lain akan otomatis tampil di Repositori dan tetap terhubung dengan menu asalnya.

Menu yang otomatis terhubung (scope saat ini):

• Data Pribadi (Personal Data) → Personal Data Attachment
• Pendidikan (Education) → Education Attachment
• Kartu Identitas (Identity Card) → Identity Card Attachment

Cara kerjanya:

1. Admin/HR mengunggah lampiran di salah satu menu di atas (mis. upload KTP di Kartu Identitas).
2. Sistem otomatis menampilkan dokumen tersebut di Repositori.

Catatan penting untuk file attachment:

• Dokumen ini tidak bisa diedit atau dihapus dari Repository.
• Aksi yang tersedia:
• ✅ Lihat detail dokumen.
• ✅ Unduh dokumen.
• Jika ingin menghapus, lakukan dari menu sumbernya (mis. hapus dari Pendidikan). Dokumen di Repository akan ikut terhapus otomatis.

D. Mengatur Kategori Dokumen (File Category)

Kategori membantu pengelompokan dokumen dan menentukan apakah dokumen dapat tampil di ESS.

1. Buka menu Organisasi → Pengaturan → Repositori → Kategori File.
2. Anda akan melihat daftar kategori yang tersedia.
3. Atur kategori sesuai kebutuhan, termasuk pengaturan Tampilkan di ESS (lihat bagian “E”).

Kategori:

• Attachment (otomatis dari menu lain)
• Personal Data Attachment
• Education Attachment
• Identity Card Attachment
• Warnings and Disciplinary
• Transfer and Movements
• Salary Related
• Employment Contracts
• Others

E. Mengatur File yang Tampil di ESS

Karyawan hanya bisa melihat file miliknya sendiri di ESS, dan hanya dari kategori/file yang diizinkan tampil.

Pengaturan “Tampilkan di ESS” mengikuti default kategori, tetapi Admin/HR dapat menyesuaikan di level file bila diperlukan.

Cara mengatur kategori agar tampil di ESS:

1. Buka Organisasi → Pengaturan → Repositori → Kategori File.
2. Pilih kategori yang ingin diatur.
3. Aktifkan/nonaktifkan opsi Display on ESS / Tampilkan di ESS.
4. Simpan perubahan.

F. Melihat & Mendownload File di ESS (Karyawan)

• Karyawan login ke ESS.
• Buka Detail Data Pribadi → Repositori.
• Karyawan akan melihat dokumen yang:
• Milik dirinya sendiri
• Berasal dari kategori yang Tampilkan di ESS = Ya.
• Gunakan fitur pencarian/filter bila tersedia:
• Filter berdasarkan kategori.
• Cari berdasarkan nama file.
• Klik Download apabila ingin mengunduh.

G. Upload File Secara Massal (Massive Upload: Excel + ZIP)

Fitur ini digunakan untuk mengunggah banyak file sekaligus untuk banyak karyawan (mis. 1721 A1 untuk ratusan karyawan).

Langkah 1 — Download Template

• Admin/HR buka menu Pembaruan Massal.
• Pilih template Repositori lalu klik Download Template.

Langkah 2 — Isi Template & Siapkan ZIP

• Isi file Excel sesuai kolom yang disediakan (lihat “Format Template” di bawah).
• Siapkan satu file ZIP berisi semua dokumen.
• Pastikan nama file di ZIP persis sama dengan kolom File Name in ZIP (case-sensitive).

Langkah 3 — Upload Template + ZIP

• Kembali ke halaman Pembaruan Massal → pilih Repositori.
• Upload 2 file:
• 1 file Excel template
• 1 file ZIP
• Klik Upload.

Langkah 4 — Lihat Hasil Upload

• Sistem menampilkan ringkasan pada card di pojok kanan bawah:
• Jumlah data berhasil.
• Jumlah data gagal.
• Download Failed_Results.xlsx untuk melihat error per baris.

Langkah 5 — Perbaiki & Unggah Ulang (Jika Ada Gagal)

• Perbaiki baris yang error (mis. NIK salah, nama file tidak ada di ZIP).
• Siapkan ulang:
• Template gagal (Failed result) hanya untuk baris yang gagal.
• ZIP hanya berisi file yang gagal.
• Upload ulang sampai semua sukses.

Format Template (Kolom)

1. Employee ID (Wajib): NIK/Employee number di CATAPA.
2. Employee Name (Opsional): hanya referensi.
3. Company (Opsional): hanya referensi.
4. Category Code (Wajib): pilih kategori file.
5. File Name in ZIP (Wajib): nama file persis sama dengan yang ada di ZIP.
6. Display on ESS (Wajib): Yes/No (tampil di ESS atau tidak).



Catatan Penting

• Batas jumlah dokumen per karyawan: maksimal 50 file (termasuk file dari menu terhubung seperti Education/Identity Card/Personal Data).
• Batas ukuran file per jenis:
• Dokumen (DOC, DOCX, PDF): maks. 25 MB per file.
• Gambar (JPG, PNG, GIF): maks. 4 MB per file.
• Arsip (ZIP, RAR): maks. 4 MB per file.
• Massive Upload (unggah massal):
• 1 proses unggah massal berjalan per tenant pada satu waktu.
• Batas ukuran ZIP: maks. 500 MB.
• Unggah harus tepat 2 file (Excel + ZIP).
• Nama file di ZIP harus sama persis dengan yang di Excel (case-sensitive).
• File di ZIP yang tidak ada di Excel akan diabaikan.
• Folder di dalam ZIP (nested folder) tidak diproses (diabaikan).
• Aturan nama file (disarankan):
• Maks. 255 karakter.
• Gunakan huruf/angka serta karakter: underscore _, hyphen -, dan titik ..
• File “Attachment” (dari menu lain):
• Muncul otomatis di Repositori.
• Tidak bisa diedit/hapus dari Repositori (hapus harus dari menu asal).
• Akses ESS:
• Karyawan hanya bisa melihat file miliknya sendiri.
• File yang tampil mengikuti pengaturan Tampilkan di ESS (Display on ESS) pada kategori (dan dapat diatur di level dokumen sesuai kebutuhan).

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Kenapa saya tidak bisa menghapus dokumen tertentu di Repository?

J: Jika dokumen tersebut berasal dari menu lain (mis. Education/Identity Card/Personal Data), dokumen itu “terhubung” dan dikelola dari menu asal. Silakan hapus dari menu asalnya, nanti dokumen di Repository akan ikut terhapus otomatis.

T: Kenapa dokumen saya tidak muncul di ESS karyawan?

J: Pastikan kategori dokumen sudah diatur Tampilkan di ESS (Display on ESS) = Ya, atau dokumen tersebut memang disetel agar tidak tampil di ESS. Karyawan juga hanya bisa melihat dokumen miliknya sendiri.

T: Kenapa hasil Massive Upload ada yang gagal?

J: Umumnya karena:

1. Employee ID/NIK tidak ditemukan.
2. Nama file di Excel tidak sama persis dengan di ZIP (huruf besar-kecil berbeda).
3. Ukuran file melebihi batas.
4. Format file tidak didukung.
5. Total file karyawan akan melebihi 50 file.

T: Format file apa saja yang didukung?

J: Format mengikuti ketentuan unggah: dokumen (DOC/DOCX/PDF), gambar (JPG/PNG/GIF), dan arsip (ZIP/RAR) sesuai batas ukuran masing-masing.

T: Apakah semua dokumen di Repository otomatis ditampilkan ke karyawan?

J: Tidak. Hanya dokumen pada kategori yang diatur Tampilkan di ESS (Display on ESS) = Ya (dan/atau dokumen yang secara khusus disetel tampil di ESS). Ini untuk menjaga kerahasiaan dokumen internal.