Penugasan Tambahan: Kenali dan Pelajari Langkah Penggunaan

Apa Itu Penugasan Tambahan?

Dalam lingkungan organisasi yang dinamis, karyawan sering kali memiliki lebih dari satu tanggung jawab, baik secara permanen, sementara, maupun berbasis proyek. Hal ini terutama terjadi di perusahaan besar, di mana seorang karyawan bisa terlibat dalam berbagai proyek, departemen, bahkan perusahaan sekaligus.

Saat ini, CATAPA mengelola informasi karyawan dengan satu entri data pekerjaan untuk setiap individu. Hal ini membatasi sistem dalam mencerminkan berbagai penugasan tambahan yang dimiliki oleh seorang karyawan. Keterbatasan ini dapat menyebabkan tantangan dalam pengelolaan serta pelaporan kontribusi karyawan di berbagai peran yang dijalankan. Kurangnya visibilitas terhadap penugasan tambahan juga dapat menimbulkan ketidakefisienan dalam proses HR dan pengambilan keputusan.

Untuk mengatasi hal tersebut, CATAPA menghadirkan Fitur Penugasan Tambahan yang memungkinkan organisasi untuk menetapkan dan mengelola beberapa penugasan bagi seorang karyawan dalam sistem HR CATAPA. Dengan fitur ini, organisasi dapat merepresentasikan keterlibatan karyawan di berbagai departemen atau proyek dengan lebih akurat, menyederhanakan proses HR, meningkatkan akurasi payroll, serta memberikan visibilitas lebih baik terhadap kontribusi karyawan di berbagai peran.

Manfaat Fitur Penugasan Tambahan

✅ Pencatatan Penugasan Tambahan – Anda dapat menambahkan lebih dari satu penugasan untuk seorang karyawan, termasuk proyek, departemen, atau perusahaan yang berbeda.

✅ Laporan Karyawan yang Lebih Lengkap – Informasi mengenai Penugasan Tambahan kini tersedia dalam laporan karyawan, memungkinkan analisis yang lebih akurat terkait beban kerja dan performa.

✅ Fleksibilitas dalam Manajemen SDM – Mendukung berbagai skenario kerja seperti karyawan dengan penugasan di beberapa cabang, proyek lintas departemen, atau tugas sementara dalam organisasi.

✅ Pembaruan Massal: Penugasan Tambahan – Anda dapat mengalokasikan beberapa penugasan tambahan untuk banyak karyawan sekaligus dalam satu proses.

Langkah-Langkah Menggunakan Fitur Penugasan Tambahan

Menetapkan Penugasan Tambahan untuk Karyawan

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Karyawan Aktif (Active Employee) > Lihat Detail Karyawan (View Employee Details) dengan klik nama karyawan.
2. Pilih Penugasan Tambahan (Additional Assignment).
3. Pilih Tambah Penugasan Tambahan.
4. Lengkapi data penugasan tambahan.
5. Tipe Status Karyawan
6. Tipe Karyawan
7. Tanggal Efektif (Mulai)
8. Tanggal Efektif (Berakhir) (opsional)
9. Tanggal Penandatanganan
10. Organisasi
11. Pangkat
12. Nama Jabatan
13. Lokasi
14. Pusat Biaya (opsional)
15. Klik “Simpan (Save)”
16. Data yang baru ditambahkan akan menunggu persetujuan dan akan masuk ke halaman Karyawan (Employee) > Persetujuan dan Pembatalan (Approval and Undo) > Persetujuan Data Karyawan (Employee Data Approval) > Penugasan Tambahan (Additional Assignment).

Menyetujui penambahan Penugasan Tambahan

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Persetujuan dan Pembatalan (Approval and Undo) > Persetujuan Data Karyawan (Employee Data Approval)
2. Pilih Penugasan Tambahan (Additional Assignment).
3. Centang data yang ingin disetujui, lalu pilih tombol “Tolak (Reject)” atau “Setuju (Approve)”.
4. Klik "OK" untuk mengkonfirmasi persetujuan atau penolakan.

Mengelola Laporan Penugasan Tambahan

Fitur ini juga memperluas kapabilitas laporan karyawan agar mencakup informasi Penugasan Tambahan:

1. Akses Laporan > Laporan Data Karyawan
2. Pilih karyawan yang ingin di download laporannya
3. Pilih format laporan yang dibutuhkan PDF / Excel.
4. Pilih Penugasan Tambahan
5. Pilih Download

Pembaruan Massal Penugasan Tambahan

Untuk menghemat waktu dalam pengelolaan tenaga kerja dalam jumlah besar, fitur Pembaruan Massal memungkinkan Anda untuk mengelola beberapa penugasan tambahan untuk banyak karyawan dalam satu langkah.

1. Akses Organisasi > Karyawan > Karyawan Aktif
2. Pilih Aksi > Pembaruan Data Karyawan Massal
3. Pilih Template Penugasan Tambahan
4. Unduh template, isi data penugasan tambahan, lalu unggah kembali ke sistem.

Notes: 

1. Anda dapat membuat Penugasan Tambahan untuk periode yang telah berlalu, saat ini, atau yang akan datang.
2. Namun, Anda tidak dapat membuat Penugasan Tambahan dengan detail penugasan yang identik dalam periode yang saling beririsan untuk satu karyawan.
3. Saat ini, Penugasan Tambahan hanya sebagai pencatatan. Informasi karyawan pada SK Gaji dan laporan penggajian akan tetap mengacu pada Data Karyawan.