Loan Entry dapat dibuat oleh HR/Admin melalui Apps maupun oleh karyawan dengan pengajuan pinjaman melalui ESS CATAPA.

Loan Entry via ESS (Karyawan)

Untuk dapat mengajukan pinjaman melalui ESS, beberapa KONDISI yang HARUS DIPENUHI/Prerequisite oleh karyawan:

1. Merupakan user dari suatu tenant perusahaan dan bisa login ke ESS CATAPA
2. Perusahaan memiliki program pinjaman yang tersedia & berlaku di perusahaan tersebut 
3. Program pinjaman sudah diatur pada CATAPA Apps, termasuk konfigurasi ESS untuk loan entry
4. Karyawan tersebut termasuk dalam golongan karyawan yang dapat mengajukan suatu tipe pinjaman

Langkah-langkah yang perlu dilakukan karyawan untuk dapat mengajukan pinjaman:

• Buka ESS CATAPA dan login dengan memasukkan username dan password yang sudah diset sebelumnya
• Pada Dashboard ESS CATAPA pilih Manajemen Pinjaman/Loan Management
• 
• Setelah memilih menu Manajemen Pinjaman, akan ada beberapa bagian yang terdapat di menu Manajemen Pinjaman:

1. Entri Pinjaman: berisi detil tentang entri pinjaman
2. Pinjaman yang menunggu persetujuan
3. Pinjaman yang ditolak
4. Pinjaman yang sedang berlangsung
5. Pinjaman yang sudah lunas
6. Tombol untuk entri pinjaman
7. 
8. Pengajuan Pinjaman: untuk melihat detil pinjaman yang sedang menunggu persetujuan maupun pinjaman yang ditolak
9. 
10. Tipe Pinjaman: berisi detil pinjaman yang sedang berlangsung maupun pinjaman yang sudah selesai/lunas
11. 

• Pada bagian Entri Pinjaman, pilih Tambah Entri untuk melakukan pengajuan pinjaman

1. Tipe Pinjaman: pilih tipe/jenis pinjaman yang akan Anda ajukan
2. Tanggal Pencairan: pilih tanggal pencairan yang Anda kehendaki
3. Tanggal pencairan nantinya akan ditentukan oleh HR/Admin berdasarkan ketentuan dari tiap tipe pinjaman yang berlaku.
4. Jumlah Pinjaman:isi jumlah pinjaman yang ingin diajukan (Sistem akan menampilkan batas maksimal pinjaman yang dapat Anda ajukan)
5. Referensi Perhitungan: pilih perhitungan pinjaman berdasarkan periode atau jumlah cicilan yang dibayarkan per periode
6. Periode Cicilan: isi periode cicilan yang ingin diajukan (Sistem akan menampilkan batas minimal dan maksimal jumlah cicilan yang bisa Anda input)
7. 
8. Jumlah Cicilan: isi jumlah cicilan yang ingin diajukan (Sistem akan menampilkan batas maksimal periode cicilan yang bisa Anda input)
9. 
10. Periode Cicilan Pertama: isi periode cicilan pertama dengan 1 bulan setelah tanggal pencairan pinjaman atau pada periode yang sama dengan tanggal pencairan pinjaman (hanya muncul apabila tipe pinjaman menggunakan pengaturan periode cicilan pertama yang ditentukan saat entri pinjaman)
11. 
12. Reason: isi alasan Anda mengajukan pinjaman tersebut

• Setelah menambahkan Entri Pinjaman, Anda harus menunggu persetujuan dari supervisor dan atau penyetuju lainnya (berdasarkan flow Approval Template yang berlaku di perusahaan Anda)
• Kemudian setelah mendapat persetujuan, pinjaman Anda akan dibayarkan sesuai dengan keputusan dari HR. Terdapat 2 metode pembayaran pinjaman

1. Digabung dengan pembayaran gaji/Combined with Payroll: dimana pinjaman Anda akan dibayarkan pada periode ketika Anda menerima gaji.
2. Dipisah dengan pembayaran gaji/Separated from Payroll: dimana pinjaman Anda akan dibayarkan sesuai dengan waktu permintaan pinjaman Anda.

• Setelah pencairan/disbursement untuk pinjaman sudah Anda terima, maka pada periode bulan selanjutnya, perhitungan pembayaran cicilan/installment akan masuk dalam proses penggajian Anda.
• Persetujuan pinjaman dilakukan melalui ESS atasan/supervisor dari menu Employee Management atau manajemen karyawan dan menu Loan Approval/Persetujuan Pinjaman
• 

Loan Entry via Apps (Admin)

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Entri Pinjaman dari Apps CATAPA:

• Pada dashboard compensation & benefits, pilih menu Loan Management
• 
• Kemudian pada tab Loan Record akan dibagi beberapa bagian:

1. List dari karyawan yang telah melakukan pinjaman (baik yang sudah lunas, maupun yang sedang berjalan)
2. 

• Anda dapat melihat tabel dengan rangkuman pinjaman yang diajukan oleh karyawan (baik yang sudah melalui pencairan dan cicilan). Untuk melihat detilnya, tekan tombol Pensil/Edit yang ada pada setiap karyawan. Detil dari setiap karyawan mencakup

1. Informasi status karyawan
2. Pinjaman yang sedang berjalan (beserta detil dari tiap pinjaman)
3. Pinjaman yang sudah lunas

• Anda dapat menambahkan Entri Pinjaman dengan menekan tombol Add
• 

1. Pada halaman Add Employee Loan Record, pilih karyawan yang akan ditambahkan entri pinjaman
2. Kemudian tekan tombol Add Loan, kemudian isi detil dari entri loan yang diinginkan

• Tentukan tanggal Pencairan/Disbursement Date
• Pilih tipe Pinjaman/Loan Type yang tersedia untuk karyawan spesifik (karyawan yang sudah dipilih)
• Masukkan jumlah Pinjaman/Loan Amount yang akan di entri. 
• Sistem akan otomatis menampilkan jumlah maksimal pinjaman yang dapat diajukan oleh karyawan
• Pilih referensi perhitungan berdasarkan periode/jumlah pinjaman. Jika berdasarkan periode, jumlah pinjaman keseluruhan akan dibagi rata untuk cicilan per periode.
• Masukkan lama periode cicilan/installment
• Sistem akan otomatis menampilkan jumlah maksimal periode cicilan yang dapat dilakukan oleh karyawan
• 
• Masukkan jumlah cicilan yang ingin dibayarkan per periode
• Sistem akan otomatis menampilkan jumlah minimal dan maksimal cicilan yang dapat dilakukan oleh karyawan
• 
• Pilih tipe Periode Cicilan Pertama/First Installment Period (hanya muncul apabila tipe pinjaman menggunakan pengaturan periode cicilan pertama yang ditentukan saat entri pinjaman)
• 1 periode setelah tanggal pinjaman
• Periode yang sama dengan tanggal pencairan pinjaman
• 
• Masukkan alasan peminjaman
• Kemudian, pinjaman Anda akan dibayarkan sesuai dengan keputusan dari HR. Terdapat 2 metode pembayaran pinjaman

1. Digabung dengan pembayaran gaji/Combined with Payroll: dimana pinjaman Anda akan dibayarkan pada periode ketika Anda menerima gaji. Atur tanggal pencairan agar sama dengan tanggal penerimaan gaji.
2. Dipisah dengan pembayaran gaji/Separated from Payroll: dimana pinjaman Anda akan dibayarkan sesuai dengan waktu permintaan pinjaman Anda.

• Setelah pencairan/disbursement untuk pinjaman sudah Anda terima, maka pada periode bulan selanjutnya, perhitungan pembayaran cicilan/installment akan masuk dalam proses penggajian Anda.

Loan Entry via Apps (Massive Update)

Jika ingin menambahkan loan entry berjumlah banyak dalam waktu bersamaan, admin dapat melakukan download template, mengisi template, lalu upload template. Setelahnya, admin dapat meninjau kembali pinjaman sebelum diproses pada CATAPA. Artikel selengkapnya dapat dilihat di sini.

Berikut Artikel terkait loan management :

1. Setup Loan Management (Pengaturan Manajemen Pinjaman)
2. Flow penggunaan Loan Management
3. Langkah-Langkah Menambahkan Entri Pinjaman (Loan Entry)
4. Cara Input Pinjaman Karyawan Secara Massal dengan Loan Import
5. Langkah-langkah Memproses Pencairan Pinjaman dan Pelunasan Cicilan
6. Cara melakukan Restrukturisasi Pinjaman