Grup Informasi Tambahan (Additional Information Group): Kenali dan Pelajari Langkah Penggunaan

Pada halaman detail data karyawan, kini tersedia bagian Informasi Tambahan, yang berisi nilai-nilai data custom non periode yang berasal dari Halaman Data Custom. Di bagian Informasi Tambahan, pengguna dapat mengelola (menambah dan menghapus) nilai data custom nonperiodik per karyawan. 

Pengguna dapat mengelompokkan data custom ke dalam grup dan grup induk untuk memisahkan data berdasarkan konteks dan kategori, sehingga lebih mudah dibedakan dan ditemukan. Manfaat lainnya yang didapatkan meliputi penambahan, perubahan, atau pengelolaan data-data yang banyak dalam 1 grup secara bersamaan, yang membuat pengelolaan menjadi lebih mudah dan cepat.

Berikut langkah-langkah untuk menggunakan fitur Informasi Tambahan

Langkah 1: Pastikan Perusahaan telah Menambahkan Komponen Data Custom (Custom Data Item) Nonperiodik

Pelajari caranya disini: Data Custom (Custom Data): Langkah Penggunaan.

Langkah 2: Menambahkan Grup (Group) dan Grup Induk (Parent Group) dan memetakan komponen data di dalamnya

Membuat Grup Informasi Tambahan (Additional Information Group)

1. Buka halaman “Organisasi (Organization)” > ”Pengaturan (Setup)” > ”Informasi Tambahan (Additional Information)” > ”Grup Informasi Tambahan (Additional Information Group)”
2. Klik “Tambah Grup (Add Group)”.

1. Isi data grup sebagai berikut:
2. Kode (Code): isi dengan kode unik dan mudah diingat.
3. Nama (Name): isi dengan nama grup yang unik, spesifik, dan mudah diingat.
4. Grup Induk (Parent Group): Grup induk adalah grup dengan level lebih tinggi yang digunakan untuk mengelompokkan satu atau lebih grup anak di bawahnya.
5. Deskripsi (opsional) (Description (optional)): isi dengan deskripsi dari grup ini, misalnya penjelasan singkat tentang grup apa ini.
6. Tips untuk menambahkan grup:
7. Mulailah dengan menambahkan grup pada level hierarki yang lebih tinggi terlebih dahulu (yang akan dipakai sebagai grup induk).
8. Jangan gunakan kode atau nama yang sama untuk beberapa grup, karena keduanya harus secara unik mewakili data. Anda dapat menambahkan awalan misalnya, Medical_General Data.

Memetakan Komponen Informasi Tambahan (Additional Information Item) ke dalam Grup

1. Buka halaman “Organisasi (Organization)” > ”Pengaturan (Setup)” > ”Informasi Tambahan (Additional Information)” > ”Komponen Informasi Tambahan (Additional Information Item)”.
2. Komponen Information Tambahan (Additional Information Item) mengambil data dari halaman Komponen Data Custom (Custom Data Item) di Data Master (Master Data). Jika tidak ada komponen tersedia di Komponen Data Custom, maka table pada halaman ini akan kosong. Anda harus menambahkan dahulu komponen pada halaman Komponen Data Custom (Custom Data Item).
3. Untuk memetakan komponen ke grup, pilih icon pensil Ubah (Edit) pada kolom sebelah kiri komponen yang mau diubah.
4. Ubah data komponen sebagai berikut:

• Komponen Data Custom (Custom Data Item) → Tidak dapat diedit
• Grup (opsional) (Group (optional)): Anda dapat mengelompokkan komponen ke dalam grup-grup Informasi Tambahan yang telah dibuat sebelumnya.
• Tampilkan di ESS (Display on ESS): Anda dapat memilih apakah akan menampilkan komponen data custom pada ESS atau tidak.
• Nama Tampilan ESS (ESS Display Name): Jika Anda memilih menampilkan komponen data custom pada ESS, Anda diharuskan mengisi nama yang akan ditampilkan di halaman ESS.
• Klik “Simpan (Save)”.

Langkah 3: Menambahkan Nilai Komponen Data Custom (Custom Data Item) Nonperiodik per Karyawan

Menambahkan Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan pada Detail Karyawan

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Karyawan Aktif (Active Employee) > Lihat Detail Karyawan (View Employee Details) dengan klik nama karyawan.
2. Pilih grup Informasi Tambahan (Additional Information) yang mau diubah.
3. Pilih “Ubah Data Grup (Edit Group Data)”.
4. Jika Anda ingin menetapkan tanggal yang sama untuk semua nilai, centang pilihan “Terapkan tanggal efektif yang sama untuk semua nilai komponen yang diubah (Apply same effective date for all changed items)” dan isi tanggal efektif yang akan berlaku. Tanggal efektif ini akan berlaku hanya pada data yang diubah, tapi tidak akan ikut berlaku jika nilai tidak diubah. Jika sebelumnya sudah ada nilai untuk komponen, dan nilainya dihapus, pilihan tanggal efektif yang berlaku sama tidak akan berlaku.
5. Isi Nilai (Value) komponen dan Tanggal Efektifnya (Effective Date). Jika Anda mengisi field Nilai tetapi mengosongkan pilihan tanggal efektif, maka tanggal efektif akan mengikuti tanggal hari ini, ataupun tanggal yang ditetapkan pada tanggal efektif yang berlaku sama (jika dicentang).
6. Klik “Simpan (Save)”.
7. Data yang baru ditambakan akan menunggu persetujuan dan akan masuk ke halaman Karyawan (Employee) > Persetujuan dan Pembatalan (Approval and Undo) > Persetujuan Data Karyawan (Employee Data Approval) > Grup Informasi Tambahan (Additonal Information).

Menyetujui perubahan Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Persetujuan dan Pembatalan (Approval and Undo) > Persetujuan Data Karyawan (Employee Data Approval)
2. Pilih grup Informasi Tambahan (Additional Information) yang mau disetujui.
3. Centang komponen yang mau disetujui, lalu pilih tombol “Tolak (/Reject)” atau “Setuju (/Approve)”.
4. Klik "OK" untuk mengkonfirmasi persetujuan atau penolakan.
5. Setelah data disetujui, maka Anda dapat mengecek data terbaru berdasarkan tanggal efektifnya, dengan klik tombol “Lihat Detail (View Detail)” pada komponen tersebut di halaman Lihat Data Karyawan (View Employee Detail) > Informasi Tambahan (Additional Information). Jika data ditolak, maka data baru akan otomatis hilang.

Langkah 4: Menambahkan, mengubah, atau menghapus Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan

Menambahkan atau Mengubah Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan secara individual

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Karyawan Aktif (Active Employee) > Lihat Detail Karyawan (View Employee Details) dengan klik nama karyawan.
2. Pilih grup Informasi Tambahan yang mau disetujui.
3. Pilih komponen yang ingin diubah kemudian klik icon titik tiga vertical di sebelah kanan. Jika status persetujuan adalah “Disetujui (Approved)”, maka akan ada pilihan:
4. Lihat Detail (View Details): Untuk melihat detail data.
5. Ubah Nilai (Edit Value): Untuk mengubah nilai data.
6. Kembalikan ke Nilai Sebelumnya (Restore to Previous Value): Untuk mengembalikkan nilai data ke nilai sebelumnya apabila pernah ada datanya. Jika tidak ada data sebelumnya, maka akan kembali ke kosong.
7. Hapus Semua Nilai (Delete All Value(s)): Menghapus semua nilai data yang pernah ditambahkan atau diubah, dan nilainya menjadi kosong.
8. Jika ingin mengubah nilai data, klik tombol “Ubah Nilai (Edit Value)”.
9. Isi semua data:
10. Nilai (Value) sesuai dengan format yang telah dibuat - wajib diisi.
11. Isi Tanggal Efektif (Effective Date). Pengisian tanggal efektif dapat disesuaikan dengan tanggal berlakunya data. Apabila tanggal efektif diubah, maka akan terdapat 2 entri data berbeda untuk komponen tersebut. 
12. Klik “Simpan (Save)”.
13. Data yang telah diubah akan menunggu persetujuan.
14. Setelah data disetujui, maka Anda dapat mengecek data terbaru berdasarkan tanggal efektifnya, dengan klik tombol “Lihat Detail (View Detail)” pada komponen tersebut di halaman Lihat Data Karyawan (View Employee Detail) > Informasi Tambahan (Additional Information). Jika data ditolak, maka data baru akan otomatis hilang.

Menghapus Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Karyawan Aktif (Active Employee) > Lihat Detail Karyawan (View Employee Details) dengan klik nama karyawan.
2. Pilih grup Informasi Tambahan (Additional Information) yang mau dihapus.
3. Pilih komponen yang ingin diubah kemudian klik icon titik tiga vertical di sebelah kanan.
4. Terdapat 2 pilihan untuk menghapus nilai data, yaitu sebagai berikut:
5. Kembalikan Nilai Sebelumnya (Restore to Previous Value): akan menghapus nilai dengan tanggal efektif yang sedang berlaku saat ini dan menggantinya dengan nilai sebelumnya.
6. Hapus Semua Nilai (Delete All Value(s)): akan menghapus seluruh nilai yang dimiliki karyawan tersebut, pada komponen tersebut.
7. Pilih salah satu cara menghapus nilai data.
8. Setujui dengan menekan tombol “OK”.
9. Perubahan data akan menunggu persetujuan.

Menambahkan atau Mengubah Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan secara massal

1. Akses halaman Organisasi (Organization) > Karyawan (Employee) > Karyawan Aktif (Active Employee) > Pilih tombol Aksi (Action) > Pembaruan Massal Data Karyawan Massal (Employee Data Massive Update).
2. Pilih template grup informasi tambahan yang mau diperbarui.
3. Isi Informasi Tambahan (Additional Information). Ada pilihan berbeda tiap pilihan template:
4. Jika Anda memilih template grup induk yang mempunyai level turunan, maka akan ada opsi:
5. Semua komponen dalam grup template ini (All items in this template group).
6. Semua komponen termasuk semua grup di bawah grup template ini. (All items include all group under this template group). Komponen Informasi Tambahan akan ditampilkan sebagai kolom. Pastikan jumlah komponen informasi tambahan tidak melebihi 30 untuk mencegah kegagalan download.
7. Komponen tertentu (Specific item(s)). Silahkan pilih komponen apa saja yang mau diubah. Pastikan tidak melebihin 30 komponen.
8. Jika Anda memilih Template grup tanpa level turunan (ditandai dengan adanya panah), maka akan ada opsi:
9. Semua komponen dalam grup template ini (All items in this template group).
10. Komponen tertentu (Specific item(s)). Silahkan pilih komponen apa saja yang mau diubah. Pastikan tidak melebihin 30 komponen.
11. Jika Anda memilih Template “Tanpa Grup (Ungrouped)”, maka akan ada opsi:
12. Semua komponen dalam grup template ini (All items in this template group). Komponen Informasi Tambahan akan ditampilkan sebagai kolom. Pastikan jumlah komponen informasi tambahan tidak melebihi 30 untuk mencegah kegagalan download.
13. Komponen tertentu (Specific item(s)). Silahkan pilih komponen apa saja yang mau diubah. Pastikan tidak melebihi 30 komponen.
14. Pilih tipe-tipe karyawan yang mau didownload, dapat dipilih berdasarkan grup tertentu.
15. Klik tombol “Download Template”.
16. Isi template yang telah disediakan dengan format yang benar.
17. Upload berkas yang sudah diisi.
18. Nilai Komponen Data Custom Informasi Tambahan telah berhasil diubah.