Kios Absensi (Attendance Kiosk)

Kios Absensi (Attendance Kiosk) memungkinkan karyawan mencatat kehadiran di perangkat bersama tanpa perlu login atau menggunakan HP pribadi. Panduan ini terbagi jadi dua bagian, untuk HR Admin yang menyiapkan kiosk dan untuk karyawan yang memakainya sehari-hari.

Apa Itu Kios Absensi?

Kios Absensi adalah titik absensi yang berjalan di perangkat bersama seperti tablet atau laptop yang punya kamera. Satu perangkat bisa dipakai bergantian oleh banyak karyawan sepanjang hari tanpa perlu login masing-masing.

Karyawan cukup memasukkan NIK (Employee ID) lalu mengambil foto untuk verifikasi wajah. Sistem tidak menampilkan daftar nama karyawan di perangkat supaya data tidak terekspos ke orang lain yang kebetulan berada di depan kios.

Ada dua peran yang terlibat sebelum kios bisa dipakai:

• HR Admin mendaftarkan kios dan mendapatkan link aktivasi
• Admin dengan akun khusus login di perangkat kios untuk mengaktifkan sesi

Setelah sesi aktif karyawan bisa langsung clock in atau clock out tanpa perlu login ulang.

Bagian 1: Untuk HR Admin

Bagian ini menjelaskan cara mendaftarkan kios baru dan menyiapkan perangkatnya supaya siap dipakai karyawan.

Catatan penting:

1. Kios Absensi membutuhkan fitur premium Facial Recognition dan Passive Liveness untuk verifikasi wajah karyawan. Kalau kedua fitur ini belum aktif di akun Anda, hubungi tim Customer Support CATAPA untuk mengaktifkannya sebelum mendaftarkan kios.
2. Pastikan karyawan memiliki foto profil, serta memastikan foto profil dan foto kehadiran memenuhi persyaratan agar hasil dari Facial Recognition dapat lebih ideal/sesuai dengan yang Anda harapkan.

Persyaratan foto yang dibutuhkan:

1. Hanya terdiri satu wajah
2. Pencahayaan yang baik
3. Bagian wajah (mata, mulut, dan hidung) harus terlihat jelas dan tidak tertutup atau terpotong
4. Posisi foto wajah lurus menghadap ke kamera (tidak terbalik)

Gambar 1: Contoh foto yang memenuhi syarat.

Gambar 2: Contoh foto yang tidak memenuhi syarat.

1. Mendaftarkan Kios Baru

Gambar 3: Cara Mengakses Pengaturan Kios Absensi

Sebelum kios bisa dipakai HR Admin perlu mendaftarkan perangkatnya lebih dulu lewat menu Kios Absensi di tab Pengaturan (Setup) pada Manajemen Waktu (Time Management).

1. Buka tab Pengaturan, lalu pilih Kios Absensi
2. Klik tombol Tambah (Add)
3. Isi Nama Kios (Kiosk Name)
4. Pilih Lokasi (Location) dari daftar yang tersedia. Alamat, Kota/Kabupaten, Provinsi, dan Negara akan terisi otomatis sesuai lokasi yang dipilih
5. Isi Deskripsi (Description) kalau diperlukan (opsional)
6. Klik Simpan (Save)

Gambar 4: Tampilan Menu Pengaturan Kios Absensi

Setelah disimpan kios baru langsung muncul di daftar Kios Absensi lengkap dengan Nama Kios, Lokasi, Deskripsi, dan status Aktif.

Catatan penting: Nama kios sebaiknya menyebutkan lokasi dengan jelas, misalnya "HQ - Main Lobby" atau "Branch - Bali", supaya mudah dibedakan saat daftar kios sudah banyak.

2. Mendapatkan Link dan Login di Perangkat

Setiap kios butuh link aktivasi yang dibuka langsung di perangkat kios, lalu login sekali dengan akun khusus supaya perangkat tersebut siap dipakai karyawan.

1. Dari daftar Kios Absensi klik Dapatkan Tautan Kios (Get Kiosk Link) pada baris kios yang dituju (modal ini juga otomatis muncul setelah kios baru berhasil ditambahkan)
2. Scan kode QR dengan perangkat kios, atau klik Salin (Copy) untuk menyalin link lalu buka di browser perangkat tersebut
3. Sistem mengarahkan ke halaman login CATAPA. Isi Company ID, lalu lanjutkan dengan Username dan Password
4. Setelah berhasil login sistem menampilkan Kiosk Home berisi tanggal, jam, dan kolom untuk memasukkan NIK

Gambar 5: Dapatkan Tautan Kios

Catatan penting: Akun yang dipakai untuk login di kios harus akun khusus yang aksesnya hanya ke Portal Kios Absensi (Attendance Kiosk Portal). Kalau akun tersebut masih memiliki akses ke menu lain sistem akan menampilkan halaman "Kios Membutuhkan Akun Khusus" dan meminta Anda login ulang dengan akun khusus lewat tombol Kembali ke Halaman Login. Perhatikan gambar di bawah sebagai referensi konfigurasi hak akses khusus

Gambar 6: Pengaturan Hak Akses Khusus Portal Kios Absensi

Mengelola Kios yang Sudah Aktif

Kios yang sudah terdaftar bisa dinonaktifkan sementara, misalnya kalau perangkatnya sedang diperbaiki, lalu diaktifkan lagi kapan pun diperlukan.

• Klik Nonaktifkan (Deactivate) pada baris kios yang dituju, lalu konfirmasi
• Klik Aktifkan (Activate) untuk mengaktifkan kembali kios yang berstatus Nonaktif
• Centang kios yang dituju lalu klik Hapus (Delete) kalau ingin menghapusnya dari daftar

Catatan penting: Karyawan tidak akan bisa clock in atau clock out di kios yang dinonaktifkan sampai kios tersebut diaktifkan lagi. Kalau lokasinya masih beroperasi, siapkan metode clock in cadangan seperti Time Tracking (Pencatatan Waktu) sebelum menonaktifkan kios.

Bagian 2: Untuk Karyawan

Bagian ini menjelaskan cara clock in dan clock out di kios yang sudah aktif.

a. Clock In dan Clock Out

1. Dari halaman utama kios masukkan NIK lewat keyboard di layar, lalu tekan Verifikasi ID
2. Ambil foto lewat kamera. Posisikan wajah di dalam bingkai dan pastikan pencahayaan cukup, lalu tekan Ambil Foto
3. Sistem mencocokkan foto dengan foto yang sudah terdaftar untuk karyawan tersebut
4. Setelah cocok sistem menampilkan kartu karyawan berisi nama, NIK, shift hari itu, dan Total Jam Kerja
5. Tekan Clock In atau Clock Out sesuai kebutuhan
6. Setelah berhasil sistem menampilkan layar konfirmasi berisi nama karyawan dan jam tercatat, misalnya "Clock in has been successfully recorded at 08:32". Layar lalu kembali otomatis ke Kiosk Home setelah 4 detik supaya siap dipakai karyawan berikutnya.

Gambar 7: Alur Clock In/Out pada Portal Kios Absensi

Mengganti Shift Saat Clock In atau Clock Out

Apabila karyawan memiliki lebih dari satu shift yang tersedia, pada bagian shift menampilkan tombol Ubah Shift di sebelah nama shift yang sedang aktif.

1. Tekan Ubah Shift
2. Pilih shift yang dituju dari daftar yang muncul
3. Tutup modal setelah shift berhasil diganti

Gambar 8: Alur Mengganti Shift pada Portal Kios Absensi

Jika Verifikasi Gagal

Kalau NIK yang dimasukkan tidak ditemukan sistem menampilkan pesan umum tanpa menyebutkan detail apa pun tentang karyawan tersebut, supaya data karyawan lain tetap aman.

Kalau foto tidak cocok dengan data yang terdaftar sistem menampilkan pesan "Face not recognized. Please try again." dan karyawan bisa langsung mencoba lagi lewat tombol Retake. Setelah percobaan habis dan verifikasi tetap gagal kios tidak mencatat kehadiran apa pun. Karyawan akan diarahkan untuk mencatat waktu lewat ESS Time Tracking (Pencatatan Waktu) sebagai alternatif.

b. Melihat Data Kehadiran dari Kios Absensi

Semua catatan kehadiran dari kios langsung masuk ke Absensi (Attendance) › Processed Time seperti catatan kehadiran lainnya.

Untuk melihat detailnya buka data kehadiran karyawan yang dituju, lalu cek tab Riwayat Data Kehadiran (Presence Data History). Catatan yang berasal dari kios ditandai dengan label sumber Kios Absensi serta dilengkapi info nama kios.

Gambar 9: Data Kehadiran dari Kios Absensi

Pertanyaan Umum

1. Apakah karyawan perlu login untuk clock in atau clock out di kios? Tidak. Karyawan hanya perlu memasukkan NIK dan verifikasi wajah, tanpa login maupun HP pribadi.

2. Bisakah satu akun dipakai untuk login di kios sekaligus mengakses menu lain di CATAPA? Tidak. Akun yang dipakai untuk login di kios harus akun khusus yang aksesnya hanya ke Portal Kios Absensi. Kalau akun tersebut masih memiliki akses ke menu lain sistem akan menolak dan meminta Anda login ulang dengan akun khusus.

3. Apa yang terjadi kalau verifikasi wajah gagal terus? Kios tidak mencatat kehadiran apa pun. Karyawan akan diarahkan untuk mencatat waktu lewat ESS Time Tracking (Pencatatan Waktu).

4. Apakah foto yang diambil saat verifikasi disimpan? Ya. Foto tersebut dilampirkan ke catatan kehadiran untuk keperluan audit.

5. Apakah lokasi kios bisa diubah setelah didaftarkan? Bisa. HR Admin bisa mengubah lokasi lewat menu Kios Absensi di tab Pengaturan.

6. Bisakah karyawan clock in dan clock out lebih dari sekali dalam satu shift? Tergantung kebijakan yang berlaku. Kalau kebijakan tidak mengizinkan pencatatan lebih dari sekali, tombol Clock In dan Clock Out otomatis dinonaktifkan setelah karyawan clock in dan clock out untuk shift tersebut.