Absensi Tanpa Shift (No Shift Attendance)

Secara default, karyawan hanya bisa melakukan Clock In/Clock Out melalui Pencatatan Waktu atau tercatat melalui Data Mesin Absensi pada hari yang memiliki shift terjadwal. Dengan mengaktifkan Absensi Tanpa Shift (No Shift Attendance), Anda dapat memungkinkan sistem mencatat kehadiran karyawan meskipun tidak ada shift yang di-assign pada hari tersebut — misalnya untuk lembur di hari libur atau hari tanpa penjadwalan.

1. Mengaktifkan Absensi Tanpa Shift (No Shift Attendance)

1. Buka Manajemen Waktu > Pengaturan > Aturan (Time Management > Setup > Policy).
2. Pada bagian Aturan Absensi (Attendance Policy), temukan bagian No Shift Attendance.
3. Pilih Ya pada pertanyaan "Izinkan karyawan mencatat kehadiran melalui Mesin Absensi dan Pencatatan Waktu pada hari tanpa shift terjadwal? (Allow employees to record attendance via Attendance Machine and Time Tracking on days without a scheduled shift?)"
4. Atur Awal Hari (Day Start) dan Akhir Hari (Day End) (format HH:MM:SS). Ini menentukan rentang waktu yang dianggap "hari tanpa shift".

• Jika Akhir Hari lebih awal dari Awal Hari (misalnya Day Start 20:00, Day End 19:59), sistem membacanya sebagai rentang lintas hari. Rentang ini berakhir pada hari berikutnya (D+1).

5. Klik Simpan.

Catatan penting Durasi Awal Hari ke Akhir Hari maksimal 23 jam 59 menit 59 detik. Jika keduanya diisi nilai yang sama, sistem akan menampilkan error dan konfigurasi tidak bisa disimpan.

Kalau Anda memilih Tidak (default): sistem berperilaku seperti biasa. Clock In/Clock Out tetap nonaktif pada hari tanpa shift.

2. Dampak pada Pencatatan Waktu (Time Tracking)

Setelah No Shift Attendance aktif, karyawan bisa Clock In dan Clock Out lewat menu Pencatatan Waktu di ESS meskipun tidak ada shift hari itu.

• Tombol Clock In dan Clock Out aktif seperti hari dengan shift biasa.
• Karyawan bisa Clock In/Clock Out berkali-kali dalam satu hari. Setiap aksi tercatat sebagai entri terpisah.
• Entri-entri ini ditandai sebagai "Tidak Ada Shift" pada log pencatatan waktu.

3. Dampak pada Data Mesin Absensi (Attendance Machine Data)

Untuk data dari mesin fingerprint atau alat absensi lain, sistem memproses timestamp pada hari tanpa shift dengan cara berikut:

1. Sistem cek apakah tanggal timestamp punya shift terjadwal. Kalau tidak ada, sistem menghitung Effective No Shift Window: rentang Awal Hari-Akhir Hari yang sudah disesuaikan otomatis kalau ada shift di hari sebelum/sesudahnya.
2. Timestamp dalam rentang itu diproses pakai aturan FILO (First In, Last Out). Timestamp paling awal jadi Jam Masuk, timestamp paling akhir jadi Jam Keluar.
3. Timestamp yang berhasil diproses muncul di tab Digunakan (Used) pada halaman Data Mesin Absensi bersama data yang diproses lewat shift biasa.
4. Timestamp yang tidak cocok dengan shift maupun jendela No Shift Attendance tetap masuk ke tab Belum Digunakan (Unused).

Bagaimana penyesuaian jendela ini bekerja? Jendela toleransi shift (Attendance Tolerance) selalu diprioritaskan. Kalau tumpang tindih dengan shift di hari sebelum atau sesudahnya, rentang No Shift Attendance otomatis mengecil untuk hari itu. Jendela shift yang sudah ada tidak akan terhapus.

Contoh: shift kemarin berakhir dengan toleransi hingga pukul 05:00. Maka, No Shift Attendance untuk hari ini baru mulai berlaku pukul 05:01.

4. Catatan Tambahan

Bersamaan dengan pembaruan ini, istilah "No Schedule" pada beberapa tampilan (Shift Pattern Template, Employee Roster, dan Massive Update Excel) diganti menjadi "No Shift". Jika Anda sebelumnya menggunakan format Excel lama dengan kode NO SCHEDULE, file tersebut tetap dapat diunggah dan akan otomatis terbaca sebagai NO SHIFT.