Data Inventaris / Inventory Data
Data Inventaris (Inventory Data) dapat membantu HR untuk mencatat aset-aset inventaris apa saja yang telah diberikan kepada karyawan beserta tanggal penyerahan dan pengembaliannya. Fitur ini juga menggantikan fitur exit clearance pada CATAPA. Data exit clearance yang pernah dibuat akan otomatis masuk ke dalam data inventaris karyawan.
Setup Inventaris
Menu: Pengaturan > Karyawan > Template Inventaris
Berikut langkah-langkahnya.
- Buat kategori dari inventaris yang ada. Contoh: Perlengkapan Kerja, Dokumen, dll.
- Buat daftar barang yang nantinya akan diserahkan kepada karyawan disertai dengan PIC dari masing-masing barang. Contoh: MacBook Pro 2018, Charger MacBook, dll.
- Buat template (opsional) untuk mengelompokan beberapa barang yang diberikan kepada karyawan. Contoh: Template Staff, Template Manager, dll.
- HR dapat mengunduh template jika dibutuhkan sebagai template exit clearance untuk karyawan.
Menambahkan Data Inventaris Karyawan
Menu: Employee (Karyawan) > Employee Data (Data Karyawan) > Active Employee (Karyawan Aktif) > Pilih nama karyawan yang akan ditambahkan data inventarisnya > Inventory Data (Data Inventaris).
Berikut langkah-langkahnya.
- Klik tombol + Add Inventory Item (+ Tambah Barang Investaris).
- Anda dapat memilih untuk menambahkan barang inventaris berdasarkan Inventory Template (Template Inventaris) ataupun menambahkan satu per satu.
- Jika ingin menambahkan item dari Inventory Template (Template Inventaris), maka pilih template yang akan digunakan untuk karyawan tersebut.
- Jika diperlukan, Anda dapat mengisi detail tiap barang yang ada di dalam template inventaris:
- Given Date (optional) (Tanggal Pemberian (opsional)) = diisi tanggal barang inventaris diberikan kepada karyawan.
- Return Date (optional) (Tanggal Pengembalian (opsional)) = diisi tanggal barang inventaris dikembalikan kepada perusahaan.
- Notes (optional) (Catatan (opsional)) = diisi catatan terkait barang inventaris yang diberikan.
- Anda dapat menghapus barang inventaris yang ada di dalam template.
- Hal ini tidak akan mempengaruhi list barang yang ada di master template.
- Jika ingin menambahkan item satu per satu, maka pada kolom Add Inventory Item by (Tambah Barang Inventaris Berdasarkan) diisi Inventory Item (Barang Inventaris) dan pilih nama barang yang ingin ditambahkan untuk karyawan tersebut.
- Setelah itu Anda dapat mengisi details lainnya jika diperlukan.
- Setelah barang berhasil ditambahkan, status barang tersebut akan menjadi “Waiting for Approval (Menunggu Persetujuan)”.
- Anda dapat menduplikasi ataupun membatalkan perubahan dari barang dengan status “Menunggu Persetujuan” dengan cara klik tombol yang ada di kolom Aksi.
- Duplikasi = Anda dapat menambahkan ulang barang yang sama.
- Batalkan Perubahan = Anda dapat membatalkan perubahan atas barang yang sedang menunggu persetujuan. Apabila barang tersebut baru ditambahkan, ketika melakukan aksi “Batalkan Perubahan” maka barang tersebut akan hilang dari list barang inventaris karyawan.
- Lakukan persetujuan atas penambahan barang inventaris pada menu Employee (Karyawan) > Approval and Undo (Persetujuan dan Pembatalan) > Employee Data Approvals (Persetujuan Data Karyawan) > Inventory Data (Data Inventaris).
Mengubah Data Inventaris Karyawan
Menu: Employee (Karyawan) > Employee Data (Data Karyawan) > Active Employee (Karyawan Aktif) > Pilih nama karyawan yang akan diubah data inventarisnya > Inventory Data (Data Inventaris).
Perubahan data barang inventaris hanya dapat dilakukan untuk barang yang tidak sedang dalam status “Waiting for Approval (Menunggu Persetujuan)”. Berikut langkah-langkahnya.
- Klik tombol Aksi > Ubah Nilai pada barang inventaris yang ingin diubah datanya.
- Lakukan perubahan data dan klik tombol Simpan.
- Lakukan persetujuan atas perubahan barang inventaris pada menu Employee (Karyawan) > Approval and Undo (Persetujuan dan Pembatalan) > Employee Data Approvals (Persetujuan Data Karyawan) > Inventory Data (Data Inventaris).