Bagaimana cara memproses Retroactive (Retroaktif)?

Per tanggal 22 Juli 2024, CATAPA melakukan penambahan kolom Perusahaan pada template Excel Edit Retroaktif Massal untuk memberikan informasi nama Perusahaan pada setiap karyawan.

Bagi Anda yang menggunakan template Excel, WAJIB untuk melakukan Download ulang template agar mencegah error ketika melakukan update gaji. Pelajari detail dan langkah terbaru di bawah.

===================================================================================

Untuk dapat memproses Retroactive (Retroaktif), pastikan Anda telah melakukan Setup Retroactive (Pengaturan Retroaktif) di CATAPA dan perlu memperhatikan kembali pre condition retroactive (pre kondisi retroaktif).

Proses-proses yang dibutuhkan untuk melakukan Retroactive (Retroaktif):

1. Memperbarui Salary Decree (Surat Keputusan Gaji) melalui Salary Changes (Perubahan Gaji)
2. Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler),
3. Melakukan Retroactive Process (Proses Retroaktif)

Catatan Penting:

1. Pastikan Memperbarui Salary Decree (Surat Keputusan Gaji) selesai sebelum melanjutkan dengan Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) atau Melakukan Retroactive Process (Proses Retroaktif).
2. Jika Anda menggunakan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS), pastikan untuk mengikuti urutan berurutan seperti yang disebutkan pada proses-proses di atas.
3. Namun, jika Anda tidak menggunakan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS), Anda memiliki kebebasan untuk urutan yang acak, Anda dapat memilih untuk Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) sebelum Melakukan Retroactive Process (Proses Retroaktif), atau sebaliknya.

Langkah 1: Memperbarui Salary Decree (Surat Keputusan Gaji) melalui Salary Changes (Perubahan Gaji)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji). 
2. Pilih bagian Active (Aktif) untuk melihat data karyawan yang sudah memiliki Surat Keterangan Gaji
3. Klik icon pensil di sebelah data Surat Keterangan Gaji yang ingin diubah
4. Pastikan bagian Retroactive (Retroaktif) diisi dengan Yes (Ya)
5. Jika Salary Template (Template Gaji) karyawan ingin diubah, maka pilih template gaji yang ingin digunakan pada bagian Salary Template (Template Gaji)
6. Isi Effective Date (Tanggal Efektif) dengan tanggal gaji baru berlaku. Tanggal ini harus lebih besar dari tanggal efektif Surat Keterangan Gaji sebelumnya.
7. Isi berbagai nominal komponen gaji pada kolom yang disediakan
8. Klik tombol Save (Simpan) untuk menyimpan perubahan gaji.

Pelajari lebih lanjut terkait Salary Changes (Perubahan Gaji) untuk Individu ataupun Massal pada halaman ini.

Langkah 2: Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

1. Lakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) pada periode proses retroaktif jika belum dilakukan. Pelajari lebih lanjut cara melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) di sini.
2. Data yang sudah diproses dapat dilihat pada tab Processed (Telah Diproses)

Langkah 3: Melakukan Retroactive Process (Proses Retroaktif)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Retroactive Process (Proses Retroaktif)
2. Pada tab Unprocessed (Belum diproses), pilih Paygroup (Kelompok Gaji) yang diinginkan
3. Pilih rentang Retroactive Period (Periode Retroaktif) yang Anda inginkan
4. Tabel akan menampilkan data karyawan yang berhak untuk di retroaktif pada kelompok gaji dan rentang periode retroaktif tersebut
5. Pada bagian tabel terdapat informasi mengenai Sequence (Urutan), angka pada kolom ini menandakan total proses yang telah dilakukan karena proses retroaktif dapat dilakukan berkali-kali dalam sebuah periode. Contoh: 
6. Ketika belum pernah dilakukan retroaktif pada seorang karyawan di periode tersebut, maka Sequence (Urutan) akan bernilai 0
7. Ketika pernah dilakukan sekali retroaktif pada seorang karyawan di periode tersebut, maka Sequence (Urutan) akan bernilai 1
8. Klik Process All Data (Proses Semua Data) atau pilih beberapa data karyawan dan klik Process Selected Data (Proses Data yang Dipilih)
9. Pilih Payment Date (Tanggal Pembayaran) kemudian klik Process (Proses)

Catatan:

1. Data yang sudah diproses dapat dilihat pada tab Processed (Telah Diproses)
2. Data yang tidak dapat diproses dapat dilihat pada tab Unprocessable (Tidak dapat diproses). Kemudian, lihat Description (Deskripsi) untuk mengetahui alasan data tersebut tidak dapat diproses

Perubahan retroaktif juga dapat dilakukan secara massive (massal) melalui bulk update.

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Retroactive Process (Proses Retroaktif) > Filter Processed (Telah Diproses) > Edit Massive Retroactive Process (Ubah Proses Retroaktif Massal)
2. Pilih Paygroup (Kelompok Gaji) dan Process Period (Periode Proses) yang ingin dilakukan proses retroaktif
3. Klik tombol Download Template untuk mengunduh file excel
4. Isi nominal retroaktif pada kolom Jumlah Baru pada file excel
5. Upload file excel pada bagian Upload File
6. Klik Upload

Langkah 4: Melakukan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS)

Pelajari lebih lanjut terkait Penyesuaian Premi BPJS dengan Retroaktif (BPJS Adjustment) pada halaman ini.

Langkah 5: Melakukan Salary Payment (Pembayaran Gaji)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Salary Payment (Pembayaran Gaji)
2. Pilih bulan dan tanggal pembayaran
3. Pilih karyawan yang akan dilakukan pembayaran
4. Klik Klik Process All Data (Proses Semua Data)