Menggunakan Halaman Attendance Data untuk Memproses Data Mesin Absensi / Pencatatan Waktu CATAPA
Pada CATAPA, Attendance Data (Data Absensi) bisa didapat dari 3 sumber, yaitu:
a. Attendance Machine Data (Data Mesin Absensi)
b. Time Tracking (Pencatatan Waktu)
c. Add massive data (Entry secara massal)
Apabila karyawan Anda melakukan absensi dari 2 sumber yang berbeda dalam 1 hari yang sama, maka dapat diartikan juga sebagai data kehadiran. Contoh:
- Karyawan A melakukan absensi masuk menggunakan pencatatan waktu ESS CATAPA.
- Di hari yang sama Karyawan A melakukan absensi juga menggunakan mesin absensi di kantor.
Sistem akan membaca data tersebut secara otomatis sebagai 1 (satu) data kehadiran yang lengkap pada Attendance Entry (Entri Absensi).
Apabila Anda telah memiliki data kehadiran karyawan yang lengkap dan akan memasukkan data tersebut ke CATAPA, Anda dapat mengunggah data kehadiran tersebut pada halaman Attendance Entry (Entri Absensi).
- Unduh template yang akan Anda gunakan, lalu isilah dengan data kehadiran yang telah lengkap (jam masuk dan jam pulang) sesuai ketentuan yang tersedia pada template.
- Pilih opsi Data Row with No Shift (Tampilkan Baris tanpa Shift), jika Anda hendak memasukkan data kehadiran karyawan pada hari libur/hari istirahat.
- Setelah lengkap, data yang diunggah akan tampil di tabel Attendance Entry (Entri Absensi).
Cara memperbaiki data dengan beberapa status error berikut adalah:
- Waktu tidak lengkap: Lengkapi data "Time-in" dan "Time-out" karyawan.
- Tidak dapat mengganti absensi yang sudah ada: Hapus data yang sudah ada di attendance entry pada tanggal tersebut. (Pastikan terlebih dahulu mana data kehadiran karyawan yang valid)
Bisa saja data pada kedua tabel tersebut valid, contohnya pada tabel attendance entry terdapat data tipe "absence" dengan status "Izin pulang lebih awal", dan pada tabel attendance data terdapat data kehadiran karyawan di hari pulang lebih awal tersebut. Pastikan data yang terdapat di attendance entry adalah data yang dapat memengaruhi allowance karyawan. Untuk contoh tersebut, jika terdapat tunjangan harian untuk karyawan yang bekerja, seharusnya data yang terdapat di attendance entry adalah data dengan tipe "Hadir". Maka anda harus memindahkan informasi pulang lebih awal agar data dari tabel attendance data dapat di-approve.