Cara Mengelola Data Absensi Karyawan yang Tidak Lengkap
Ingin melihat jumlah data absensi karyawan yang tidak lengkap? Atau ingin mengisi seluruh data absensi karyawan yang tidak lengkap sekaligus? Yuk, ikuti langkah-langkah berikut ini!
A. Cek daftar karyawan dengan data absensi yang tidak lengkap pada periode tertentu
1. Akses halaman Absensi (Attendance) > tekan tombol “Kelola Data Absensi Tidak Lengkap” (Manage Missing Attendance).
2. Anda akan masuk ke halaman Kelola Data Absensi Tidak Lengkap.
3. Pilih periode pengecekan data absensi tidak lengkap (contoh: 01 September 2022 - 31 September 2022). Maksimal rentang pengecekan adalah 31 hari dengan maksimal tanggal yang bisa dicek adalah tanggal hari ini (contoh: hari ini tanggal 31 Oktober, maka tanggal maksimal yang bisa dipilih untuk dilakukan pengecekan adalah 31 Oktober).
4. Setelah itu, akan muncul daftar karyawan beserta total absensi yang tidak lengkap pada periode yang Anda pilih sebelumnya. Untuk melihat detail mengenai tanggal dimana karyawan tersebut memiliki data absensi yang tidak lengkap, Anda dapat menekan “Lihat Detail” (View Details).
5. Selanjutnya, Anda dapat melihat tanggal berapa saja yang memiliki data absensi tidak lengkap, shift, dan deskripsi.
B. Isi data absensi karyawan yang tidak lengkap:
1. Pilih karyawan yang ingin Anda isi data absensi yang tidak lengkap, Anda dapat memilih seluruh karyawan atau sebagian karyawan yang Anda inginkan.
2. Lalu tekan tombol “Isi Semua Data Absensi Tidak Lengkap” (jika memilih semua karyawan) atau “Isi Data Absensi Tidak Lengkap Terpilih” (jika hanya memilih sebagian karyawan).
3. Akan muncul pop up seperti gambar di bawah ini. Pilih tipe absensi yang ingin digunakan untuk mengisi data absensi karyawan yang kosong. Terdapat 2 tipe absensi yang dapat dipilih, yaitu:
a) Cuti (Leave)
b) Ketidakhadiran (Absent)
4. Setelah itu, pilih Status Masuk (In Status) yang Anda inginkan:
a) Cuti (Leave):
Jika ingin mengisi dengan status cuti, Anda hanya dapat memilih untuk menggunakan sisa saldo Cuti Tahunan (Annual Leave).
b) Ketidakhadiran (Absent):
- i) Daftar status masuk ketidakhadiran yang dapat Anda pilih mengikuti peraturan status absensi perusahaan yang diatur pada halaman Pengaturan > Absensi > Status Absensi
- ii) Anda dapat menambahkan, menghapus, atau mengedit status ketidakhadiran.
5) Kemudian, tekan Simpan (Save) untuk menyimpan perubahan data absensi.
6) Lalu, akan muncul pop up konfirmasi terakhir mengenai perubahan yang akan Anda lakukan. Tekan kembali Simpan (Save).
Keterangan: Kondisi yang tidak bisa diisi data absensinya dengan Cuti Tahunan: 1.) Tidak ada shift untuk karyawan tersebut pada tanggal yang dituju, 2.) Jika saldo cuti tahunan tidak mencukupi untuk pengisian dengan tipe status cuti tahunan. Pelajari lebih lanjut.
7. Akan muncul informasi yang menandakan apakah seluruh data karyawan berhasil seluruhnya disimpan, hanya berhasil sebagian, atau gagal seluruhnya.
C. Cek daftar karyawan dengan data absensi yang tidak lengkap pada periode tertentu
Jika terdapat data yang gagal diisi, Anda dapat lakukan pengecekan detail mengenai alasan data gagal diisi, yaitu dengan:
1. Tekan tombol berikut 
2. Kemudian Anda dapat mengecek data mana saja yang gagal, tanggal absensi yang masih kosong karena gagal diisi, dan alasan data gagal diisi.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apakah yang akan terjadi dengan jumlah cuti tahunan karyawan jika saya mengisi data absensi yang tidak lengkap dengan cuti tahunan?
Jika karyawan memiliki jumlah cuti tahunan yang cukup, maka akan langsung otomatis berkurang 1 hari cuti dari cuti tahunan.
2. Status masuk "Mangkir" tidak muncul pada bagian Tidak Hadir, apa yang harus saya lakukan?
Anda perlu menambahkan status masuk “Mangkir” untuk tipe absensi ketidakhadiran.
2. Masukkan kode absensi yang diinginkan
3. Masukkan nama absensi “Mangkir”
4. Pilih tipe absensi “Tidak Hadir”
5. Sesuaikan aturan “Maksimum Durasi Ketidakhadiran (hari)” untuk Mangkir sesuai kebijakan perusahaan Anda
6. Untuk “Tampilkan di ESS”:
a) Pilih “Ya” jika perusahaan Anda memperbolehkan karyawan untuk mengajukan Mangkir via ESS
b) Pilih “Tidak” jika hanya HR yang dapat mengisi data absensi karyawan dengan “Mangkir”
7. Lengkapi pengaturan umum berikut sesuai peraturan perusahaan:
a) “Durasi maksimal ketidakhadiran memperhitungkan akhir pekan dan hari libur sebagai hari kerja.” Catatan: Tidak perlu diisi jika Anda memilih “Tidak dibatasi” pada langkah (5).
b) “Lampiran bersifat wajib.” Catatan: Tidak perlu diisi jika Anda memilih “Tidak” pada langkah (6. b)
8. Kemudian, untuk bagian “Siapa yang dapat mengajukan” tidak perlu diisi jika Anda memilih “Tidak” pada langkah (6. b).
9. Tekan “Pilih Semua” untuk Organisasi, Tipe Kepegawaian, Status Perkawinan, Jenis Kelamin, dan Agama. Sehingga seluruh karyawan dapat diisi statusnya dengan Mangkir.
10. Kemudian tekan “Simpan” (Save)
Setelah menyimpan, maka status masuk tersebut akan muncul pada pilihan Status Masuk (In Status) di halaman Kelola Data Absensi Tidak Lengkap. Anda bisa langsung memilih status masuk tersebut.
3. Apakah CATAPA tidak bisa langsung otomatis memberikan status Mangkir untuk karyawan yang tidak lengkap data absensinya?
Tidak bisa, oleh karena itu dengan fitur Kelola Data Absensi Tidak Lengkap, HR dapat sekaligus update data absensi karyawan yang tidak lengkap.
4. Jika sedang ada pengajuan seperti cuti atau ketidakhadiran yang menunggu persetujuan, apakah HR tetap dapat menggunakan fitur ini?
Ya bisa, maka data absensi karyawan akan langsung terupdate sesuai pilihan HR (tidak hadir / cuti tahunan)
Catatan: Jika pada bagian Aturan Manajemen Waktu memperbolehkan untuk mengganti absensi (baik tipe absensi Hadir, Tidak Hadir, atau Cuti), maka data absensi akan berubah jika pengajuan disetujui oleh atasan. Tetapi, jika pada aturan tidak diperbolehkan untuk mengganti absensi yang sudah ada, maka pengajuan tidak dapat disetujui dan harus ditolak atasan.
5. Jika cut off bulanan setiap tanggal 25, lalu cutoff di bulan Oktober sudah lewat (26 September - 25 Oktober), apakah ada validasi supaya HR tidak dapat mengisi data absensi karyawan yang tidak lengkap pada tanggal cutoff dan tanggal sebelum cutoff?
Ya, HR tidak akan dapat mengisi data absensi tidak lengkap pada tanggal 25 Oktober dan sebelumnya, jika HR mencoba mengisi data absensi maka akan muncul error: Gaji untuk bulan tersebut sudah diproses / Payroll in that month has been processed
Catatan: Pastikan untuk mengatur tanggal cut off.
6. Apakah data absensi tidak lengkap dapat di download dalam bentuk excel?
Tidak bisa.