Payroll Transition Process (Proses Penggajian Transisi) di CATAPA

Fitur paygroup (kelompok penggajian) di CATAPA memungkinkan perusahaan memiliki beberapa jadwal penggajian untuk karyawan. Perubahan jadwal penggajian dapat mengakibatkan adanya komponen penggajian yang tidak terhitung ketika melakukan penggajian. Untuk menjaga akurasi perhitungan penggajian Anda, CATAPA menyediakan mekanisme untuk periode transisi antara periode penggajian lama dengan periode penggajian baru.

Langkah 1: Membuat kelompok penggajian baru

1. Buka Menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Setup (Pengaturan) > Payroll (Penggajian) > Paygroup Master (Master Kelompok Gaji).
2. Tambahkan kelompok penggajian baru.
3. Lakukan konfigurasi hari cutoff dan konfigurasi komponen harian untuk lalu simpan perubahan yang dilakukan

Langkah 2: Menambahkan karyawan pada kelompok penggajian yang baru dibuat

1. Buka Menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Employee Paygroup (Kelompok Gaji Karyawan)
2. Ubah kelompok penggajian karyawan menjadi kelompok penggajian yang sudah dibuat.
3. Tanggal efektif yang dipilih akan menentukan pada periode apa karyawan terkait akan berada pada kelompok penggajian yang dipilih.

Langkah 3: Melakukan proses penggajian transisi

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Payroll Transition Process (Proses Penggajian Transisi) 
2. Pilih periode dimana penggajian transisi terjadi lalu pilih proses semua data / data tertentu saja.

Apabila Anda menggunakan modul Time Management (Manajemen Waktu) dan memiliki beberapa komponen gaji berdasarkan kehadiran seperti Daily Allowance (Tunjangan Harian), maka berikut merupakan langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menghitung tunjangan pada periode transisi perubahan jadwal penggajian.

1. Melakukan perhitungan tunjangan periode transisi melalui Time Management (Manajemen Waktu) > Calculation (Perhitungan) > Transition Period Allowance Calculation (Perhitungan Tunjangan Periode Transisi)
2. Pada menu tersebut, Anda akan melihat daftar nama karyawan. Nama karyawan tersebut merupakan karyawan yang harus dihitung tunjangan periode transisinya. Anda dapat mengubah filter periode dan sistem akan menampilkan nama karyawan yang terdapat periode transisi pada bulan yang dipilih.
3. Setelah Anda selesai melakukan proses perhitungan periode transisi, maka hasil dari perhitungan dapat Anda lihat di menu Time Management (Manajemen Waktu) > Calculation (Perhitungan) > Transition Period Allowance Result (Hasil Perhitungan Tunjangan Periode Transisi). Anda dapat mengubah filter tanggal sesuai kebutuhan.

Sebagai catatan tambahan, seluruh periode yang termasuk di dalam periode transisi akan dihitung menggunakan konfigurasi paygroup (kelompok gaji) asal. Misalnya:

1. Pada bulan Januari, seorang karyawan tergabung di dalam paygroup A dengan detail:
2. Tipe: Bulanan.
3. Patokan data absensi: Bulan ini.
4. Periode harian: Akhir bulan.
5. Bulan terakhir pemrosesan gaji: Februari 2021.
6. Periode payroll: 1 - 28 Februari 2021.
7. Dilakukan perubahan paygroup karyawan menjadi paygroup D dengan detail:
8. Tipe: Mingguan.
9. Periode harian: Jumat.
10. Tanggal efektif perubahan paygroup: 6 Maret 2021.
11. Terdapat periode transisi yaitu tanggal 1 - 5 Maret 2021, yang perlu dihitung tunjangannya. Perhitungan tunjangan untuk masing-masing periode tersebut akan menggunakan acuan detail paygroup A.
12. Artinya, jika Anda menggunakan variable “WORKDAYS”,”NON-WORKDAYS”, dan “HOLIDAYS” pada formula tunjangan atau potongan, untuk periode 1-5 Maret, acuan roster karyawan adalah tanggal 1 - 30 Maret 2021.
13. Setelah melakukan perhitungan tunjangan periode transisi di aplikasi Manajemen Waktu, Anda dapat melanjutkan pemrosesan gaji periode transisi di modul payroll (penggajian).