Cara Mengatur Deskripsi Wajib atau Opsional per Menu (Description Field Policy)

Field Deskripsi tersedia di berbagai menu terkait absensi, seperti Pencatatan Waktu (Time Tracking), Ketidakhadiran (Absence), Cuti (Leave), Lembur (Overtime), dan lainnya. Sebelumnya, status wajib atau opsional field ini sudah ditentukan oleh sistem dan tidak bisa diubah oleh user sesuai dengan kebutuhan. Dengan Description Field Policy, kini Anda dapat menentukan sendiri apakah field Deskripsi wajib diisi atau opsional untuk setiap menu — khusus di Employee Self Service (ESS).

1. Cakupan Pengaturan

Aturan Field Deskripsi hanya berlaku di ESS. Di Apps, field Deskripsi selalu bersifat opsional dan tidak dapat dikonfigurasi.

Berikut menu yang policy-nya dapat diatur, beserta lokasi dan nilai default-nya:

• Pencatatan Waktu (Time Tracking) — diatur di Aturan Pencatatan Waktu. Default: Opsional.
• Koreksi Kehadiran (Presence Correction) — diatur di Aturan Kehadiran. Default: Opsional.
• Ketidakhadiran (Absence) — diatur di Aturan Ketidakhadiran. Default: Opsional.
• Cuti (Leave) — diatur di Aturan Cuti. Default: Opsional.
• Pembatalan Absensi (Attendance Cancellation) — diatur di Aturan Absensi. Default: Wajib.
• Lembur (Overtime) — diatur di Aturan Lembur. Default: Opsional.

2. Cara Mengatur Aturan Field Deskripsi

1. Buka Manajemen Waktu > Pengaturan > Aturan (Time Management > Setup > Policy).
2. Pilih section policy sesuai menu yang ingin Anda atur (misalnya Aturan Pencatatan Waktu atau Aturan Lembur).
3. Temukan pertanyaan "Wajibkan deskripsi untuk [menu] melalui ESS (Require description for [menu] via ESS)"
4. Pilih salah satu:

• Ya — Deskripsi menjadi wajib diisi di ESS untuk menu tersebut.
• Tidak — Deskripsi tetap opsional di ESS untuk menu tersebut.

5. Klik Simpan.

Setiap menu diatur secara independen — mengubah policy pada satu menu tidak mempengaruhi menu lainnya.

3. Perilaku Field Deskripsi di Form Entri

Saat karyawan membuka form entri (misalnya form Lembur atau Ketidakhadiran di ESS), label field Deskripsi akan menyesuaikan otomatis berdasarkan aturan yang sedang aktif pada saat itu:

• Jika aturan diisi Ya — label menampilkan "Deskripsi".
• Jika aturan diisi Tidak — label menampilkan "Deskripsi (opsional)".

Jika diatur ke Wajib dan karyawan mencoba submit entri dengan Deskripsi kosong, sistem akan menampilkan pesan validasi dan mencegah submit:

4. Pengaruh terhadap Entri yang Sudah Dibuat Sebelumnya (Edit)

Validasi field Deskripsi pada entri yang sedang diedit selalu mengikuti aturan yang aktif saat ini — bukan policy yang berlaku saat entri pertama kali dibuat.

Contoh: Jika sebuah entri Lembur dibuat saat aturan masih Opsional (Deskripsi boleh kosong), lalu user mengubah aturan menjadi Wajib, maka saat karyawan membuka dan menyimpan ulang (edit) entri tersebut, sistem akan meminta user untuk mengisi field Deskripsi— meskipun sebelumnya kosong.

Sebaliknya, jika aturan diubah dari Wajib menjadi Opsional, entri lama yang sebelumnya mengharuskan Deskripsi kini dapat disimpan ulang dengan Deskripsi kosong.

5. Perilaku di Apps dan Massive Update

Di Apps, field Deskripsi untuk menu Ketidakhadiran, Cuti, Kehadiran, dan Lembur selalu bersifat opsional, terlepas dari pengaturan aturan ESS. Tidak ada konfigurasi yang perlu diatur untuk Apps.

Pada Massive Update (upload Excel) untuk menu Ketidakhadiran, Cuti, Kehadiran, dan Lembur, kolom Deskripsi pada template Excel akan selalu ditandai sebagai "Deskripsi (Opsional)", konsisten dengan perilaku di Apps. Proses upload akan tetap berhasil meskipun kolom Deskripsi dikosongkan pada baris manapun.

Pertanyaan Umum

Apakah policy ini juga berlaku untuk entri yang dibuat oleh admin melalui CATAPA Admin Dashboard? Tidak, policy ini hanya mempengaruhi entri yang dibuat oleh karyawan melalui ESS.

Apakah saya bisa membuat semua menu menjadi wajib sekaligus? Ya, tetapi pengaturannya dilakukan satu per satu di masing-masing section policy — tidak ada toggle "wajibkan semua" secara global.