Cara Mengatur Lampiran Wajib atau Opsional per Menu (Attachment Field Policy)

Field Lampiran (Attachment) tersedia pada beberapa menu terkait kehadiran, seperti Koreksi Kehadiran (Presence Correction), Cuti (Leave), dan Lembur (Overtime). Dengan Attachment Field Policy, kini Anda dapat menentukan sendiri apakah field Lampiran wajib diisi atau opsional untuk masing-masing menu tersebut.

1. Cakupan Pengaturan

Berikut menu yang policy-nya dapat diatur, beserta lokasi dan nilai default-nya:

• Koreksi Kehadiran (Presence Correction), diatur di Aturan Kehadiran. Default: Opsional.
• Cuti (Leave), diatur di Aturan Cuti. Default: Opsional.
• Lembur (Overtime), diatur di Aturan Lembur. Default: Opsional.

Catatan: Menu Ketidakhadiran (Absence Entry) tidak termasuk dalam pembaruan ini. Absence Entry sudah memiliki pengaturan Attachment Policy tersendiri di Attendance Status Setup, dan perilakunya tidak berubah.

2. Cara Mengatur Aturan Field Deskripsi

1. Buka Manajemen Waktu > Pengaturan > Aturan (Time Management > Setup > Policy).
2. Pilih section policy sesuai menu yang ingin Anda atur (misalnya Aturan Pencatatan Waktu atau Aturan Lembur).
3. Temukan pertanyaan "Wajibkan deskripsi untuk [menu] melalui ESS (Require description for [menu] via ESS)"
4. Pilih salah satu:

• Ya — Deskripsi menjadi wajib diisi di ESS untuk menu tersebut.
• Tidak — Deskripsi tetap opsional di ESS untuk menu tersebut.

5. Klik Simpan.

Setiap menu diatur secara independen — mengubah policy pada satu menu tidak mempengaruhi menu lainnya.

3. Perilaku Field Lampiran di Form Entri

Saat karyawan membuka form entri, label field Lampiran akan menyesuaikan otomatis berdasarkan policy yang sedang aktif:

• Jika aturan diisi Ya — label menampilkan "Lampiran".
• Jika aturan diisi Tidak — label menampilkan "Lampiran (opsional)".

Jika policy diatur ke Wajib dan karyawan mencoba submit entri tanpa mengunggah file, sistem akan menampilkan pesan validasi dan mencegah submit:

4. Pengaruh terhadap Entri yang Sudah Dibuat Sebelumnya (Edit)

Validasi field Lampiran pada entri yang sedang diedit selalu mengikuti aturan yang aktif saat ini, bukan aturan yang berlaku saat entri pertama kali dibuat.

Contoh: Jika sebuah entri Lembur dibuat saat aturan masih Opsional (Deskripsi boleh kosong), lalu user mengubah aturan menjadi Wajib, maka saat karyawan membuka dan menyimpan ulang (edit) entri tersebut, sistem akan meminta user untuk mengisi Lampiran— meskipun sebelumnya kosong.

Sebaliknya, jika aturan diubah dari Wajib menjadi Opsional, entri lama yang sebelumnya mengharuskan Lampiran kini dapat disimpan ulang dengan Lampiran kosong.

Pertanyaan Umum

Apakah pengaturan ini juga berlaku untuk menu Ketidakhadiran (Absence)? Tidak. Absence Entry memiliki pengaturan Attachment Policy tersendiri di Attendance Status Setup, dan tidak terpengaruh oleh pembaruan ini.

Apa yang terjadi pada tenant yang belum pernah mengatur Attachment Policy? Setelah pembaruan ini dirilis, seluruh tenant akan memiliki default Optional untuk ketiga menu (Presence Correction, Leave, Overtime), dan entri yang sudah ada tidak berubah.