Pengelolaan Data Pribadi Karyawan Secara Historis
Ringkasan
Fitur ini memungkinkan pelacakan dan pengelolaan Data Pribadi karyawan (seperti nama, jenis kelamin, status perkawinan, agama, dll.) dengan periode efektif. Data dapat ditambah, diubah, atau dihapus untuk masa lalu, saat ini, atau masa depan, dengan memastikan tidak ada tumpang tindih periode dan adanya validasi untuk integritas data.
Fitur Utama
- Periode Efektif:
- Setiap entri Data Pribadi wajib memiliki Tanggal Efektif.
- Periode efektif suatu Data Pribadi berakhir h-1 Tanggal Efektif Data Pribadi berikutnya.
- Hanya ada 1 Data Pribadi yang aktif pada satu waktu.
- Tampilan Historis
- Tampilan dibagi menjadi data “Aktif” dan “Semua Data” agar pengguna dapat menavigasi data karyawan dengan mudah.
- Laporan
- Laporan pada halaman Karyawan > Laporan juga telah disesuaikan agar dapat menampilkan data historis.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Dashboard Admin
Cara Menambahkan Perubahan Data Pribadi (Dashboard Admin)
Penambahan perubahan data pribadi dapat dilakukan dari Registrasi Karyawan atau Detail Karyawan.
A. Menambahkan Data Pribadi dari Registrasi Karyawan Baru
Ketika karyawan baru dibuat, sistem akan secara otomatis membuat data pribadi karyawan tersebut.
Catatan: Data Pribadi pertama saat karyawan bergabung, otomatis dibuat dengan Tanggal Efektif = min(Tanggal Bergabung, Hari Ini).
B. Menambahkan Perubahan Data Pribadi dari Detail Karyawan
Langkah 1: Buka Menu Data Pribadi
- Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
- Pilih nama karyawan yang ingin ditambahkan perubahan data pribadinya.
- Dari sidebar, pilih Data Pribadi.
- Pada tab Aktif, klik Tambah Perubahan Data Pribadi.
Langkah 2: Isi Perubahan Data Pribadi
- Tanggal Efektif: Tanggal perubahan data pribadi mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
- Nama Karyawan
- Jenis Kelamin
- Tempat Lahir (opsional)
- Tanggal Lahir
- Status Perkawinan
- Agama
- Suku (opsional)
- Golongan Darah (opsional)
- Tenaga Kerja Asing
- Kewarganegaraan
- Nomor Kartu Keluarga (opsional)
- Lampiran (opsional)
- Klik Simpan setelah pengisian data selesai.
Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan
Ketika Anda klik Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui. Setelah disetujui, perubahan data pribadi akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.
Cara Memperbarui Perubahan Data Pribadi (Dashboard Admin)
Pembaruan data pribadi dapat dilakukan dari halaman Detail Karyawan atau Pembaruan Massal.
A. Pembaruan Data Pribadi dari Detail Karyawan
Langkah 1: Buka Menu Data Pribadi
- Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
- Pilih nama karyawan yang ingin diubah data pribadinya.
- Dari sidebar, pilih Data Pribadi.
Langkah 2: Isi Perubahan Data Pribadi
- Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin diubah.
- Pada periode yang ingin diubah, klik icon pensil (Ubah), kemudian ubah data yang diperlukan.
- Klik Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
B. Pembaruan Data Pribadi dari Pembaruan Massal
Langkah 1: Buka Menu Pembaruan Massal
- Masuk ke Organization (Organisasi) > Employee (Karyawan) > Employee Directory (Data Karyawan).
- Pada tab Karyawan Aktif, klik tombol Aksi, klik Perbarui Data Karyawan Massal
Langkah 2: Isi Perubahan Data Pribadi
- Pada halaman Pembaruan Massal, pilih template Data Pribadi
- Pilih Semua Karyawan atau Grup Tertentu yang ingin diubah datanya.
- Klik Download Template, sistem akan mendownload Excel data pribadi.
- Perbarui data pribadi pada Excel, kemudian simpan.
- Dari halaman Pembaruan Massal, upload Excel yang telah diperbarui.
- Sistem akan otomatis memvalidasi dan memasukkan data.
Cara Menghapus Perubahan Data Pribadi (Dashboard Admin)
- Masuk ke menu Data Pribadi.
- Pada tab Semua Data, pilih periode yang ingin dihapus.
- Pada periode yang ingin dihapus, klik icon tempat sampah (Hapus), dan konfirmasi penghapusan.
- Permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
Catatan Penting:
- Tidak boleh menghapus semua entri.
- Setelah tanggal bergabung, karyawan wajib memiliki setidaknya satu Data Pribadi.
- Semua penghapusan harus disetujui oleh HR Admin.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Employee Self-Service (ESS)
Di portal ESS, karyawan dapat:
- Melihat data pribadi yang saat ini berlaku/aktif, yang akan berlaku di masa depan, dan yang sudah kedaluwarsa.
- Mengajukan penambahan perubahan data atau mengubah data yang sudah ada (perlu persetujuan).
- Tidak bisa menghapus perubahan data pribadi yang sudah tersimpan.
Cara Menambahkan Perubahan Data Pribadi (ESS)
Langkah 1: Buka Menu Data Pribadi
- Dari Beranda ESS, tap Menu.
- Tap Detail Data Pribadi.
- Pilih tab Data Pribadi.
- Tap Lihat Perubahan Data Pribadi.
- Tap Tambah Perubahan Data Pribadi.
Langkah 2: Isi Data Pribadi
- Tanggal Efektif: Tanggal perubahan data pribadi mulai berlaku dalam sistem. Wajib diisi.
- Nama Karyawan
- Jenis Kelamin
- Tempat Lahir (opsional)
- Tanggal Lahir
- Status Perkawinan
- Agama
- Suku (opsional)
- Golongan Darah (opsional)
- Pekerja Asing
- Kewarganegaraan
- Nomor Kartu Keluarga (opsional)
- Lampiran (opsional)
- Tap Simpan setelah pengisian data selesai.
Langkah 3: Ajukan untuk Persetujuan
- Ketika Anda tap Simpan, permintaan akan dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
- Setelah disetujui, perubahan data pribadi akan masuk ke dalam sistem dan bisa digunakan untuk keperluan lainnya.
Cara Memperbarui Data Pribadi (ESS)
- Masuk ke menu Data Pribadi.
- Tap Lihat Perubahan Data Pribadi.
- Pilih periode yang ingin diubah, tap icon titik tiga (⋮), kemudian tap Ubah.
- Pada halaman Ubah Perubahan Data Pribadi, ubah data yang diperlukan.
- Tap Simpan untuk dikirim ke HR Admin untuk disetujui.
Cara Menghapus Perubahan Data Pribadi (ESS)
Karyawan tidak dapat menghapus perubahan data pribadi dari ESS. Jika dibutuhkan, karyawan dapat menghubungi HR Admin untuk menghapus dari Dashboard Admin.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kesalahan Umum dan Solusi
Pesan: "Permintaan sedang menunggu persetujuan."
Penyebab: Mencoba mengedit data yang masih dalam proses persetujuan.
Solusi: Tunggu HR Admin menyetujui sebelum mengubah lagi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Q1: Apakah Tanggal Efektif bisa diubah setelah dibuat?
Ya, tetapi tidak boleh lebih awal dari tanggal lahir.
Perubahan pada tanggal efektif tidak diperbolehkan jika mengakibatkan karyawan memiliki periode tanpa data pribadi aktif setelah tanggal bergabung.
Q2: Apakah Data Pribadi terpengaruh Payroll Lock?
Ya. Selama periode Payroll Lock, perubahan pada Data Pribadi yang tumpang tindih dengan periode terkunci diblokir.
Butuh Bantuan?
Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.