Template Cuti bagi Karyawan Probation yang Baru Dapat Menggunakan Saldo Cuti Setelah Sekian Bulan Bekerja serta Melewati Lintas Tahun

Pada bulan November 2021, CATAPA telah melakukan peningkatan fitur Template Cuti untuk support karyawan probation yang baru bisa menggunakan cutinya setelah sekian bulan (ada jeda) dengan kondisi melewati lintas tahun.

Apa maksud permasalahan tersebut?

Untuk memahaminya tersebut, mari kita cek kasus berikut ini.

Contoh ada perusahaan memiliki policy cuti sebagai berikut:

• Cuti tahunan diberikan total sebanyak 12, berlaku selama 1 tahun, mulai dari 1 Januari & hangus di 31 Desember. 
• Cuti diberikan setiap bulan (1 bulan 1 saldo) dan ada prorata yang dilakukan.
• Cuti langsung diberikan ke setiap karyawan baru yang masuk perusahaan, namun baru dapat dipakai setelah menjalani masa probation.

Dari policy cuti tersebut, ada kasus sebagai berikut.

• Ada seorang karyawan baru. Ia harus menjalani masa probation 3 bulan dahulu, sehingga cutinya baru bisa dipakai 3 bulan setelah masuk.
• Karyawan ini masuk pada tanggal 1 November 2021. Ia baru bisa memakai cutinya mulai 1 Februari 2022.
• Sementara itu, nanti di 1 Januari 2022, ia kembali akan mendapatkan jatah cuti selanjutnya karena perusahaan memberikan saldo tiap 1 Januari.

Berdasarkan kasus tersebut, kondisi yang ada di CATAPA nanti setelah dilakukan peningkatan fitur Template Cuti, akan support secara otomatis untuk menyesuaikan saldo cuti tahun berikutnya agar mengikuti batasan waktu penggunaan cuti yang melewati lintas tahun. Anda dapat melihat Contoh berikut ini.

Nantinya, cuti berikutnya tahun 2022 yang diberikan di 1 Januari 2022 sudah bisa menyesuaikan secara otomatis tanggal pemakaiannya sesuai dengan cuti pertamanya (warna hijau), yaitu menjadi 1 Februari 2022. Hal ini dikarenakan cuti pertama yang baru bisa dipakai di 1 Februari 2022.

Selain itu, tanggal berlaku cuti pertama (warna biru) juga sudah bisa otomatis menyesuaikan akhir pemakaiannya (seharusnya cuti tersebut langsung hangus di 31 Desember 2021* akibat diberikan di tahun 2021, tetapi karena baru bisa dipakai di 2022, maka tanggal pemakaiannya akan menyesuaikan tahun berikutnya). 

*Anda juga tetap bisa mengganti tanggal hangus cuti tersebut bila peraturan perusahaan Anda menetapkan cuti pertamanya untuk dipakai hanya beberapa bulan saja. Anda bisa mengedit secara manual saldo cuti tersebut di halaman berikut ini.

Dari contoh di atas:

• Pada 1 November 2021
• Karyawan dapat 1 saldo cuti tahun 2021, baru bisa dipakai 1 Februari 2022
• Pada 1 Desember 2021
• Karyawan dapat 1 saldo cuti tahun 2021, baru bisa dipakai 1 Februari 2022
• Pada 1 Januari 2021
• Karyawan dapat 1 saldo cuti tahun 2022, baru bisa dipakai 1 Februari 2022
• Pada 1 Februari 2022,
• Karyawan dapat 1 saldo cuti tahun 2022, baru bisa dipakai 1 Februari 2022

Sehingga pada 1 Februari 2022, total karyawan tersebut akan memiliki:

• Cuti tahun 2021 sebanyak 2 saldo, berlaku hingga 31 Desember 2022
• Cuti tahun 2022 sebanyak 2 saldo, berlaku hingga 31 Desember 2022, dan bertambah tiap bulannya sebanyak 1 saldo
• Ke-4 saldo baru bisa dipakai

Apa yang perlu diperhatikan?

Pastikan policy perusahaan Anda memperbolehkan/memang mengekspektasikan saldo suatu karyawan di suatu waktu ada 2 yang berjalan bersamaan akibat penggunaan cuti karyawan baru yang baru bisa menggunakan cutinya sekian bulan setelah bekerja. Anda dapat melihat kembali contoh di atas, bahwa karyawan baru tersebut pada tahun 2022 nanti, ia memiliki double saldo, yaitu saldo 2021 & saldo 2022. Meskipun begitu, saldo milik 2021 hanya 2 akibat adanya prorata.

Bagaimana jika perusahaan tidak memperbolehkan 2 saldo yang berjalan bersamaan?

Kami menyarankan untuk mengubah secara manual untuk karyawan baru yang masuk tersebut. Anda bisa menyesuaikan tanggal hangusnya cuti pertama karyawan baru sesuai policy perusahaan.

Bagaimana cara setting hal tersebut?

Sebetulnya Anda tidak perlu melakukan setting apapun jika Template Cuti sudah pernah disetting sebelumnya. Namun, Anda perlu memastikan bahwa settingan Template Cuti sudah sesuai. Hal yang dapat dicek kembali:

• Waktu pemberian hak cuti pertama
• Waktu pemberian hak cuti selanjutnya
• Karyawan baru dapat mengajukan cuti setelah [#] bulan sejak waktu pemberian hak cuti
• Tanggal Kadaluarsa Saldo Cuti pertama & berikutnya harus sama
• Prorata Saldo Cuti Karyawan Baru

Anda bisa mengunjungi halaman Template Cuti. Lalu pilih template cuti yang Anda gunakan. Panduan penggunaan template cuti dapat diakses di halaman berikut.

Perusahaan saya tidak menggunakan Template Cuti. Apakah terdampak?

Bagi Anda yang biasanya langsung mengubah saldo cuti karyawan lewat fitur Massive Update Leave Balance (excel), Anda tidak akan terdampak selama akun CATAPA perusahaan Anda tidak setting Template Cuti. Pastikan Template Cuti tidak ada / bila ada, di set agar tidak apply untuk karyawan manapun.

Bila ada yang ingin ditanyakan, Anda dapat menghubungi email support@catapa.com, atau hotline 150150, ataupun juga live chat pada jam operasional 09.00 - 18.00 WIB.