Setup Leave Template untuk Karyawan Perusahaan

Leave Template atau yang biasa disebut Template Cuti adalah salah satu fitur di CATAPA yang bisa Anda setting untuk mengatur saldo cuti karyawan. 

Dengan adanya setup ini, pengaturan jatah cuti yang diperoleh karyawan bisa dilakukan secara otomatis. Anda tidak perlu repot-repot untuk mengatur saldo cuti yang didapatkan karyawan di setiap awal pemberian saldo cuti tahunan. 

Berikut adalah langkah yang harus dilakukan untuk membuat Template Cuti (Leave Template) pada CATAPA:

1. Pilih modul Time Management > Setup > Leave > Leave Template > Add.

2. Pertama-tama berikan nama untuk Template Cuti yang ingin dibuat.

3. Kemudian pengisian Template Cuti dilanjutkan ke bagian Saldo Cuti (Leave Balance)

• Silakan isi standar saldo yang diberikan kepada karyawan per tahunnya.
• Ada tabel untuk pengisian bonus saldo cuti. Anda dapat melihat panduannya pada halaman berikut: “Bonus Saldo Cuti”

4. Selanjutnya lakukan pengisian untuk pengaturan Hak Cuti Pertama (First Leave Entitlement)

• Pertama-tama silakan Anda pilih kapan pemberian saldo cuti pertama. Terdapat 6 pilihan sebagai berikut

1. Start date of current year
2. Diberikan di tanggal awal karyawan bekerja pada tahun yang sama
3. (Contoh: Karyawan masuk 14 Februari 2022. Saldo cuti akan diberikan/berlaku tepat tanggal 14 Februari 2022)
4. Start date of next year
5. Diberikan di tanggal awal karyawan bekerja pada tahun berikutnya
6. (Contoh: Karyawan masuk 10 Januari 2022. Saldo cuti akan diberikan/berlaku mulai tanggal 14 Februari 2023)
7. Start month of next year
8. Diberikan di bulan awal karyawan bekerja pada tahun berikutnya
9. (Contoh: Karyawan masuk 10 Januari 2022. Saldo cuti akan diberikan/berlaku mulai tanggal 1 Februari 2023)
10. Permanent date of current year
11. Diberikan di tanggal karyawan tersebut menjadi karyawan dengan status permanen pada tahun yang sama
12. (Contoh: Karyawan masuk 14 Februari 2022. Lalu karyawan menjadi karyawan permanen tanggal 14 Mei 2022. Saldo cuti akan diberikan/berlaku mulai tanggal 14 Mei 2022)
13. Permanent date of next year
14. Diberikan di tanggal karyawan tersebut menjadi karyawan dengan status permanen pada tahun berikutnya
15. (Contoh: Karyawan masuk 14 Februari 2022. Lalu karyawan menjadi karyawan permanen tanggal 14 Mei 2022. Saldo cuti akan diberikan/berlaku mulai tanggal 14 Mei 2023)
16. Next year on specific date
17. Diberikan di tahun berikutnya pada tanggal & bulan spesifik
18. (Contoh: Karyawan masuk 14 Februari 2022. Saldo cuti pertama ingin diberikan tanggal 1 Januari. Maka saldo cuti untuk karyawan tersebut akan diberikan/mulai berlaku tanggal 1 Januari 2023)

• Silakan pilih frekuensi pemberian saldo cuti pertama

1. Tahunan (Yearly) : Saldo cuti langsung diberikan sepenuhnya (full) tiap awal tahun
2. Bulanan (Monthly) : Saldo cuti diberikan secara berangsur (incremental) tiap bulannya

• Berikutnya atur kapan karyawan boleh menggunakan saldo cutinya
• Pengaturan ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang mempunya aturan karyawan probation selama [#] bulan terlebih dahulu barulah ia bisa menggunakan saldo cuti.
• Contoh kasus:
• Sebuah perusahaan menerapkan aturan karyawan akan memasuki masa probation saat pertama masuk selama 3 bulan. 3 bulan pertama tersebut, karyawan belum boleh mengajukan cuti, akan tetapi ia sudah mendapatkan saldonya semenjak masuk.
• Maka pengaturan ini bisa diisi angka 3 agar karyawan baru bisa menggunakan cutinya 3 bulan setelah masuk (awal pemberian saldo cuti)
• Atur juga kapan saldo cuti boleh hangus/kadaluarsa

1. Berdasarkan tanggal spesifik & tahun
2. Saldo cuti kadaluarsa pada tanggal spesifik di tahun tertentu
3. (Contoh: saldo cuti kadaluarsa tiap tanggal 31 Desember. Pengaturannya adalah memilih tanggal 31 Desember & 0 tahun. Artinya adalah saldo cuti akan kadaluarsa tiap 31 Desember di tahun yang sama)
4. Berdasarkan durasi (bulan)
5. Saldo cuti kadaluarsa [#] bulan dari awal pemberian saldo
6. (Contoh: saldo cuti kadaluarsa 12 bulan setelah diberikan. Anda tinggal mengisi 12 bulan pada pengaturannya)

5. Setelahnya Anda juga perlu mengisi pengaturan Hak Cuti Selanjutnya (Next Leave Entitlement)

Pengaturan ini adalah pengaturan untuk pemberian saldo cuti setelah tahun pertama tersebut. Biasanya pemberian saldo cuti untuk berikut-berikutnya tidak berubah sehingga prosesnya bisa diulang lewat 1 pengaturan saja. Konfigurasi juga mirip dengan pemberian hak cuti pertama.

• Atur kapan pemberian saldo cuti berikutnya. Terdapat 3 pilihan

1. Setiap tanggal masuk/tanggal hari jadi karyawan (anniversary date)
2. Contoh: Karyawan pertama masuk 14 Februari 2022. Saldo cuti berikutnya akan diberikan tiap 14 Februari untuk tahun-tahun selanjutnya
3. Setiap awal bulan/bulan hari jadi karyawan (anniversary month)
4. Contoh: Karyawan pertama masuk 14 Februari 2022. Saldo cuti berikutnya akan diberikan tiap 1 Februari untuk tahun-tahun selanjutnya
5. Setiap tanggal tertentu (specific date)
6. Contoh: Karyawan pertama masuk 14 Februari 2022. Saldo cuti berikutnya ingin diberikan tiap 1 Januari untuk tahun-tahun selanjutnya

• Pilih frekuensi pemberian saldo cuti berikutnya (Yearly/Monthly)
• Isi kapan karyawan boleh menggunakan saldo cutinya (bulan)
• Isi kapan saldo cuti berikutnya hangus/kadaluarsa (tanggal spesifik/durasi)

6. Pilih konfigurasi prorata pemberian saldo cuti untuk karyawan baru. Terdapat 3 pilihan

• On first leave entitlement: Saldo cuti akan di prorata sesuai dengan pertama kalinya saldo diberikan (tahun pertama)
• On second leave entitlement: Saldo cuti akan di prorata sesuai dengan pemberian saldo kedua (tahun ke-2)
• No proration: Saldo cuti tidak di prorata

Contoh kasus untuk prorata ini seperti berikut.

• Ada karyawan masuk tanggal 14 Februari 2022. 
• Perusahaan menetapkan saldo cuti bagi karyawannya sebanyak 12 tiap tahun
• Karyawan langsung diberikan saldo saat pertama masuk & bisa langsung digunakan
• Pemberian saldo cuti di perusahaan setiap 1 Januari & kadaluarsa tiap 31 Desember

Dari kasus tersebut, berikut hasilnya jika menggunakan pilihan prorata

• Prorata di tahun pertama
• Karena karyawan masuk tanggal 14 Februari 2022, maka selama setahun, ia hanya bisa memiliki 11 saldo saja. Perhitungannya menjadi 11/12*12 = 11 saldo. 11 saldo akan berlaku langsung di tahun 2022
• Prorata di tahun kedua
• Perhitungan sama yaitu 11/12*12 = 11 saldo. Namun, 11 saldo akan berlaku mulai tahun 2023. Sehingga saldo 2022 karyawan ini tetap 12, tetapi saldo 2023 akan total 11
• Tidak prorata
• Tidak dilakukan prorata sehingga saldo 2022 maupun 2023 akan tetap bernilai 12

7. Tambahkan member/anggota untuk Template Cuti ini. Anda dapat memilih member berdasarkan organisasi, tingkat jabatan, nama jabatan, lokasi, dan tipe kepegawaian.

8. Setelah selesai, Simpan (Save) setelah selesai melakukan konfigurasi.

Contoh Kasus

Untuk lebih memahami penggunaan Template Cuti, yuk simak kasus berikut ini.

Kasus 1

• Sebuah perusahaan memberikan saldo cuti sebanyak 12 setiap tahunnya
• Saldo cuti diberikan tiap bulan
• Pemberian saldo selalu setiap awal tahun & selalu kadaluarsa pada tanggal 30 Juni tahun selanjutnya (masa cuti berlaku 18 bulan)
• Setiap karyawan diberikan saldo cuti langsung saat masuk
• Untuk karyawan baru, mereka harus menjalani probation terlebih dahulu selama 3 bulan & tidak boleh mengajukan cuti
• Setiap karyawan juga diperhitungkan prorata saat pertama masuk
• Karyawan yang sudah 10 tahun bekerja, diberikan tambahan saldo cuti sebanyak 3 dan saldo akan berlaku seterusnya
• Pengaturan template cuti berlaku untuk semua jenis karyawan

Kasus 1 bisa dikonfigurasi sebagai berikut

1. Bagian Saldo Cuti
2. Isi 12 pada saldo per tahun
3. Konfigurasikan bonus sebanyak 3 buah pada tahun bekerja 10 tahun
4. Bagian Hak Cuti Pertama
5. First Leave Entitlement pilih Start date of current year
6. Accrual pilih Monthly
7. New employee can request leave, pilih 3 bulan
8. Kadaluarsa pilih specific date 30 Jun & pilih 1 year untuk memilih tahun berikutnya & bukan di tahun berjalan
9. Bagian Hak Cuti Selanjutnya
10. Next Leave Entitlement pilih specific date 1 January
11. Accrual pilih Monthly
12. Employee can request leave, isi dengan 0 bulan
13. Kadaluarsa pilih specific date 30 Jun & 1 year
14. Prorata
15. Pilih On first leave entitlement
16. Member
17. Silakan centang semua pilihan

Bagaimana jika saya mau agar saldo yang diberikan tiap tahunnya berbeda antar karyawan sesuai jabatan/posisinya?

Anda bisa menggunakan konfigurasi member. Untuk membedakan antara organisasi yang satu dengan organisasi lainnya, Anda bisa membuat dua (2) Template Cuti yang terpisah.