Setup Persetujuan Otomatis untuk Saldo Cuti Karyawan
Kini CATAPA menyediakan mekanisme baru untuk otomatis menyetujui saldo cuti karyawan yang masih menunggu persetujuan (berwarna kuning) di halaman Saldo Cuti > Pengajuan Saldo (Leave Balance > Balance Request).
Bagaimana cara mengaktifkan fitur ini?
Bagi Anda (HR) yang ingin lebih praktis, Anda dapat mengaktifkan fitur berikut ini agar saldo cuti yang masih menunggu persetujuan bisa disetujui secara otomatis. Fitur persetujuan otomatis untuk saldo cuti dapat ditemukan di menu Pengaturan awal. Simak langkah berikut.
1. Silakan menuju halaman Pengaturan > Aturan (Setup > Policy).
2. Scroll halaman Anda dan temukan Aturan Cuti (Leave Policy).
3. Lihat pengaturan paling bawah yaitu Otomatis setujui saldo cuti yang dihasilkan dari Template Cuti (Automatically approve leave balance generated from Leave Template).
4. Anda dapat mengaktifkan pengaturan ini. Jika Anda memilih Ya/Yes, maka semua saldo cuti yang masih menunggu persetujuan akan disetujui secara otomatis.
Bagaimana mekanisme fitur ini?
Fitur ini akan otomatis menyetujui setiap saldo karyawan yang masih menunggu persetujuan. Akan ada pengecekan setiap 10 menit sekali. Saat Anda mengaktifkan fitur ini, akan ada tanda bahwa fitur ini aktif sebagai berikut.
Saldo yang telah disetujui secara otomatis akan langsung masuk ke halaman Saldo Aktif (Active Balance).
Bagaimana dengan perusahaan saya yang tidak ingin ada mekanisme persetujuan otomatis pada saldo cuti?
Kami memahami kebutuhan perusahaan Anda, maka dari itu fitur ini secara default di set tidak aktif. Dengan begitu Anda tidak perlu khawatir dengan perubahan ini.
Anda tetap dapat melihat saldo-saldo cuti karyawan yang masih menunggu persetujuan & Anda masih bisa memeriksa kembali saldo tersebut sebelum saldo disetujui & aktif.
Kapan saja saldo cuti karyawan masih membutuhkan persetujuan?
Beberapa hal berikut ini akan membuat saldo cuti karyawan membutuhkan persetujuan tambahan dari HR/admin. Tujuannya adalah untuk memberikan kesempatan pengecekan kembali sebelum saldo cuti karyawan benar-benar aktif.
- Karyawan baru yang masuk di tahun berjalan dan perusahaan menggunakan template cuti.
- Proses generate cuti tahun selanjutnya yang dilakukan setiap akhir tahun (tiap 31 Desember pukul 23.59 WIB).
- Karyawan yang dinaikan/diturunkan jabatannya dan disaat yang bersamaan, perusahaan memiliki template cuti yang berbeda untuk jabatan tersebut.
- Ada saldo cuti karyawan yang “Tidak dapat disetujui”/”Unapprovable” yang kemudian diperbaiki sehingga statusnya kembali menjadi “Menunggu Persetujuan”/”Waiting for Approval”.
Dapatkah saya melihat saldo mana saja yang disetujui secara otomatis?
Ya, bisa. Anda dapat berpindah ke halaman Log Perubahan Saldo Cuti (Leave Balance Changes Log). Anda dapat melihat saldo-saldo karyawan yang disetujui secara otomatis melalui kolom Diperbaharui oleh (Updated by) dengan mencari nama system. Anda juga dapat menggunakan filter di bagian kanan atas.
