Pengaturan Manajemen Waktu
Pengaturan Policy Manajemen Waktu
Dipublikasi 31-08-2019 (diperbarui 30-08-2022)
- Aturan Manajemen Waktu (Time Management Policy)
- Working Days : Digunakan untuk menentukan working days yang akan digunakan pada menu Payroll CATAPA Basic. Default working days adalah hari Senin sampai Jumat.
- Aturan Absensi (Attendance Policy):
- Data absensi dikunci ketika gaji pada bulan tersebut sudah diproses:
- Digunakan untuk mencegah user mengganti data di attendance entry setelah payroll diproses
- Metode absensi
- Metode simpan absensi yang berlaku di CATAPA untuk data mesin absensi dan pencatatan waktu melalui ESS adalah: Pertama Masuk dan Terakhir Keluar. Hanya 2 dari seluruh data mesin absensi atau pencatatan waktu yang akan dipakai untuk jam masuk dan jam keluar absensi.
- Toleransi absensi
- Batas waktu yang digunakan untuk sistem memproses data kehadiran yang bersumber dari mesin absensi atau pencatatan waktu via ESS, diluar dari batas toleransi maka data akan diabaikan.
- Contoh:
- Jadwal karyawan 08:00 - 17:00, dengan toleransi jam masuk dan jam pulang masing-masing 2 jam. Maka data paling awal yang dapat dianggap data kehadiran di tanggal tersebut adalah pukul 06:00, sementara untuk jam pulang adalah pukul 19:00.
- Pastikan toleransi telah memperhitungkan durasi lembur paling lama di perusahaan Anda.
- Pastikan toleransi tidak akan bertabrakan dengan shift dan toleransi selanjutnya. Jika terdapat periode yang bertabrakan, maka data mesin absensi tidak dapat diproses.
- Contoh:
- Jadwal karyawan 08:00 - 17:00, dengan toleransi jam masuk dan jam pulang masing-masing 8 jam
- Toleransi jam masuk paling awal: pukul 00:00
- Toleransi jam pulang paling akhir: 01:00
- Periode yang bertabrakan:
- 00:00 hingga 01:00
- Anda dapat memperbaiki dengan mengurangi toleransi jam masuk atau jam pulang.
- Tipe absensi yang dapat digantikan
- Silakan mengacu ke artikel Pengaturan untuk Mengganti Data Absensi yang Sudah Ada di CATAPA.
- Pengaturan Lembur (Overtime Policy)
- Keterlambatan mengurangi jam lembur : Jika pada hari yang sama karyawan datang terlambat tapi juga mengajukan lembur, kita dapat membuat waktu lembur yang diperhitungkan dikurangi dulu dari durasi keterlambatan.
- Dasar perhitungan jam lembur
- Silakan mengacu ke artikel Dasar Perhitungan Durasi Lembur (Tunjangan Lembur)
- Slot waktu pencatatan lembur
- Silakan mengacu ke artikel Slot Waktu Pengajuan Lembur CATAPA
- Karyawan dapat mengajukan cuti pengganti sebagai tipe pembayaran
- Anda dapat menentukan apakah karyawan dapat mengajukan lembur yang digantikan dengan cuti pengganti (tidak dibayarkan dengan uang)
- Leave Policy
- Employee works for one month
- is start date <= 15: berdasarkan contoh jika karyawan masuk di bawah sampai tanggal 15 maka prorate jatah cuti dianggap sudah berkerja 1 bulan
- last working date >= 20: berdasarkan contoh jika karyawan resign dari tanggal 20 ke atas maka prorate jatah cuti dianggap sudah berkerja 1 bulan dan berhubungan dengan berapa jumlah cuti yang bisa diuangkan pada menu leave payout
- Menentukan apakah: Saldo cuti akan bersifat prorata ketika template cuti karyawan berubah di tengah periode pemberian cuti (Leave balance will be prorated when employee's leave template changes in the middle of leave entitlement period)
- Ketika terdapat hari-hari libur yang mengurangi saldo cuti dan saldo cuti karyawan adalah 0, sistem akan secara otomatis (When there are holidays that deduct leave balance and employee's leave balance is 0, system will automatically):
- Deduct employee's leave balance from next leave entitlement: Jika memilih option ini maka akan menjadi hutang cuti pada tahun ini dan jatah cuti tahun depan akan ditambahkan pada bagian debt yang akan mengurangi jatah cuti yang bisa diambil.
- Consider attendance status of employee as: Jika tidak ingin memotong jatah cuti karyawannya bisa dipilih attendance status sebagai "Hadir" atau "Cuti Potong Gaji" sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Menentukan Default status absensi jika ada cuti yang tidak sehari penuh (Default attendance status if there is non full day leave). Tergantung pada kebijakan perusahaan, jika ada cuti non full day (biasanya dianggap sebagai hadir), berpengaruh jika ada komponen gaji yang berdasarkan kehadiran seperti tunjangan harian. Perusahaan juga bisa membuat status kehadiran tersendiri jika ada karyawan yang mengajukan cuti non full day pada menu Time Management - Setup - Attendance Status.
- Approval Policy
- Workflow type
- Tidak Sekuensial (Non-sequential): Urutan dari step - step yang sudah diatur akan dihiraukan, contoh jika ada Supervisor dan HRD untuk menyetujui sebuah pengajuan maka bisa saja Supervisor menjadi orang terakhir yang approved.
- Sequential
- Enable Auto-Advanced: Step will be automatically Approved / Rejected after x days since Entry Date: Jika tidak ada yang approval yang diberikan dari masing - masing Step, kita bisa melakukan setting untuk default action yang akan dilakukan (Approved / Rejected) setelah x hari pengisian pengajuan.
- Automatic Approval System Setting
- Enable automatic approval system: Entry will be automatically Approved / Rejected after x days since Entry Date / Proposed Date: Jika ingin dilakukan Approved / Rejected dari sebuah pengajuan secara otomatis dan bisa memilih berdasarkan Entry date / Proposed Date.
Sumber