Konfigurasi Lewati Persetujuan untuk Perubahan Data Karyawan
Fitur Lewati Persetujuan memungkinkan admin untuk langsung menyimpan perubahan data karyawan tanpa harus melalui proses persetujuan. Ini berguna bagi perusahaan yang memberikan kepercayaan penuh kepada admin HR untuk memperbarui data secara langsung, tanpa perlu menyetujui tindakan mereka sendiri. Anda bisa mengelola pengaturannya langsung dari halaman pengaturan di aplikasi CATAPA.
Apa Saja yang Termasuk?
Fitur Lewati Persetujuan berlaku untuk berbagai jenis perubahan data karyawan, seperti:
- Informasi pribadi: data diri, kontak, pendidikan, pengalaman kerja, kartu identitas, dan keluarga
- Informasi ketenagakerjaan: data kepegawaian, penugasan tambahan, supervisor, BPJS, pajak, metode pembayaran, dan inventaris
- Foto profil dan informasi tambahan lainnya
Perlu diperhatikan:
Perubahan yang dilakukan oleh karyawan melalui aplikasi ESS tetap memerlukan persetujuan, meskipun pengaturan Lewati Persetujuan diaktifkan.
Cara Mengaktifkan atau Menonaktifkan
- Masuk ke menu Organisasi > Pengaturan > Karyawan > Kebijakan
- Cari bagian Lewati Persetujuan untuk Perubahan Data Karyawan
- Aktifkan atau nonaktifkan pengaturan sesuai kebutuhan dengan menggeser tombol
- Tooltip tersedia untuk membantu menjelaskan efek dari pengaturan ini
- Hanya admin yang memiliki hak akses edit yang bisa mengubah pengaturan ini
Saat pengaturan aktif, semua perubahan yang dilakukan akan langsung diterapkan tanpa perlu dikirim untuk persetujuan.
Apa yang Terjadi pada Perubahan yang Sudah Menunggu Persetujuan?
Jika ada perubahan data karyawan yang sudah dikirim untuk disetujui sebelum Anda mengubah pengaturan ini, maka:
- Data tersebut tidak akan otomatis disetujui
- Anda tetap perlu menyetujui perubahan tersebut secara manual
Riwayat Perubahan
Setiap perubahan pada pengaturan Lewati Persetujuan akan dicatat dalam sistem log untuk keperluan audit dan pelacakan.
Pengaturan Batas Waktu Persetujuan (Approval Period)
Selain pengaturan Lewati Persetujuan, CATAPA juga menyediakan opsi untuk menonaktifkan batas waktu persetujuan. Batas waktu ini sebelumnya mengharuskan pengguna menunggu sejumlah hari sebelum bisa menyetujui perubahan berdasarkan tanggal efektif.
Sekarang Anda dapat memilih:
- Untuk menonaktifkan batas waktu ini sepenuhnya
- Atau tetap menggunakannya jika diperlukan
Kapan Sebaiknya Mengaktifkan Pengaturan Ini?
Pengaturan ini sangat cocok digunakan jika:
- Admin Anda dipercaya untuk melakukan perubahan data langsung tanpa proses persetujuan tambahan
- Perusahaan ingin mempercepat proses administrasi
- Tidak ada kebutuhan pengawasan berlapis dalam perubahan data karyawan
Hal yang Perlu Diperhatikan
- Pengaturan ini hanya berlaku untuk perubahan data karyawan melalui aplikasi admin, bukan ESS
- Aktif/nonaktifnya pengaturan ini tidak memengaruhi proses approval lainnya seperti cuti, terminasi, atau salary decree
- Pengaturan ini bisa diubah kapan saja sesuai kebijakan perusahaan Anda