Daftar Bawahan (Subordinate List) & Pengaturan Akses Data Bawahan

Ringkasan

Fitur Daftar Bawahan pada modul Employee Management memungkinkan manajer/supervisor untuk melihat dan mengelola data bawahan mereka. Supervisor yang diberi otorisasi kini dapat melihat tidak hanya data bawahan langsung (direct subordinates), tetapi juga data seluruh bawahan tidak langsung (indirect subordinates) hingga 10 tingkat ke bawah dalam struktur organisasi.

Apa yang Dapat Dilakukan di Halaman Daftar Bawahan?

1. Melihat Daftar Bawahan

Buka modul Employee Management, lalu pilih tab Subordinate List. Di halaman ini, Anda akan melihat daftar karyawan yang menjadi bawahan Anda, lengkap dengan nama, jabatan, dan organisasinya.

2. Mencari Karyawan

Gunakan kolom "Search employee name" di bagian atas daftar untuk menemukan bawahan tertentu dengan cepat. Cukup ketikkan nama karyawan, dan daftar akan otomatis terfilter sesuai kata kunci yang dimasukkan.

Selain itu, bawahan juga dapat difilter menggunakan atribut kepegawaian yang melekat pada bawahan.

3. Beralih Tampilan: Bawahan Langsung atau Seluruh Bawahan

Jika Anda memiliki akses khusus (Special Access), Anda dapat beralih antara dua tampilan:

• Direct Subordinates Only — Hanya menampilkan bawahan langsung Anda.
• All Subordinates — Menampilkan seluruh bawahan, termasuk bawahan tidak langsung hingga 10 tingkat ke bawah.

Catatan: Dropdown untuk memilih tampilan ini hanya muncul jika akun Anda telah diberikan akses oleh Admin sesuai kebijakan perusahaan.

4. Melihat Detail Bawahan

Klik nama bawahan pada daftar untuk membuka halaman Subordinate Detail. Di halaman ini, Anda dapat meninjau informasi berikut:

• Hiring Data — Data rekrutmen karyawan.
• Contact Data — Informasi kontak seperti User Email, Work Email, Personal Email, Mobile Phone Number, dan LinkedIn.
• Personal Data — Data pribadi karyawan.
• Employment Data — Data kepegawaian seperti organisasi, jabatan, lokasi, dan tipe karyawan.

Cara Mengkonfigurasi Akses Supervisor ke Data Bawahan (Untuk Admin)

Pengaturan ini dilakukan oleh Admin melalui panel Setup > General Configuration > ESS Configuration > Policy.

Langkah-Langkah Konfigurasi

1. Buka Halaman Pengaturan

Masuk ke Admin Panel/Panel Administrasi → Setup/Pengaturan → navigasi kan ke bagian Employee Management/Manajemen Karyawan → temukan pengaturan Supervisor Access to Subordinate Data.

2. Pilih Kebijakan Dasar (Base Policy)

Tentukan kebijakan akses utama:

• Direct Subordinates Only — Secara default, semua karyawan hanya dapat mengakses data bawahan langsung mereka.
• Direct & Indirect Subordinates — Semua karyawan dapat mengakses data bawahan langsung dan seluruh bawahan tidak langsung (hingga 10 tingkat ke bawah).

3. Aktifkan Akses Khusus (Allow Special Access) — Opsional

Jika Anda memilih Direct Subordinates Only sebagai kebijakan dasar tetapi ingin memberikan akses lebih luas kepada supervisor tertentu:

1. Aktifkan toggle Allow Special Access menjadi Yes.
2. Pilih metode penentuan penerima akses pada bagian Select by:

a. Berdasarkan Grup Tertentu (Specific Group(s))

Tentukan kriteria grup berdasarkan:

• Organization (termasuk Company)
• Job Level
• Job Title
• Location
• Employment Type

Karyawan yang memenuhi kriteria grup tersebut akan dapat mengakses data bawahan langsung dan seluruh bawahan tidak langsung hingga 10 tingkat ke bawah. Karyawan lainnya tetap hanya bisa mengakses bawahan langsung.

b. Berdasarkan Karyawan Tertentu (Specific Employee(s))

Pilih satu atau lebih karyawan secara spesifik pada kolom Employee. Karyawan yang dipilih akan mendapatkan akses ke bawahan langsung dan tidak langsung, sementara karyawan lainnya tetap hanya dapat mengakses bawahan langsung.

FAQ

Q: Saya seorang manajer, tetapi tidak melihat opsi untuk menampilkan seluruh bawahan. Mengapa? 

A: Opsi tersebut hanya muncul jika Admin perusahaan Anda telah mengaktifkan Allow Special Access dan memasukkan Anda ke dalam daftar penerima akses (baik melalui grup maupun individu). Hubungi HR Admin Anda untuk informasi lebih lanjut.

Q: Berapa level kedalaman bawahan yang dapat saya lihat? 

A: Saat ini, kedalaman akses dibatasi hingga maksimal 10 tingkat di bawah posisi Anda dalam struktur organisasi.

Q: Apakah saya bisa melihat data karyawan di luar hierarki saya? 

A: Tidak. Sistem memastikan bahwa semua data yang ditampilkan hanya mencakup karyawan yang berada dalam garis hierarki pelaporan Anda. Anda tidak dapat mengakses data karyawan di luar cakupan tersebut.

Q: Bagaimana jika pencarian tidak menemukan bawahan? 

A: Sistem akan menampilkan tampilan kosong (empty state) tanpa pesan error. Pastikan ejaan nama atau data pencarian Anda sudah benar.