Cara Proses Leave Payout (Pembayaran Cuti)

Proses leave payout atau pembayaran cuti di CATAPA dapat diberikan pada karyawan yang masih aktif ataupun karyawan yang telah diberhentikan.

Pembayaran cuti karyawan yang telah diberhentikan

Jika perusahaan Anda menerapkan sistem cuti yang boleh diuangkan ketika karyawan berhenti. Maka, cara untuk memproses sisa cuti yang dimiliki menjadi suatu bentuk nominal, ialah:

1. Anda masuk ke modul Time Management > Process > Leave Payout (modul Manajemen Waktu > Proses > Pembayaran Cuti).
2. Masuk kedalam menu Terminated Employee (Karyawan yang diberhentikan) pada tab Unprocessed (Belum Diproses):
3. Sesuaikan pilihan Last Working Date (Tanggal Terakhir Bekerja),
4. Pilih Process All Data (Proses Semua Data), atau
5. Anda juga bisa memilih berdasarkan nama karyawan yang ingin diproses terlebih dahulu dengan cara select/pilih dibagian kotak sebelah kiri nama karyawan yang bersangkutan, lalu Process Selected Data (Proses Data yang dipilih).
6. Masuk kedalam menu Terminated Employee (Karyawan yang diberhentikan) pada tab Processed (Telah Diproses), untuk mengetahui nominal angka yang akan dibayarkan oleh perusahaan ke karyawan yang akan berhenti tersebut.
7. Nominal pembayan cuti akan masuk ke dalam penggajian bulanan/mingguan sesuai dengan tanggal termination/pemberhentian karyawan.
8. Contoh cutoff penggajian Januari dari tanggal 1 Januari - 31 Januari. Karyawan diberhentikan tanggal 27 Januari, maka nominal pembayaran cuti akan masuk ke penggajian Januari.
9. Contoh cutoff penggajian Januari dari tanggal 20 Desember - 19 Januari & cutoff penggajian Februari 20 Januari - 19 Februari. Karyawan diberhentikan tanggal 27 Januari, nominal pembayaran cuti akan masuk ke penggajian Februari.

Pembayaran cuti karyawan yang telah diberhentikan akan diprorata sesuai dengan tanggal keluarnya. Contoh, dalam setahun karyawan mendapatkan 12 jatah cuti, karyawan sudah menggunakan saldo cuti sebanyak 3 dan resign pada bulan Juli. Maka pembayaran cuti yang didapatkan oleh karyawan adalah sebanyak 4 saldo dengan ketentuan sebagai berikut:

• Karyawan berhak mendapatkan 7 saldo (karena resign pada bulan ke 7 dari total 12 bulan).
• Saldo tersebut dikurangi dengan saldo cuti yang telah terpakai sebanyak 3 buah.

Catatan:

1. Pastikan karyawan yang akan berhenti tersebut sudah diinput Termination Data (Data Pemberhentian) dan sudah disetujui.
2. Pastikan Reguler Salary Process (Proses Gaji Reguler) dalam keadaan Unprocessed (Belum diproses).
3. Pastikan pada Leave Payout Formula (Formula Pembayaran Cuti) sudah disetting terlebih dahulu.

Pembayaran cuti karyawan yang masih aktif

Jika perusahaan Anda menerapkan sistem cuti yang boleh diuangkan ketika karyawan masih aktif bekerja. Maka, cara untuk memproses sisa cuti yang dimiliki menjadi suatu bentuk nominal, ialah:

1. Anda masuk ke modul Time Management > Process > Leave Payout (modul Manajemen Waktu > Proses > Pembayaran Cuti).
2. Masuk kedalam menu Active Employee (Karyawan aktif) pada tab Unprocessed (Belum Diproses):
3. a. Sesuaikan pilihan Entitlement Year (Tahun Pemberian),
4. b. Pilih Process All Data (Proses Semua Data), atau
5. i. Anda juga bisa memilih berdasarkan nama karyawan yang ingin diproses terlebih dahulu dengan cara select/pilih dibagian kotak sebelah kiri nama karyawan yang bersangkutan, lalu Process Selected Data (Proses Data yang dipilih).
6. Masuk kedalam menu Active Employee (Karyawan aktif) pada tab Processed (Telah Diproses), untuk mengetahui nominal angka yang akan dibayarkan oleh perusahaan ke karyawan yang akan berhenti tersebut.
7. Nominal pembayan cuti akan masuk ke dalam penggajian bulanan/mingguan sesuai dengan hari dimana Pembayaran Cuti Karyawan Aktif diproses.
8. Contoh cutoff penggajian Januari dari tanggal 1 Januari - 31 Januari. Hari ini tanggal 27 Januari, saat memproses Pembayaran Cuti Karyawan Aktif, maka karena masih masuk dalam periode cutoff penggajian, nominal pembayaran cuti akan masuk ke penggajian Januari.
9. Contoh cutoff penggajian Januari dari tanggal 20 Desember - 19 Januari. Hari ini tanggal 27 Januari, saat memproses Pembayaran Cuti Karyawan Aktif, maka karena sudah lewat periode cutoff penggajian, nominal pembayaran cuti akan masuk ke penggajian Februari.

Pembayaran cuti karyawan yang aktif akan diberikan full berdasarkan saldo cutinya. Contoh, dalam setahun karyawan mendapatkan 12 jatah cuti, karyawan sudah menggunakan saldo cuti sebanyak 3. Maka pembayaran cuti yang didapatkan oleh karyawan adalah sebanyak 9 saldo dengan ketentuan sebagai berikut:

• Karyawan berhak mendapatkan 12 saldo, meskipun proses dilakukan di tengah tahun berjalan.
• Saldo tersebut dikurangi dengan saldo cuti yang telah terpakai sebanyak 3 buah.

Catatan:

1. Pastikan Reguler Salary Process (Proses Gaji Reguler) dalam keadaan Unprocessed (Belum diproses).
2. Pastikan pada Leave Payout Formula (Formula Pembayaran Cuti) sudah disetting terlebih dahulu.

Pembayaran Cuti yang Gagal

Jika proses pembayaran cuti yang Anda lakukan gagal, Anda dapat melihat penyebab kegagalan proses pada tombol berikut ini.

Silakan tekan tombol yang diberi kotak merah. Akan terbuka penjelasan mengapa proses pembayaran cuti gagal sebagai berikut.

Beberapa penyebab kegagalan yang dapat terjadi & cara menyelesaikannya sebagai berikut.

1. Karyawan ini tidak memiliki SK Gaji yang efektif (This employee does not have an effective Salary Decree)
2. Salah 1 syarat memproses pembayaran cuti adalah karyawan perlu memiliki SK Gaji yang aktif.
3. Silakan atur SK Gaji karyawan terlebih dahulu dengan item gaji Add-On yang bersesuaian untuk memproses pembayaran cuti. SK Gaji dapat diatur pada halaman Salary Changes.
4. Tidak ditemukan formula pembayaran saldo cuti (No leave payout formula found)
5. Formula pembayaran cuti juga perlu diatur terlebih dahulu pada halaman berikut: Leave Payout Formula.
6. Karyawan ini memiliki saldo cuti tahun berikutnya. Silakan hapus terlebih dahulu (This employee has next year's leave balance. Please delete it first)
7. Khusus untuk pembayaran cuti bagi karyawan yang telah diberhentikan, karyawan tidak bisa memiliki saldo dari tahun yang akan mendatang. Saldo cuti tahun mendatang harus dihapus terlebih dahulu bila ada. Saldo bisa dihapus pada halaman berikut: Leave Balance.
8. Contoh karyawan yang diberhentikan tahun 2022 tentu hanya bisa melakukan pembayaran cuti dari sisa saldo tahun 2022. Saldo 2023 tidak bisa diuangkan karena belum muncul.
9. Pengaturan ini khusus untuk perusahaan yang menggunakan fitur Template Cuti.
10. Tidak dapat memproses/membatalkan pembayaran cuti karena proses penggajian telah diproses (Unable to process/undo leave payout because payroll has been processed)
11. Sebelum melakukan proses pembatalan pembayaran cuti, Proses Gaji harus dibatalkan / di-undo terlebih dahulu. Pembatalan gaji dapat dilakukan pada halaman Regular Salary Process
12. Kesalahan tidak terduga telah terjadi. Silakan hubungi administrator atau tim support CATAPA (An unknown error has occurred. Please contact your Admin or our customer support)
13. Jika Anda mendapati kegagalan ini, silakan kontak tim kami untuk pengecekan lebih lanjut.