Fitur Cuti Lainnya (Other Leave)
Cuti Lainnya (Other Leave) adalah tipe cuti baru yang hadir di CATAPA. Cuti Lainnya berbeda dengan Cuti Tahunan & Cuti Pengganti.
Apa perbedaan Cuti Lainnya dengan Cuti Tahunan & Pengganti?
Cuti Lainnya memiliki saldo yang terpisah dan pengguna bisa membuat beberapa jenis cuti lainnya sekaligus, mirip seperti fitur Ketidakhadiran (Absence).
Lalu apa perbedaannya dengan fitur Ketidakhadiran?
Ketidakhadiran : bisa menambahkan beberapa cuti dengan konsep durasi ketidakhadiran (hari)
Cuti Lainnya : bisa menambahkan beberapa cuti, tetapi konsepnya adalah jatah/saldo (hari), mirip cuti tahunan
Apa saja contoh jenis cuti yang bisa menggunakan Cuti Lainnya?
Dikarenakan fitur Cuti Lainnya khusus menyediakan saldo terpisah dari cuti tahunan, maka sebetulnya bisa jenis cuti apapun. Akan tetapi, beberapa contoh cuti yang bisa menggunakan Cuti Lainnya misalkan Cuti Besar, Cuti Sakit yang menggunakan saldo, dll.
Kegunaan fitur ini untuk apa?
Simplenya, karena fitur ini memiliki saldo yang terpisah dari cuti tahunan, maka fitur ini support untuk kasus perusahaan yang punya banyak jenis cuti tetapi mau memisahkan saldo cutinya dari cuti tahunan. Selain itu Anda juga dapat membuat banyak jenis cuti menggunakan Cuti Lainnya.
Berikut adalah list kegunaannya.
- Support banyak saldo cuti
- Saldo cuti terpisah dari cuti tahunan & pengganti
- User (HR) dapat menambahkan saldo ke karyawan
- User (karyawan) dapat mengajukan Cuti Lainnya lewat ESS
- User (manajer) dapat memberikan persetujuan pengajuan Cuti Lainnya
Apakah saya perlu berpindah fitur dari Ketidakhadiran ke Cuti Lainnya?
Tenang saja, Anda tidak perlu mengganti fitur karena fitur Kehadiran tetap ada dan fungsinya pun tetap berbeda. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, fitur Ketidakhadiran akan cocok untuk tipe cuti yang menggunakan durasi ketidakhadiran. Sedangkan fitur Cuti Lainnya cocok untuk tipe cuti yang menggunakan saldo harian dan terpisah dari cuti tahunan.
Perusahaan saya tidak memiliki banyak tipe cuti. Apa yang harus dilakukan?
Apabila perusahaan Anda tidak memiliki banyak tipe cuti, Anda tidak perlu menggunakan ataupun melakukan setting lanjutan pada fitur Cuti Lainnya.
Konsep fiturnya bagaimana ya?
Fitur Cuti Lainnya menggunakan konsep mirip seperti halaman Status Absensi (Attendance Status). Anda dapat menuju halaman Pengaturan (Setup) > Cuti (Leave) > Status Cuti Lainnya (Other Leave Status).
Jika Anda melihat gambar di atas, maka fitur Cuti Lainnya dapat Anda gunakan dengan cara membuat Status Cuti Lainnya (Other Leave Status) terlebih dahulu. Misalkan Anda membuat status “Cuti Besar”.
Status “Cuti Besar” yang Anda buat ini nantinya bisa memiliki saldonya sendiri. Sehingga, setiap Status yang Anda buat, maka setiap Status tersebut juga punya saldonya sendiri.
Untuk membuat saldonya, Anda dapat menuju halaman Absensi (Attendance) > Saldo Cuti (Leave Balance) > Saldo Cuti Lainnya (Other Leave Balance).
Bagaimana cara setting Saldo Cuti Lainnya dan bagaimana cara penggunaannya?
Sesuai dengan penjelasan sebelumnya, sebelum membuat saldo, Anda perlu membuat Status Cuti Lainnya terlebih dahulu. Berikut langkahnya.
A. Membuat Status Cuti Lainnya
- Ke halaman Pengaturan (Setup) > Cuti (Leave) > Status Cuti Lainnya (Other Leave Status)
- Klik tombol Tambah (Add)
- Masukan Kode, Nama Cuti. hingga Deskripsi yang diinginkan
- Pilih Tampilkan di ESS : Ya
- Klik tombol Simpan
Apabila Status sudah ada, Anda baru bisa menambahkan saldo karyawan ke Status tersebut.
B. Menambahkan Saldo ke Status Cuti Lainnya
- Ke halaman Absensi (Attendance) > Saldo Cuti (Leave Balance) > Saldo Cuti Lainnya (Other Leave Balance)
- Pilih Status Cuti yang telah dibuat pada pilihan ini
- Klik tombol Tambah Saldo (Add Balance)
- Silakan tambahkan karyawan yang Anda ingin tambahkan saldonya
- Pilih tahun pemberian saldo
- Pilih tanggal pemberian saldo
- Pilih tanggal berlaku & kadaluarsa saldo
- Isi total saldo
- Klik tombol Simpan
Saldo pun berhasil ditambahkan ke salah 1 karyawan. Kemudian untuk menggunakan saldo ini, mekanismenya sama seperti biasanya yaitu setiap karyawan yang memiliki saldo cuti lainnya sesuai statusnya dapat melihat saldonya & mengajukan cuti lewat ESS.
C. Melihat Saldo Cuti Lainnya
- Sebagai karyawan, buka ESS dan menuju halaman Pencatatan Waktu (Time Tracking) > Cuti (Leave)
- Di halaman ini, Anda dapat melihat bagian Saldo Cuti Lainnya dari Status yang telah dibuat oleh Admin Anda.
- Silakan klik salah 1 status, contoh Cuti Besar
- Anda akan melihat daftar tahun pemberian saldo cuti tersebut
- Jika Anda klik salah 1, Anda dapat melihat detail penggunaan saldo tersebut
D. Mengajukan Cuti Lainnya
- Sebagai karyawan, buka ESS dan menuju halaman Pencatatan Waktu (Time Tracking) > Cuti (Leave)
- Klik Tambah Entri Cuti (Add Leave Entry)
- Pilih Status Cuti Lainnya
- Pilih saldo yang mau digunakan, contoh Cuti Besar
- Pilih waktu cuti & berikan deskripsi bila perlu
- Simpan
Proses persetujuan Cuti Lainnya juga sama seperti biasanya dengan melalui manajer ataupun supervisor yang sudah memiliki akses ke halaman Manajemen Karyawan (Employee Management)
E. Menyetujui/Menolak Pengajuan Cuti Lainnya
- Sebagai manajer/supervisor, buka ESS dan menuju halaman Manajemen Karyawan (Employee Management) > Persetujuan Absensi (Attendance Approval) > Persetujuan Cuti (Leave Approval)
- Anda akan melihat pengajuan salah 1 status Cuti Lainnya, contoh Cuti Besar yang masuk ke akun Anda
- Silakan lakukan persetujuan dengan memilih pengajuannya lalu tekan tombol Setuju (Approve)
Apakah Fitur Cuti Lainnya dapat disetujui oleh lebih dari 1 step persetujuan?
Ya, fitur Cuti Lainnya tetap bisa disetujui oleh lebih dari 1 step persetujuan. Mekanismenya juga serupa dengan yang biasanya.
Apakah saya bisa melakukan migrasi saldo cuti dengan file excel?
Fitur migrasi belum ada saat ini, tetapi jangan khawatir fitur ini akan hadir nanti, jadi ditunggu ya!
Apakah saya bisa mengunduh laporan saldonya ke file excel?
Fitur laporan belum ada saat ini, tetapi jangan khawatir fitur ini akan hadir nanti, jadi ditunggu ya!