Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal)

Perubahan SK Gaji dapat dilakukan secara massal dengan cara berikut:

1. Buka Menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji).
2. Klik tombol Add (Tambah)
3. Pilih Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal): menambahkan perubahan gaji untuk lebih dari satu karyawan melalui excel

Pelajari lebih lanjut terkait Salary Changes (Perubahan Gaji) pada halaman ini.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan:

1. Pilih Salary Template (Template Gaji) yang ingin ditambahkan secara massal.
2. Klik tombol Download untuk mengunduh file excel template gaji.
3. Isi file excel sesuai dengan petunjuk yang sudah disediakan.
4. Jika sudah selesai mengisi file excel, silahkan upload file excel tersebut pada bagian Upload
5. Pilih file excel yang ingin diunggah.
6. Tekan tombol Upload.
7. Sistem akan menampilkan status unggahan (total data yang sukses dan gagal diupload).
8. Jika data gagal maka akan ditampilkan pada tombol Lihat Hasil

Contoh jika ada data gagal:

Penjelasan File Excel

File Excel yang perlu diisi untuk Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal) terdiri dari 2 (dua) sheets, yaitu Employee Salary dan Salary Change Recurring.

Employee Salary

Berfungsi untuk memasukkan list karyawan yang menggunakan template gaji serta mendefinisikan nominal untuk Salary Item. (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable.

Petunjuk pengisian:

1. Semua kolom yang TIDAK bertanda (Optional) harus diisi.
2. Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
3. Employee Name: diisi dengan nama karyawan (tidak wajib diisi)
4. Salary Decree Number: Jika penomoran masih Manual, diisi dengan nomor SK Gaji yang menjadi nomor SK atas perubahan yang dilakukan. Jika penomoran sudah otomatis, bisa dikosongkan. Pelajari lebih lanjut cara konfigurasi penomoran SK Gaji di halaman ini.
5. Proportional: menentukan perhitungan proporsional jika effective date untuk perubahan yang dilakukan beririsan dengan tanggal cut off
6. Yes berarti akan diberlakukan perhitungan proporsional
7. No berarti tidak diberlakukan perhitungan proporsional
8. Retroactive: menentukan apakah Salary Template untuk karyawan tersebut akan dilakukan proses retroactive
9. Yes berarti akan bisa dilakukan proses retroactive
10. No berarti tidak akan bisa dilakukan proses retroactive
11. Effective Date: diisi dengan tanggal dimana perubahan SK gaji itu dikehendaki/ tanggal berlakunya SK gaji baru.
12. Kolom setelah Effective Date adalah kolom yang berisi Salary Item (Komponen Gaji) bertipe Individual (Individu) dan Editable yang ada pada template yang didownload. Anda dapat mengisi kolom tersebut dengan nominal yang dikehendaki yang diterima oleh masing-masing karyawan.

Salary Change Recurring

Berfungsi untuk menentukan format pengulangan/recurring dari item komponen gaji/salary item yang ada pada masing - masing karyawan.

Makna pada Contoh diatas:

1. Untuk komponen gaji Insentif Pendidikan pada karyawan Andi hanya akan diperoleh setiap 3 periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gajinya. Pengulangan ini akan berakhir pada specified months yaitu Januari 2023, sehingga setelah Januari 2023 tersebut Andi tidak mendapatkan lagi Insentif Pendidikan ini.
2. Untuk komponen gaji Tunjangan Makan pada karyawan Budi hanya akan diperoleh setiap 2 periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gajinya. Pengulangan ini tidak pernah berakhir, sehingga Budi akan selalu mendapatkan Tunjangan Makan ini hingga perubahan lebih lanjut.
3. Untuk komponen gaji Tunjangan Transportasi pada karyawan Toni akan diperoleh setiap periode penggajian dari tanggal efektif perubahan SK Gajinya. Pengulangan ini akan berakhir pada specified times 8 kali, sehingga Budi Toni akan mendapatkan Tunjangan Transportasi ini selama 8 kali periode penggajian.

Petunjuk Pengisian:

1. Semua kolom yang TIDAK bertanda (Optional) harus diisi.
2. Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
3. Employee Name: diisi dengan nama karyawan (tidak wajib diisi)
4. Salary Item Code: diisi dengan kode komponen gaji yang ingin dilakukan pengulangan dan ada pada template gaji yang didownload
5. Salary Item Name: diisi dengan nama komponen gaji yang memiliki Salary Item Code tersebut (tidak wajib diisi)
6. Period Interval (Recurring Every x Period): diisi dengan periode pengulangan. Contoh: jika diisi 2 = berulang setiap 2 periode penggajian
7. Type of Recurrence End Period: di bagi menjadi 3 value
8. Specific Months: berakhir di suatu bulan tertentu. Contoh: jika diisi 02-2022 akan berakhir di Februari 2022.
9. Specific Times: berakhir setelah berapa kali pengulangan. Contoh: jika diisi 3 akan berakhir setelah 3 kali periode penggajian
10. Never: tidak ada periode berakhir dan akan berjalan sesuai dengan interval bulan yang berlaku
11. Recurrence End Period: diisi sesuai dengan jenis Type of Recurrence End Period.
12. Jika Specific months diisi dengan format MM-YYYY
13. Jika Specific Times diisi dengan format angka 
14. Jika Never diisi dengan tanda -.
15. Jika periode pengulangan suatu item komponen gaji sudah berakhir, maka akan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes pada halaman Massive Salary Changes (Perubahan Gaji Massal).

Unapproved Salary Changes (Perubahan Gaji Belum Disetujui)

Terdapat beberapa alasan mengapa SK Gaji yang Anda upload masuk ke dalam bagian ini.

1. Recurring End Period < Effective Date
2. Artinya periode pengulangan dianggap sudah berakhir sebelum tanggal Efektif SK Gaji, sehingga akan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes 
3. Recurring Period Ended (Periode pengulangan sudah berakhir) dan tidak melakukan perubahan konfigurasi ulang di Excel
4. Contoh kasus: Sebelumnya terdapat konfigurasi pengulangan untuk karyawan Andi pada komponen “Tunjangan Makan” yang berakhir di Bulan Januari 2022.
5. Pada Bulan Februari 2022, HR melakukan perubahan nominal “Tunjangan Makan” untuk karyawan Andi, tetapi lupa untuk melakukan konfigurasi pengulangan lagi sehingga periode pengulangan yang tersimpan di CATAPA masih Januari 2022.
6. Setelah melakukan upload, data Andi akan masuk ke Unapproved Salary Changes

Cara untuk mengatasi ini adalah:

1. Mengubah/update periode perulangan komponen gaji pada bagian Unapproved Salary Changes
2. Tekan Save

Jika memang dikehendaki untuk berakhir atau sesuai kondisi bisa mencentang employee yang akan di approve kemudian menekan tombol Approve pada bagian Unapproved Salary Changes dengan catatan nilai item komponen gaji setelah di approve akan menjadi 0.

[PENTING] Jika Anda menemukan error "Kesalahan tidak terduga telah terjadi. Silakan hubungi administrator atau tim support CATAPA" ketika upload massal SK gaji:

1. Pernah dilakukan pengubahan tanggal masuk karyawan, namun tidak melakukan update tanggal efektif kelompok gaji. Cara yang harus dilakukan:
2. Pastikan tanggal efektif (effective date) kelompok gaji sama dengan tanggal mulai (start date) karyawan
3. Tanggal efektif (effective date) SK gaji lebih kecil dari tanggal mulai (start date) karyawan
4. Pastikan tanggal efektif SK gaji sama atau lebih besar dari tanggal mulai karyawan
5. Tanggal efektif data karyawan (employment data effective date) tidak sama dengan tanggal efektif SK gaji
6. Pastikan tanggal efektif data karyawan sama atau lebih kecil dengan tanggal efektik SK gaji