Di Topik Ini

Massive Recurring Salary Items

Apa itu Massive Recurring Salary Items dan Bagaimana Langkah-Langkah Penggunaannya?

Dipublikasi 22-07-2020 (diperbarui 22-07-2020)

Apa itu Massive Recurring Salary Items dan apa kegunaannya?


Massive Recurring Salary Items adalah format perulangan yang berlaku untuk masing-masing Komponen Gaji/Salary Item secara massal.


Keduanya berlaku pada suatu jenis template gaji dan tiap-tiap template gaji dapat diberlakukan konfigurasi yang berbeda sesuai dengan kebutuhan user.


Bagaimana flow penggunaan Massive Recurring Salary Items?

Untuk bisa menggunakan Massive Salary Changes & Recurring Items, Anda harus memenuhi kondisi/prerequisite sebagai berikut:

  1. Sudah menambahkan karyawan di CATAPA
  2. Sudah membuat item komponen gaji/Salary Item dan membuat template gaji/Salary Template
  3. Mengunduh/Download file migrasi perubahan SK gaji dalam bentul excel
  4. Mengisi file excel sesuai petunjuk dan sesuai dengan format CATAPA
  5. Mengunggah/Upload file migrasi yang sudah diisi ke CATAPA
  6. Langkah akhir adalah mengecek SK gaji karyawan yang sudah diubah/update


Langkah-Langkah Penggunaan Massive Recurring Salary Items:


  • Setelah masuk halaman Salary Changes, pada Tab Requests klik tombol Add, kemudian pilih Massive Salary Changes
  • 3.png


  • Kemudian setelah Anda masuk pada halaman Massive Salary Changes, pilih template gaji yang akan diubah secara masal, kemudian tekan tombol Download untuk mengunduh file dalam bentuk Excel
  • 4.png


  • Setelah file excel downloaded, Anda harus mengisi file excel sesuai dengan ketentuan berikut:
  1. Sheet pada excel Salary changes dibagi menjadi 2
  2. Sheet Employee Salary: Berfungsi untuk memasukkan list karyawan yang menggunakan template tersebut, atau karyawan yang akan menggunakan template tersebut beserta item komponen gaji/salary item yang ada pada template gaji tersebut.
  3. Berikut adalah petunjuk pengisian sheet Employee Salary:
  4. Sheet ini berfungsi untuk memasukkan perubahan SK gaji karyawan secara massal
  5. Semua kolom yang TIDAK bertanda (Optional) harus diisi.
  6. Kolom Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
  7. Kolom Employee Name: diisi dengan nama karyawan (tidak wajib diisi)
  8. Kolom Salary Decree Number: diisi dengan nomor SK Gaji yang menjadi nomor SK atas perubahan yang dilakukan
  9. Kolom Proportional berfungsi untuk menentukan perhitungan proporsional jika effective date untuk perubahan yang dilakukan beririsan dengan tanggal cut off dibagi 2 jenis
  10. Yes berarti akan diberlakukan perhitungan proporsional
  11. No berarti tidak diberlakukan perhitungan proporsional
  12. Kolom Retroactive berfungsi untuk menentukan apakah salary template untuk karyawan tersebut dapat dilakukan proses retroactive
  13. Yes berarti akan bisa dilakukan proses retroactive
  14. No berarti tidak bisa dilakukan proses retroactive
  15. Kolom Effective Date diisi dengan tanggal dimana perubahan SK gaji itu dikehendaki/ tanggal berlakunya SK gaji baru.
  16. Kolom setelah Effective Date adalah kolom yang berisi item komponen gaji/salary items yang ada pada template yang didownload. Anda dapat mengisi kolom tersebut dengan nominal yang dikehendaki yang diterima oleh masing-masing karyawan
  • 5.png


  1. Sheet Salary Changes Recurring: Berfungsi untuk menentukan format perulangan/recurring dari item komponen gaji/salary item yang ada pada masing - masing karyawan.
  2. Berikut adalah petunjuk pengisian sheet Salary Changes Recurring Salary:
  3. Sheet ini berfungsi untuk memasukkan perubahan SK gaji karyawan secara masal
  4. Semua kolom yang TIDAK bertanda (Optional) harus diisi.
  5. Kolom Employee ID: diisi dengan ID karyawan 
  6. Kolom Employee Name: diisi dengan nama karyawan (tidak wajib diisi)
  7. Kolom Salary Item Code: diisi dengan kode item komponen gaji yang ada pada template gaji yang diunduh/download
  8. Kolom Salary Item Name: diisi dengan nama item komponen gaji yang ada pada template gaji yang diunduh/download
  9. Kolom Month Interval (Recurring Every x Months): diisi dengan jumlah perulangan (dalam bulan). Contoh: jika diisi 2 = berulang setiap 2 bulan
  10. Kolom Type of Recurrence End Period di bagi menjadi 3 value
  11. Specific Months: berakhir di suatu bulan tertentu > Contoh: jika diisi 02-2020 akan berakhir di Februari 2020.
  12. Specific Times: berakhir setelah berapa kali perulangan > Contoh: jika diisi 3 akan berakhir setelah item komponen gaji/salary item tersebut berulang 3x
  13. Never: tidak ada periode berakhir > akan berjalan sesuai dengan interval bulan yang berlaku
  14. Kolom Recurrence End Period: diisi sesuai dengan jenis Type of Recurrence End Period.
  15. Jika Specific months diisi dengan format MM-YYYY
  16. Jika Specific Times diisi dengan format angka 
  17. Jika Never diisi dengan tanda -.
  18. NOTES PENTING
  19. Jika periode perulangan suatu item komponen gaji berakhir, maka akan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes pada halaman Massive Salary Changes.


  • Setelah megisi detail dari file excel, Anda dapat kembali ke halaman Massive Salary Changes untuk mengunggah/upload file yang sudah Anda perbaharui dengan cara memilih template gaji yang akan Anda perbaharui secara masal, kemudian lampirkan file excel, dan tekan tombol Upload.
  • 6.png
  • 7.png


  • Setelah Anda berhasil mengunggah file akan ada 3 KEMUNGKINAN yang akan terjadi:
  • Kemungkinan 1: Jika Anda sudah mengisi dan menginput pada file excel dan memenuhi semua format dan kondisi yang “benar” di CATAPA maka akan langsung template gaji karyawan-karyawan yang tercantum pada file excel akan secara langsung berubah/updated.
  1. Kondisi ini terjadi ketika
  2. Tidak ada error pada file excel (excel kosong)
  3. Tidak ada data pada bagian Unapproved Salary Changes 
  • Kemungkinan 2: Jika Anda sudah mengisi dan menginput pada file excel dan memenuhi semua format yang “benar” di CATAPA tetapi dengan beberapa Catatan.
  1. Jika masuk dalam kategori ini, berati Anda akan menemukan beberapa list pada bagian Unapproved Salary Changes pada halaman Massive Salary Changes. Berikut adalah beberapa Catatan yang ada:
  2. Recurring End Period < Effective date SK
  3. Artinya periode perulangan dianggap sudah berakhir dan masuk ke bagian Unapproved Salary Changes 
  4. Recurring Period Ended
  5. Artinya periode perulangan item komponen gaji tersebut sudah berakhir.
  6. Dan berikut adalah Rules yang berlaku untuk massive recurring salary
  7. Ketika recurring sudah berakhir/ ENDED dan user TIDAK mengubah config recurring (excel) > Maka sistem akan menggunakan konfigurasi recurring yang lama (dalam hal ini karena recurring sudah berakhir maka data yang User unggah/upload akan masuk kedalam section Unapproved salary changes).
  8. Ketika recurring sudah berakhir ENDED dan user MENGUBAH konfigurasi recurring pada excel > maka sistem akan menggunakan konfigurasi recurring yang telah di unggah/upload oleh user
  9. Dalam kondisi masih berjalan ataupun sudah berakhir, jika konfigurasi recurring dihapus oleh user > Maka sistem akan me-reset konfigurasi recurring yang ada.
  • 8.png


  • Cara untuk mengatasi ini adalah:
  1. Mengubah/update periode perulangan item gaji pada bagian Unapproved Salary Changes
  2. Tekan Save
  3. Jika memang dikehendaki untuk berakhir atau sesuai kondisi bisa mencentang employee yang akan di approve kemudian menekan tombol Approve pada bagian Unapproved Salary Changes dengan catatan nilai item komponen gaji setelah di approve akan menjadi 0.


  • Kemungkinan 3: Jika Anda sudah mengisi dan menginput pada file excel dan memiliki error pada format / tidak sesuai dengan format “benar” di CATAPA
  1. Kondisi ini terjadi ketika Anda melihat/mengecek excel yang akan terunduh/downloaded setelah Anda melakukan upload dan ada beberapa tipe error yang masuk ke dalam Excel
  2. Error karena format pengisian suatu cell salah pada tiap sheet yang ada
  3. Error karena pada periode yang Anda masukkan untuk update SK sudah ada proses Gaji
  4. Error karena Item komponen gaji tidak terdapat pada template yang Anda pilih
  5. Error karena duplikasi dari perulangan item komponen gaji
Sumber
  1. CATAPA

Masih memiliki pertanyaan?

CATAPA selalu siap menjawab pertanyaan Anda.

Kirim Pertanyaan
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.