Definisikan nama-nama jabatan yang ada di perusahaan, contohnya: supervisor, business development manager, business strategist, software engineering supervisor, dan social media coordinator.

Menu yang digunakan adalah CATAPA Payroll > Organization > Setup > Job Hierarchy > Job Title

Tanggal Efektif Nama Jabatan (Active Period)

Informasi lebih lengkap dapat diakses pada artikel:  Tanggal Efektif Kini Tersedia di 5 Master Data Karyawan

Setiap Nama Jabatan (Job Title) kini memiliki periode aktif, yaitu:

• Tanggal Efektif: tanggal mulai berlakunya Nama Jabatan.
• Tanggal Berakhir (opsional): tanggal berakhirnya Nama Jabatan. Jika tidak diisi, Nama Jabatan dianggap aktif tanpa batas waktu.

Periode aktif ini digunakan untuk memastikan pilihan Nama Jabatan yang muncul di dropdown pada form karyawan hanya yang masih relevan sesuai tanggal yang dipilih.

Pengaturan

Dalam CATAPA, setiap Nama Jabatan dapat dipetakan ke satu atau lebih Pangkat. Pemetaan ini bertujuan untuk memastikan hanya kombinasi Nama Jabatan–Pangkat yang valid yang dapat dipilih saat mengisi Data Kepegawaian dan Penugasan Tambahan.

Pengaturan pemetaan ini dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan organisasi Anda, apakah mengizinkan satu Pangkat digunakan di banyak Nama Jabatan, atau sebaliknya.

Langkah Pengaturan Pemetaan Pangkat

1. Buka Menu

Masuk ke:

Organisasi > Pengaturan > Hierarki Jabatan > Aturan

2. Tentukan Mode Pemetaan

Di bagian Aturan, Anda akan menemukan pengaturan berikut:

1. Izinkan Pangkat Digunakan oleh Beberapa Nama Jabatan:
2. Memungkinkan suatu pangkat digunakan oleh lebih dari satu nama jabatan
3. Contoh: Pangkat Senior dapat digunakan oleh Jabatan IT, Marketing, Sales
4. Batasi Pangkat untuk Satu Nama Jabatan Saja:
5. Satu pangkat hanya boleh digunakan oleh satu nama jabatan
6. Contoh: Pangkat Senior hanya dapat digunakan oleh Jabatan IT

💡 Perubahan aturan tidak akan mengubah data yang sudah ada. Namun, sistem akan memblokir pemetaan baru yang tidak sesuai dengan aturan mode.

Bagaimana Pengaruh Periode Aktif pada Pengisian Data Karyawan

• Saat mengisi Data Karyawan (Employment Data), Penugasan Tambahan (Additional Assignment), Registrasi Karyawan, dan form lain yang menggunakan Job Title, sistem akan menyaring dropdown sehingga hanya menampilkan Nama Jabatan yang aktif berdasarkan tanggal yang dipilih pada form tersebut.
• Nama Jabatan yang belum mulai berlaku atau sudah melewati Tanggal Berakhir akan otomatis tidak muncul di dropdown.
• Data karyawan yang sudah tersimpan sebelumnya tidak berubah.

Menambahkan/Mengedit/Menghapus Nama Jabatan

Cara Menambahkan Nama Jabatan

1. Masuk ke menu Nama Jabatan.
2. Klik Tambah Nama Jabatan.
3. Isi kolom:

• Kode
• Nama Jabatan
• Tanggal Efektif
• Tanggal Berakhir (opsional).

1. Pilih satu atau lebih Pangkat dari multi select.

• Jika aturan "Batasi Pangkat untuk Satu Nama Jabatan Saja” aktif, Pangkat yang sudah dipakai di Nama Jabatan lain tidak akan bisa dipilih.

1. Isi spesifikasi jabatan (opsional)

Cara Mengedit Nama Jabatan

1. Klik ikon edit pada baris Nama Jabatan yang ingin diubah.
2. Ubah informasi sesuai kebutuhan. Selain mengubah Kode/Nama/Pemetaan Pangkat, Anda juga dapat mengubah Tanggal Efektif dan/atau mengisi Tanggal Berakhir untuk menonaktifkan Nama Jabatan pada tanggal tertentu.
3. Klik Simpan.

Cara Menghapus Nama Jabatan

1. Pilih Nama Jabatan yang ingin dihapus dengan klik tickbox
2. Pastikan Nama Jabatan belum dipakai pada Data Karyawan. Jika Nama Jabatan sudah pernah digunakan atau ingin dinonaktifkan, gunakan Tanggal Berakhir (tidak perlu menghapus).
3. Tekan tombol Hapus

Pemetaan Massal Pangkat ke Banyak Nama Jabatan

Jika organisasi Anda menggunakan aturan “Izinkan Pangkat Digunakan oleh Beberapa Nama Jabatan, Anda dapat memetakan banyak Nama Jabatan ke banyak Pangkat sekaligus dengan fitur Pemetaan Pangkat Massal:

1. Klik tombol Aksi
2. Klik tombol Pemetaan Pangkat Massal.
3. Pilih satu atau beberapa Pangkat yang ingin Anda petakan.
4. Pilih satu atau beberapa Nama Jabatan tujuan
5. Klik Simpan.

Upload Massal Pemetaan Nama Jabatan–Pangkat

Untuk pengelolaan data dalam jumlah besar, Anda bisa menggunakan template upload massal yang terdiri dari 2 sheet:

Sheet 1 – Data Nama Jabatan

• Berisi daftar Kode, Nama Jabatan, Tanggal Berakhir.

Sheet 2 – Pemetaan Nama Jabatan–Pangkat

• Setiap baris berisi satu kombinasi Nama Jabatan dan Pangkat.
• Tidak ada batas jumlah Pangkat per Nama Jabatan.

Catatan Tambahan

• Pangkat baru tidak otomatis terhubung ke Nama Jabatan mana pun. Hubungan ini perlu ditentukan secara manual.

Tips

• Aturan Batasi Pangkat untuk Satu Nama Jabatan Saja direkomendasikan jika Anda membutuhkan struktur jabatan yang lebih ketat.
• Komunikasikan pemetaan yang berlaku ke tim HR dan rekrutmen Anda untuk menghindari kesalahan input data.

FAQ

Cara Mengidentifikasi dan Menyesuaikan Pangkat yang Dipetakan ke Lebih dari Satu Nama Jabatan

Untuk membantu Anda menemukan dan memperbaiki Pangkat yang saat ini terhubung ke lebih dari satu Nama Jabatan, ikuti langkah-langkah mudah ini:

1. Unduh Data Anda:

• Cari fitur Pembaruan Massal di aplikasi Anda.
• Klik Download untuk mendapatkan file Excel pembaruan massal yang sudah berisi data Nama Jabatan Anda.

1. Identifikasi Pangkat Ganda:

• Buka file Excel yang sudah diunduh.
• Pergi ke sheet Pemetaan Pangkat.
• Gunakan fitur filter atau urutkan (sorting) di spreadsheet Anda untuk mencari Pangkat yang muncul berkali-kali tetapi terhubung ke Nama Jabatan yang berbeda. Inilah Pangkat yang perlu Anda sesuaikan.

1. Lakukan Penyesuaian di Aplikasi:

• Setelah Anda menemukan Pangkat yang ganda, kembali ke aplikasi.
• Masuk ke menu Pengaturan > Nama Jabatan.
• Untuk setiap Pangkat yang Anda temukan ganda:
• Tentukan Nama Jabatan mana yang paling sesuai untuk Pangkat tersebut.
• Klik tombol edit pada Nama Jabatan yang ingin Anda hapus pemetaannya dengan Pangkat yang salah.
• Klik tanda "x" pada Pangkat yang ingin Anda hapus dari Nama Jabatan tersebut.
• Pastikan setiap Pangkat pada akhirnya hanya terhubung ke satu Nama Jabatan saja.

T: Kenapa Nama Jabatan tertentu tidak muncul saat dipilih di Data Karyawan?

J: Karena Nama Jabatan tersebut tidak aktif pada tanggal yang Anda pilih (belum mulai berlaku atau sudah melewati Tanggal Berakhir).

T: Saya ingin “menonaktifkan” Nama Jabatan tanpa menghapus. Bagaimana caranya?

J: Buka Nama Jabatan yang dimaksud lalu isi Tanggal Berakhir. Nama Jabatan tetap tersimpan untuk kebutuhan riwayat, tetapi tidak akan muncul sebagai pilihan setelah tanggal tersebut.



Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan data Pangkat dan Nama Jabatan Anda akurat dan sesuai dengan aturan sistem yang baru.