Tanggal Efektif Kini Tersedia di 5 Master Data Karyawan

Tentang Fitur Ini

Fitur Tanggal Efektif memungkinkan Anda menentukan kapan sebuah data master organisasi mulai aktif dan kapan data tersebut berakhir. Dengan fitur ini, Anda dapat mengelola siklus hidup data organisasi seperti Lokasi, Sub-lokasi, Nama Jabatan (Job Title), Pangkat (Job Level), Tipe Karyawan (Employment Type), Organisasi, dan Posisi secara lebih terstruktur dan akurat.

Fitur ini membantu memastikan bahwa karyawan hanya dapat ditempatkan pada data organisasi yang masih aktif, sehingga menjaga keakuratan data kepegawaian dan penggajian perusahaan Anda.

Cara Menggunakan Tanggal Efektif

Memahami Tanggal Efektif dan Tanggal Berakhir

Setiap data master organisasi kini memiliki dua kolom tanggal penting:

• Tanggal Efektif (Effective Date): Tanggal mulai berlakunya data tersebut. Wajib diisi saat membuat data baru.
• Tanggal Berakhir (End Date): Tanggal data tersebut tidak lagi aktif. Bersifat opsional — jika tidak diisi, data dianggap aktif tanpa batas waktu.

Gambar 1: Tampilan Tanggal Efektif dan Tanggal Berakhir pada halaman master data

Membuat Data Master Baru dengan Tanggal Efektif

1. Buka menu master data yang diinginkan (contoh: Organisasi > Lokasi).
2. Klik tombol Tambah Baru.
3. Isi informasi yang diperlukan (Kode, Nama, dll.).
4. Isi kolom Tanggal Efektif dengan tanggal mulai berlaku.
5. Kolom Tanggal Berakhir dapat dikosongkan jika data berlaku tanpa batas waktu.
6. Klik Simpan.

Gambar 2: Form pembuatan data master baru dengan kolom Tanggal Efektif

Mengatur Tanggal Berakhir pada Data Master

Ketika sebuah data organisasi sudah tidak digunakan lagi, Anda dapat menonaktifkannya dengan mengisi Tanggal Berakhir.

1. Buka halaman master data yang ingin dinonaktifkan.
2. Klik data yang dimaksud untuk membuka halaman edit.
3. Isi kolom Tanggal Berakhir dengan tanggal terakhir data tersebut berlaku.
4. Klik Simpan.

Gambar 3: Pengisian Tanggal Berakhir pada halaman edit master data

Penting: Sistem akan memeriksa apakah data tersebut masih digunakan oleh karyawan aktif. Jika masih digunakan, Anda akan menerima pesan kesalahan dan Tanggal Berakhir tidak dapat disimpan sampai tidak ada lagi karyawan yang menggunakan data tersebut.

Gambar 4: Contoh pesan kesalahan saat data masih digunakan karyawan

Pengaruh Tanggal Efektif pada Penempatan Karyawan

Saat menempatkan karyawan ke data organisasi (misalnya saat proses Point of Hire atau perubahan Employment Data), sistem akan otomatis menyaring pilihan berdasarkan tanggal:

• Hanya data master yang sudah aktif pada tanggal yang dipilih yang akan ditampilkan di dropdown.
• Data yang belum mulai berlaku atau sudah berakhir tidak akan muncul sebagai pilihan.

Contoh Skenario: Penempatan Lokasi Karyawan

Karyawan baru dengan Tanggal Bergabung (Join Date) = 1 Juni 2026. Saat memilih Lokasi, sistem hanya akan menampilkan lokasi yang sudah aktif pada tanggal tersebut dan masih berlaku.

Berikut contohnya:

1. Jakarta
2. Tanggal Efektif: 1 Januari 2026
3. Tanggal Berakhir: 31 Desember 2026
4. Tidak muncul di dropdown, karena lokasi ini memiliki tanggal berakhir sehingga tidak dapat digunakan untuk penempatan yang membutuhkan data aktif tanpa batas waktu.
5. Bandung
6. Tanggal Efektif: 1 Maret 2026
7. Tanggal Berakhir: Tidak ada (tanpa batas)
8. Muncul di dropdown, karena sudah aktif sebelum 1 Juni 2026 dan berlaku tanpa batas waktu.
9. Bali
10. Tanggal Efektif: 1 September 2026
11. Tanggal Berakhir: Tidak ada (tanpa batas)
12. Tidak muncul di dropdown, karena belum mulai berlaku pada 1 Juni 2026

Gambar 5: Dropdown pilihan Lokasi yang sudah terfilter berdasarkan tanggal

Pengaruh pada Employment Data (Data Historikal)

Untuk data kepegawaian yang bersifat historikal (memiliki beberapa record dengan tanggal efektif berbeda), sistem akan memvalidasi bahwa data master yang dipilih aktif sepanjang periode record tersebut.

Bagaimana Periode Dihitung?

• Awal periode: Tanggal efektif record saat ini.
• Akhir periode: Satu hari sebelum tanggal efektif record berikutnya. Jika tidak ada record berikutnya, maka data master harus aktif tanpa batas waktu.

Contoh Skenario: Employment Data Karyawan Andi

Andi memiliki 2 record Employment Data berikut:

1. Record 1
2. Tanggal Efektif: 1 Maret 2026
3. Periode Berlaku: 1 Maret 2026 – 31 Mei 2026
4. Record 2
5. Tanggal Efektif: 1 Juni 2026
6. Periode Berlaku: 1 Juni 2026 – tanpa batas

Saat memilih Lokasi untuk Record 1 (periode: 1 Maret – 31 Mei 2026):

Sistem akan menampilkan lokasi yang sudah aktif sebelum atau pada 1 Maret 2026 dan masih aktif setidaknya sampai 31 Mei 2026.

1. Jakarta
2. Tanggal Efektif: 1 Januari 2026
3. Tanggal Berakhir: 31 Desember 2026
4. Muncul, karena lokasi ini aktif sepanjang periode 1 Maret – 31 Mei 2026.
5. Surabaya
6. Tanggal Efektif: 1 Januari 2024
7. Tanggal Berakhir: 1 April 2026
8. Tidak muncul, karena lokasinya berakhir pada 1 April 2026, sehingga tidak mencakup periode sampai 31 Mei 2026.
9. Bandung
10. Tanggal Efektif: 1 Maret 2026
11. Tanggal Berakhir: Tidak ada (tanpa batas)
12. Muncul, karena mulai aktif tepat pada 1 Maret 2026 dan berlaku tanpa batas.

Saat memilih Lokasi untuk Record 2 (periode: 1 Juni 2026 – tanpa batas):

Karena record ini berlaku tanpa batas, sistem hanya menampilkan lokasi yang berlaku tanpa tanggal berakhir (tanpa batas).

1. Jakarta
2. Tanggal Efektif: 1 Januari 2026
3. Tanggal Berakhir: 31 Desember 2026
4. Tidak muncul, karena memiliki tanggal berakhir sehingga tidak bisa digunakan untuk penempatan yang berlaku tanpa batas.
5. Bandung
6. Tanggal Efektif: 1 Maret 2026
7. Tanggal Berakhir: Tidak ada (tanpa batas)
8. Muncul, karena aktif tanpa batas dan dapat digunakan untuk record yang berlaku tanpa batas.

Gambar 6: Dropdown Lokasi pada Employment Data yang terfilter berdasarkan periode record

Data Master yang Mendukung Tanggal Efektif

Fitur Tanggal Efektif berlaku untuk 7 data master berikut:

1. Lokasi (Location)
2. Sub-lokasi (Sub-location)
3. Nama Jabatan (Job Title)
4. Pangkat (Job Level)
5. Tipe Karyawan (Employment Type)
6. Organisasi (Organization)
7. Posisi (Position)



Catatan Penting

• Tanggal Efektif wajib diisi saat membuat data master baru. Tanggal Berakhir bersifat opsional.
• Data yang sudah memiliki Tanggal Berakhir tidak dapat dipilih untuk penempatan karyawan yang membutuhkan data aktif tanpa batas waktu.
• Tanggal Berakhir tidak dapat diisi jika data master tersebut masih digunakan oleh karyawan aktif. Pastikan tidak ada karyawan yang menggunakan data tersebut sebelum menonaktifkannya.
• Perubahan Tanggal Efektif pada data master yang sudah digunakan akan divalidasi oleh sistem untuk menjaga konsistensi data.
• Fitur ini berlaku untuk semua proses penempatan karyawan, termasuk Point of Hire, Employment Data, dan Additional Assignment.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Apa yang terjadi jika saya tidak mengisi Tanggal Berakhir? 

J: Data master tersebut akan dianggap aktif tanpa batas waktu dan akan selalu muncul sebagai pilihan saat menempatkan karyawan (selama Tanggal Efektif sudah terlewati).

T: Mengapa beberapa pilihan data tidak muncul di dropdown saat menempatkan karyawan? 

J: Sistem otomatis menyaring pilihan berdasarkan tanggal. Hanya data master yang aktif pada periode yang dibutuhkan yang akan ditampilkan. Pastikan data master yang Anda cari memiliki Tanggal Efektif yang sudah berlaku dan Tanggal Berakhir yang sesuai (atau tanpa batas waktu).

T: Saya ingin menonaktifkan sebuah Lokasi, tetapi sistem menolak. Apa yang harus dilakukan? 

J: Sistem menolak karena masih ada karyawan aktif yang menggunakan Lokasi tersebut. Pindahkan terlebih dahulu karyawan tersebut ke Lokasi lain yang masih aktif, kemudian coba isi Tanggal Berakhir kembali.

T: Apakah fitur Tanggal Efektif juga berlaku untuk Custom Table? 

J: Saat ini, fitur validasi Tanggal Efektif belum diterapkan pada Custom Table. Semua pilihan data master di Custom Table akan ditampilkan seluruhnya tanpa filter berdasarkan tanggal.

T: Apakah data master yang sudah tidak aktif akan terhapus? 

J: Tidak. Data master yang sudah melewati Tanggal Berakhir tidak akan terhapus dari sistem. Data tersebut hanya tidak akan muncul sebagai pilihan untuk penempatan karyawan baru, namun tetap tersimpan untuk keperluan riwayat dan pelaporan.