Penomoran Dokumen Karyawan dapat dihasilkan dengan 3 cara:

A. Manual, dengan cara diketik satu-persatu.

B. Otomatis, dihasilkan oleh sistem.

Untuk nomor dokumen yang di-generate secara otomatis, Anda dapat menetapkan format penomoran yang diinginkan dengan menggunakan beberapa parameter yang meliputi:

1. Document Code/Kode Dokumen sesuai dengan kode pada Template Dokumen Karyawan
2. Decision Date/Tanggal Keputusan
3. Running Number/Nomor Urut

Selain parameter tersebut, Anda juga dapat mengatur nomor awal untuk nomor urut dan pengaturan untuk reset kode di setiap awal tahun.

C. Custom, dihasilkan oleh sistem dengan menggunakan Variabel & Script. 

Variabel & Script memberikan fleksibilitas lebih dalam menyesuaikan format nomor dokumen di luar yang ditawarkan pada bagian B. Pengaturan nomor urut dan reset kode juga dapat dilakukan menggunakan script.

Cara menggunakan fitur Penomoran Dokumen Custom

1. Akses menu pada Organisasi > Pengaturan > Dokumen Karyawan > Aturan.
2. Pada bagian Penomoran Dokumen, klik ikon pensil (Ubah) di bagian kanan atas
3. Ganti pilihan menjadi Custom, pengaturan Variabel & Script akan muncul dibawahnya.
4. Isi kolom Script Nomor Dokumen sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
5. Jika ada format nomor dokumen yang tidak tersedia dalam sistem, Anda dapat menambahkan variabel pada tabel Variabel Nomor Dokumen. Setelah variabel baru tampil di tabel, Anda dapat menggunakannya dalam script.
6. Setelah selesai, klik Simpan.

Catatan

1. Jika muncul pesan kesalahan: Terjadi kesalahan dalam mengeksekusi script, mohon periksa kembali kolom Script Nomor Dokumen.
2. Jika Anda berpindah ke pilihan Manual atau Otomatis sebelum selesai membuat script (baik sengaja maupun tidak), progres variabel & script yang telah ditambahkan tidak akan terhapus. Mekanisme ini dirancang untuk mengurangi kesalahan yang mungkin timbul akibat human error.

Cara memvalidasi apakah format penomoran Dokumen Karyawan yang dihasilkan telah sesuai kebutuhan

Setelah pengaturan tersimpan, kini ketika Anda dapat menambahkan dokumen baru pada Organisasi > Karyawan > Data Karyawan > Pilih karyawan yang ingin ditambah dokumennya > Dokumen Karyawan > Tambah Dokumen Karyawan. Nomor Dokumen akan otomatis terisi sesuai dengan format terbaru. Tetapi sebelumnya, Anda perlu membuat Template Dokumen terlebih dahulu (Langkah 2).

—

Pengaturan Penomoran Dokumen adalah Langkah ke-1 dari 3 untuk dapat menggunakan fitur Dokumen Karyawan:

• Langkah 1: Pengaturan Penomoran Dokumen Karyawan/Setup Policy Employee Document
• Langkah 2: Pengaturan Template Dokumen/Setup Template Document
• Langkah 3: Pembuatan Dokumen pada Data Karyawan/Employee Directory

Image 1.4: Langkah pertama, pengaturan penomoran dokumen karyawan

—

Butuh Bantuan?

Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.