[Update 02 Mei 2025] - Peningkatan Fitur Penggajian Retroaktif: Entri Retroaktif

Berikut poin-poin peningkatan fitur Penggajian Retroaktif:

1. Tampilan yang terstruktur dengan Entri Retroaktif, yaitu pengelompokan retroaktif berdasarkan Tanggal Pembayaran dan Kelompok Gaji Karyawan.
2. Proses retroaktif lebih presisi dengan filter karyawan yang diberhentikan dan tanpa perubahan data.
3. Konsistensi proses dengan satu Tanggal Pembayaran untuk setiap Periode Retroaktif. Cukup batalkan dan proses ulang retroaktif jika ada perubahan data.

===

Bagaimana cara memproses Retroactive (Retroaktif)?

Untuk dapat memproses Retroactive (Retroaktif), pastikan Anda telah melakukan Setup Retroactive (Pengaturan Retroaktif) di CATAPA dan perlu memperhatikan kembali pre condition retroactive (pre kondisi retroaktif).

Proses-proses yang dibutuhkan untuk melakukan Retroactive (Retroaktif):

1. Mengatur Retroaktif = Ya pada Salary Changes (Perubahan Gaji) jika ada perubahan di Salary Decree (Surat Keputusan Gaji),
2. Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler),
3. Melakukan Retroactive Process (Proses Retroaktif)

Catatan Penting:

1. Jika Anda menggunakan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS), pastikan untuk mengikuti urutan berurutan seperti yang disebutkan pada proses-proses di atas.
2. Namun, jika Anda tidak menggunakan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS), Anda memiliki kebebasan untuk urutan yang acak, Anda dapat memilih untuk Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) sebelum Melakukan Retroactive Entry (Entri Retroaktif), atau sebaliknya.

Langkah 1: Mengatur Retroaktif = Ya pada Salary Changes (Perubahan Gaji)

*Tahapan ini hanya diwajibkan jika ada perubahan di Salary Decree (Surat Keputusan Gaji). Jika tidak ada perubahan atau perubahan hanya terjadi di Employee Data (Data Karyawan), Anda dapat melewati tahapan ini.

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Employee Salary (Gaji Karyawan) > Salary Changes (Perubahan Gaji). 
2. Pilih bagian Active (Aktif) untuk melihat data karyawan yang sudah memiliki Surat Keterangan Gaji
3. Klik icon pensil di sebelah data Surat Keterangan Gaji yang ingin diubah
4. 
5. Pastikan bagian Retroactive (Retroaktif) diisi dengan Yes (Ya)
6. Jika Salary Template (Template Gaji) karyawan ingin diubah, maka pilih template gaji yang ingin digunakan pada bagian Salary Template (Template Gaji)
7. Isi Effective Date (Tanggal Efektif) dengan tanggal gaji baru berlaku. Tanggal ini harus lebih besar dari tanggal efektif Surat Keterangan Gaji sebelumnya.
8. Isi berbagai nominal komponen gaji pada kolom yang disediakan
9. Klik tombol Save (Simpan) untuk menyimpan perubahan gaji.

Pelajari lebih lanjut terkait Salary Changes (Perubahan Gaji) untuk Individu ataupun Massal pada halaman ini. 

Langkah 2: Melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler)

1. Lakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) pada periode proses retroaktif jika belum dilakukan. Pelajari lebih lanjut cara melakukan Regular Salary Process (Proses Gaji Reguler) di sini.
2. Data yang sudah diproses dapat dilihat pada tab Processed (Telah Diproses)

Langkah 3: Menambahkan dan Memproses Retroaktif

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Retroactive Entry (Entri Retroaktif)
2. Klik tombol Add (Tambah) dan masuk ke halaman Add Retroactive Entry (Tambah Entri Retroaktif)
4. Pilih Payment Date (Tanggal Pembayaran)
5. Pilih Paygroup (Kelompok Gaji)
6. Pilih rentang periode penggajian yang akan diproses retroaktifnya
7. Klik tombol Save and Continue (Simpan dan Lanjutkan)
8. Anda akan diarahkan ke halaman View Retroactive Entry (Lihat Entri Retroaktif)
10. Karyawan otomatis terproses retroaktifnya jika dalam periode yang dipilih memenuhi ketentuan sebagai berikut:
11. Telah diproses gajinya
12. Terdapat perubahan data (jumlah gaji dan/atau data karyawan) antara:
13. Saat Retroactive Entry dibuat, dibandingkan
14. Saat proses gaji atau Retroactive Entry sebelumnya
15. Tidak diberhentikan
16. Jika Anda ingin memproses retroaktif karyawan lain yang belum terproses untuk Retroactive Entry ini, Anda dapat:
17. Memilih karyawan secara manual
18. Pilih karyawan dengan klik checkbox di baris karyawan yang ingin Anda proses
19. Klik tombol Process Selected Data (Proses Data yang Dipilih)
20. Di modal konfirmasi, klik tombol Process (Proses)
21. Memilih semua karyawan
22. Klik tombol Process All Data (Proses Semua Data)
23. Di modal konfirmasi:
24. Anda dapat memilih untuk memproses karyawan yang diberhentikan dan/atau yang tanpa perubahan data
25. Klik tombol Process (Proses)

Perubahan retroaktif juga dapat dilakukan secara massive (massal) melalui bulk update.

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Retroactive Entry (Entri Retroaktif)
2. Pilih Retroactive Entry yang ingin Anda ubah secara massal, dan klik icon mata
3. Di halaman Retroactive Entry, klik bagian Processed (Telah Diproses)
4. Di halaman Edit Massive Retroactive Process (Ubah Proses Retroaktif Massal):
6. Klik tombol Download Template untuk mengunduh file excel
7. Isi nominal retroaktif pada kolom Jumlah Baru pada file excel
8. Upload file excel pada bagian Upload File
9. Klik button Upload

Langkah 4: Melakukan BPJS Premium Massive Adjustment (Penyesuaian Massal Premi BPJS)

Pelajari lebih lanjut terkait Penyesuaian Premi BPJS dengan Retroaktif (BPJS Adjustment) pada halaman ini.

Langkah 5: Melakukan Salary Payment (Pembayaran Gaji)

1. Buka menu Compensation & Benefits (Kompensasi & Manfaat) > Payroll (Penggajian) > Salary Process (Proses Gaji) > Salary Payment (Pembayaran Gaji)
2. Pilih bulan dan tanggal pembayaran
3. Pilih karyawan yang akan dilakukan pembayaran
4. Klik Klik Process All Data (Proses Semua Data)