Pengaturan Master Organisasi (Setup Organization Master)
Master Organisasi digunakan untuk mengelola struktur organisasi perusahaan Anda. Di menu ini, Anda bisa membuat, mengubah, dan mengatur periode aktif dari setiap organisasi.
Fitur ini membantu memastikan bahwa data organisasi selalu akurat dan up-to-date.
A. Membuat Master Organisasi Baru
Untuk membuat organisasi baru, ikuti langkah berikut:
- Masuk ke menu Organisasi > Pengaturan > Master Organisasi.
- Klik tombol Tambah.
- Isi data berikut:
- Kode Organisasi: Kode unik untuk organisasi.
- Nama Organisasi: Nama lengkap organisasi.
- Tanggal Efektif (Mulai): Tanggal mulai organisasi ini aktif.
- Tanggal Efektif (Berakhir) (Opsional): Tanggal berakhir organisasi jika ingin ditandai tidak aktif.
- Hierarki: Dipilih berdasarkan hierarki organisasi.
- Superior (Atasan Organisasi) (Opsional): Pilih organisasi induk jika ada.
- Tipe: Pilih apakah organisasi ini bersifat Struktural atau Fungsional.
- Structural → Suatu organisasi disusun berdasarkan struktur jabatannya
- Functional → Suatu organisasi disusun berdasarkan fungsinya (misalnya ( organisasi marketing, finance, dll)
- Klik Simpan untuk menyimpan.
B. Mengedit atau Menonaktifkan Organisasi
- Anda bisa mengedit data organisasi kapan saja, termasuk mengubah nama, lokasi, atau superior.
- Untuk menonaktifkan organisasi:
- Isi Tanggal Efektif (Berakhir) di detail organisasi.
- Pastikan tidak ada karyawan yang masih aktif di organisasi tersebut setelah tanggal berakhir.
Jika masih ada karyawan yang terhubung, Anda harus memindahkan mereka ke organisasi lain terlebih dahulu.
🟦 Catatan Penting:
- Organisasi yang sudah tidak aktif tetap akan terlihat di sistem untuk kebutuhan referensi, tapi tidak bisa lagi digunakan untuk penugasan baru.
- Organisasi hanya bisa digunakan (di-assign ke karyawan) selama masih berada dalam masa aktifnya — yaitu di antara tanggal mulai dan tanggal berakhir (jika ada).
- Jika Anda mencoba menempatkan karyawan ke organisasi yang belum aktif atau sudah tidak aktif, sistem akan otomatis menolak dan memberi notifikasi.
- Jika organisasi sudah memiliki tanggal berakhir, maka organisasi tersebut tidak akan bisa lagi digunakan dalam penempatan atau pembaruan data karyawan.
- Untuk menggunakannya kembali, Anda bisa mengosongkan tanggal berakhir agar organisasi kembali aktif.
C. Update Massal Master Organisasi
Untuk mempercepat proses, Anda bisa melakukan update massal organisasi:
- Download template di menu Pembaruan Massal Master Organisasi.
- Isi data organisasi.
- Upload kembali file yang sudah diisi.
Pastikan pengisian tanggal sesuai aturan agar data bisa berhasil di-upload.
D. Informasi Tambahan
Jika di perusahaan Anda terdapat pengelolaan struktur jabatan (posisi), maka validasi tanggal berlaku juga untuk posisi tersebut.
- Anda dapat mengatur Tanggal Efektif (Mulai) dan Tanggal Efektif (Berakhir) pada setiap jabatan yang dibuat.
- Saat menempatkan karyawan ke sebuah jabatan:
- Sistem akan memastikan posisi tersebut masih aktif di tanggal penempatan karyawan.
- Jika posisi sudah memiliki tanggal berakhir, maka tidak bisa digunakan dan akan muncul pesan kesalahan.
Artinya, organisasi dan jabatan harus sama-sama aktif di tanggal yang dipilih saat mengisi data karyawan. Jika salah satunya sudah tidak aktif, penempatan tidak dapat dilakukan.
❓ Pertanyaan Umum
- Apakah saya bisa menghapus organisasi yang sudah tidak aktif?
- Tidak bisa jika pernah digunakan pada karyawan. Organisasi yang sudah pernah digunakan tetap harus disimpan untuk menjaga histori data. Namun, jika organisasi belum pernah digunakan, maka bisa dihapus.
- Bagaimana jika saya ingin menggunakan kembali organisasi yang sudah dinonaktifkan?
- Anda bisa menghapus Tanggal Efektif (Berakhir) untuk mengaktifkan kembali organisasi tersebut.
Butuh Bantuan?
Jika mengalami masalah atau memiliki pertanyaan lain, silakan hubungi tim support CATAPA melalui support@catapa.com untuk informasi lebih lanjut.