Panduan Fitur Payroll Integrity Lock

Apa itu Fitur Payroll Integrity Lock?

Fitur Payroll Integrity Lock adalah mekanisme perlindungan data dalam proses penggajian di CATAPA. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengunci data karyawan atau data penggajian sehingga tidak dapat diubah selama proses penggajian berlangsung. Dengan cara ini, integritas data penggajian tetap terjaga, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji dan pajak.

Apa Manfaat Fitur Payroll Integrity Lock?

1. Menjaga Integritas Data: Mengunci data selama proses penggajian memastikan tidak ada perubahan yang memengaruhi hasil penggajian, sehingga data tetap konsisten dan akurat.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan: Risiko kesalahan dalam perhitungan gaji atau pajak dapat diminimalkan karena sistem memblokir perubahan data yang tidak disengaja.
3. Mempermudah Audit dan Kepatuhan: Data penggajian yang terkunci memberikan jejak yang jelas dan membantu perusahaan memenuhi persyaratan audit dan akuntansi dengan lebih mudah.

Bagaimana Cara Penggunaan Payroll Integrity Lock?

1. Secara default, Anda perlu melakukan aktivasi fitur Payroll Integrity Lock terlebih dahulu dengan melakukan pendaftaran pada link form aktivasi berikut.
2. Apabila fitur Payroll Integrity Lock telah diaktifkan, fitur ini hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki Hak Istimewa untuk menu “Data Changes Lock”.
3. Untuk melakukan penguncian data, Anda dapat masuk ke menu Kompensasi & Manfaat > Penggajian > Dashboard > Kunci Perubahan Data
4. Pilih tanggal pada Data pada Tanggal, hal ini digunakan untuk filter dengan kondisi data yang aktif sesuai dengan tanggal yang dipilih.
5. Menambahkan kriteria tambahan apabila dibutuhkan
6. Terdapat 3 cara penguncian/pembukaan data:
7. Kunci/Buka Semua Data
8. Melakukan buka/kunci perubahan untuk seluruh data yang tampil pada tabel.
9. Kunci/Buka Semua Data yang Difilter
10. Melakukan buka/kunci perubahan untuk seluruh data yang telah difilter sesuai dengan yang tampil pada tabel.
11. Kunci/Buka Data yang Dipilih
12. Melakukan buka/kunci perubahan hanya untuk data yang telah dipilih saja pada tabel.
13. Terdapat 3 jenis status perubahan data:
14. Dibuka (Unlocked)
15. Dikunci (Locked) tanpa batasan tanggal
16. Dikunci (Locked) hingga tanggal tertentu
17. Menekan tombol Kunci (Lock) untuk penguncian data dan tombol Buka (Unlock) untuk membuka data kembali.
18. Ketika ingin mengunci data, terdapat pilihan Dikunci sampai (opsional) untuk melakukan penguncian data hingga tanggal tertentu.
19. Ketika data seorang karyawan sedang dikunci, maka tidak dapat dilakukan perubahan data yang berkaitan dengan penggajian sesuai dengan batas tanggal penguncian data.
20. Ketika melakukan proses pembayaran gaji, user yang memiliki akses ke menu Kunci Perubahan Data dapat melakukan proses pembukaan data secara otomatis dengan cara memilih tombol Proses dan Buka Semua Data pada menu Pembayaran Gaji.
21. Khusus untuk proses persetujuan, pengguna masih tetap dapat mengajukan proses pembatalan atau penolakan ketika data seorang karyawan sedang dikunci.
22. Untuk saat ini proses kunci perubahan data hanya berlaku pada CATAPA Payroll saja.

Contoh Kasus

1. Pada perusahaan X, cutoff penggajian bulan Februari adalah 16 Januari 2025 - 15 Februari 2025 dan dilakukan proses penggajian hingga pembayaran gaji dari tanggal 16 Februari 2025 - 20 Februari 2025.
2. Pada tanggal 16 Februari 2025, admin payroll akan melakukan proses penguncian data hingga tanggal 15 Februari 2025 untuk seluruh karyawan agar tidak dapat dilakukan perubahan data karyawan yang berlaku efektif hingga 15 Februari 2025 sehingga sudah tidak dapat perubahan data penggajian ketika dilakukan proses penggajian bulan Februari 2025.
3. Berikut adalah contoh ketika terdapat admin lain yang ingin melakukan perubahan data ketika data seorang karyawan sedang di kunci hingga 15 Februari 2025.
4. Menu perubahan data karyawan
5. Menu perubahan SK gaji
6. Menu perubahan nomor rekening bank
7. Ketika telah selesai dilakukan proses pembayaran gaji pada tanggal 20 Februari 2025, admin payroll dapat memilih proses pembayaran gaji dan buka semua data untuk membuka seluruh perubahan data karyawan.

FAQ (Frequently Asked Question)

1. Apakah bisa hanya orang tertentu saja yang diberikan akses untuk melakukan penguncian data? Bisa, Anda dapat mengatur pengguna mana saja yang dapat melakukan penguncian data dengan memberikan Hak Istimewa untuk menu “Data Changes Lock”
2. Bagaimana cara melakukan koreksi data karyawan untuk karyawan yang sedang dikunci datanya? Apabila terdapat kebutuhan untuk koreksi data karyawan yang sedang dikunci, Anda dapat membuka data karyawan terlebih dahulu kemudian dilakukan proses koreksi. Apabila proses koreksi sudah selesai, maka dapat dilakukan prose penguncian data karyawan kembali