Fitur Koreksi Surat Keputusan Gaji (Salary Decree Correction) untuk Retroaktif

Important Note

Fitur Koreksi SK Gaji diperuntukkan untuk kasus lanjutan (advanced case) untuk melakukan proses Retroaktif yang menggunakan SK Gaji Backdated.

Jika Anda tidak memiliki kasus tersebut pada proses bisnis Anda, maka Anda dapat menggunakan SK Gaji seperti biasa untuk melakukan proses Retroaktif.

Apa itu fitur Koreksi SK Gaji (Salary Decree Correction)?

Koreksi SK Gaji/SK Koreksi adalah suatu mekanisme untuk membuat sebuah “SK Gaji bayangan / menyalin SK Gaji” yang dapat dipakai untuk Proses Retroaktif.

Proses Retroaktif? Anda dapat mengecek definisi Retroaktif pada link berikut ini.

SK Koreksi adalah fitur baru yang dapat digunakan untuk menjadi alternatif proses Retroaktif. SK Koreksi dipakai pada kasus lanjutan Retroaktif untuk proses Retroaktif menggunakan SK Gaji Backdated.

Kasus Lanjutan Retroaktif yang memerlukan SK Koreksi

1. Melakukan Retroaktif menggunakan sebuah SK Gaji yang tanggal efektifnya lebih lampau/lebih kecil/lebih lama dari SK Gaji yang sedang berlaku saat ini. (SK Backdated)
2. Melakukan Retroaktif menggunakan sebuah SK Gaji yang tanggal efektifnya sama besar/sama dengan SK Gaji yang sedang berlaku saat ini.

Problem Statement Kasus 1:

Saat ini bulan Maret 2023, gaji Jan - Feb 2023 sudah dibayarkan ke karyawan. Di perusahaan saya, ada kenaikan gaji yang baru ditetapkan sekarang & seharusnya mulai berlaku sejak 1 Jan 2023. 

Namun, saya tidak bisa melakukan Retroaktif karena saya tidak bisa membuat SK Gaji pada 1 Jan 2023. Sebetulnya saya memiliki perubahan SK pada 1 Feb 2023 karena per tanggal 1 Feb 2023, karyawan ini tidak eligible lagi untuk mendapatkan tunjangan ini, sehingga saya hilangkan jadi 0 & melakukan update SK Gaji.

Apa yang harus saya lakukan agar bisa Retroaktif dari Jan 2023?

Problem Statement Kasus 2:

Saya memiliki karyawan baru yang baru masuk per 2 Jan 2023. Gaji Jan - Mar 2023 sudah dibayarkan ke karyawan. Saat ini bulan Apr 2023 & pada perusahaan saya ada penyesuaian gaji tahunan yang berlaku sejak 1 Jan 2023. Karyawan baru ini masuk sejak 2 Jan 2023, artinya penyesuaian gajinya baru mulai berlaku sejak tanggal masuknya juga. 

Namun, saya tidak bisa membuat SK Gaji baru per 2 Jan 2023 & kena error karena CATAPA tidak memperbolehkan mengganti SK yang telah ada penggajiannya. Saya jadinya harus membuat SK per 3 Jan 2023 agar bisa dibuat penyesuaian gajinya.

Ketika saya melakukan Retroaktif, hasilnya justru kurang 1 hari karena terkena prorata. Adakah cara agar tidak terkena prorata?

Mengapa perlu menggunakan SK Koreksi?

Kasus 1:

1. Tidak bisa memasukkan SK 3 di antara SK 1 & SK 2 karena CATAPA saat ini tidak memperbolehkan ada SK yang tanggal efektifnya < tanggal efektif SK yang sedang berlaku.
2. Tidak bisa menghapus / undo SK 2 langsung karena SK 2 sudah dipakai di Penggajian Feb 2023. Penggajian Feb 2023 harus di undo terlebih dulu, lalu undo SK 2, barulah bisa input SK 3.

Kasus 2:

1. Tidak bisa memasukkan SK 2 dengan tanggal efektif yang sama dengan SK 1 karena CATAPA saat ini tidak memperbolehkan ada SK yang tanggal efektifnya = tanggal efektif SK yang sedang berlaku jika SK sudah dipakai di penggajian.

Apa persamaan & perbedaan SK Koreksi dengan SK Gaji?

Bagaimana cara membuat SK Koreksi?

1. Pada halaman Perubahan Gaji > Karyawan Aktif > Surat Keputusan Gaji Efektif, ada tombol baru bernama Koreksi Surat Keputusan Gaji

2. Klik tombol tersebut & Anda akan diarahkan ke halaman Koreksi Surat Keputusan Gaji

3. Pada halaman ini Anda dapat membuat SK Koreksi baru, mengedit yang sudah dibuat, ataupun menghapus SK Koreksi

4. Klik Tambah untuk membuat SK Koreksi baru

5. Pilih Karyawan

6. Silakan pilih SK Gaji mana yang ingin dibuat koreksinya/copy-nya. Note: hanya SK Gaji yang konfigurasi Retroaktif = Ya yang bisa dipilih

7. Ketika Anda telah memilih SK Gaji yang ingin dibuat copy-nya, maka akan muncul detail koreksi SK Gaji tersebut

8. Silakan pilih tanggal efektif yang diinginkan. Tanggal efektif dapat dibuat backdated

9. Silakan ganti nominal salary item yang ada pada SK Gaji yang dicopy sesuai kebutuhan

10. Simpan SK Koreksi jika sudah selesai

11. SK Koreksi akan terbuat di halaman Koreksi Surat Keputusan Gaji sesuai dengan tanggal efektif yang dipilih

Bagaimana cara mengedit SK Koreksi?

1. Pada halaman Koreksi Surat Keputusan Gaji, silakan pilih SK Koreksi yang ingin diedit

2. Klik icon pensil

3. Anda dapat mengedit tanggal efektif dan nominal salary item pada SK Koreksi yang dipilih

4. Jika sudah, Simpan SK Koreksi

Bagaimana cara menghapus SK Koreksi?

1. Pada halaman Koreksi Surat Keputusan Gaji, silakan centang SK Koreksi yang ingin dihapus

2. Konfirmasi penghapusan SK Koreksi

Bagimana cara memproses Retroaktif dengan SK Koreksi?

Konsep Retroaktif sebelum ada SK Koreksi dan sesudai ada SK Koreksi dapat dibedakan sebagai berikut

Before

1. Membandingkan SK Gaji yang dipakai di Processed Regular Salary Process dengan SK baru yang diinput User di halaman Salary Changes
2. Mendapatkan selisih yang dibayarkan di Retroaktif

After

1. Membandingkan SK Gaji yang dipakai di Processed Regular Salary Process dengan Salary Decree Correction/SK Koreksi yang dibuat
2. Jika tidak ada Salary Decree Correction yang dibuat, perbandingan dilakukan dengan SK baru yang diinput User
3. Mendapatkan selisih yang dibayarkan di Retroaktif

Jadi, SK Koreksi menjadi prioritas utama untuk digunakan saat proses Retroaktif. Ketika Anda telah membuat SK Koreksi pada suatu tanggal, maka proses Retroaktif pada periode tersebut akan menggunakan SK Koreksi. Jika tidak ada SK Koreksi pada suatu tanggal, maka SK Gaji biasa akan digunakan saat proses Retroaktif. Dengan demikian, SK Koreksi akan otomatis diperhitungkan saat proses Retroaktif. Anda hanya perlu membuat SK Koreksi saja & Retroaktif akan otomatis melihat kapan pakai SK Koreksi & kapan pakai SK Gaji

Contoh cara perhitungan Retroaktif dengan SK Koreksi menggunakan Contoh Kasus 1

SK Gaji yang dimiliki

SK Gaji 1 

Effective Date : 1 May 2022

A01 : 10.000.000

Tunjangan : 100.000

SK Gaji 2

Effective Date : 1 Feb 2023

A01 : 10.000.000

Tunjangan : 0

Proses Gaji Reguler

Jan 2023 : Menggunakan SK Gaji 1

A01 : 10.000.000

Tunjangan : 100.000

Feb 2023 : Menggunakan SK Gaji 2

A01 : 10.000.000

Tunjangan : 0

Ada kenaikan gaji karyawan yang berlaku surut sejak Jan 2023 dari 10 juta ke 12 juta sehingga ingin Retroaktif dari Jan 2023 untuk menaikkan gaji A01 dari 10 juta ke 12 juta tanpa mengubah tunjangan yang telah dibayarkan.

Anda dapat membuat SK Gaji baru terlebih dahulu agar gaji karyawan yang baru bisa berlaku seterusnya:

SK Gaji 3

Effective Date : 1 Mar 2023 (disarankan di awal cutoff agar tidak terkena prorata)

A01 : 12.000.000

Tunjangan : 0

Kemudian Anda perlu membuat SK Koreksi sebagai berikut.

SK Koreksi yang perlu dibuat

SK Koreksi 1

Pilih SK Gaji 3 untuk dicopy sebagai SK Koreksi 1 lalu ubah tanggal efektifnya & nominalnya

SK Koreksi 1 : 1 Mar 2023 → ubah jadi 1 Jan 2023

A01 : 12.000.000

Tunjangan : 0 → ubah jadi 100.000

SK Koreksi 2

Pilih SK Gaji 3 untuk dicopy sebagai SK Koreksi 2 lalu ubah tanggal efektif

SK Koreksi 2 : 1 Mar 2023 → ubah jadi 1 Feb 2023

A01 : 12.000.000

Tunjangan : 100.000

Jika sudah, Anda dapat memulai proses Retroaktif:

Proses Retroaktif

Retroaktif Jan - Feb 2023

1 - 31 Jan 2023 : Menggunakan SK Koreksi 1

A01 : akan berubah dari 10 juta ke 12 juta, selisih 2.000.000

Tunjangan : tetap 100.000

1 - 28 Feb 2023 : Menggunakan SK Koreksi 2

A01 : akan berubah dari 10 juta ke 12 juta, selisih 2.000.000

Tunjangan : tetap 0

Penjelasan

1. SK Koreksi bukan SK Gaji yang berlaku untuk proses Payroll sehingga Anda tetap perlu membuat SK Gaji yang mendeklarasikan gaji terbaru karyawan yang berlaku seterusnya
2. SK Gaji terbaru yang berlaku seterusnya dapat di set efektif mulai tanggal awal cutoff penggajian
3. SK Gaji terbaru telah dibuat pada 1 Mar 2023 (SK 3) & SK Gaji ini dapat dipakai untuk dicopy menjadi SK Koreksi
4. SK Koreksi perlu dibuat 2x:
5. Untuk SK Koreksi 1 - 1 Jan 2023
6. Gaji berlaku per 1 Jan 2023
7. Gaji A01 sudah terisi 12 juta karena memilih SK 3
8. Tunjangan yang tercopy bernilai 0, perlu diganti ke 100 ribu supaya tidak terhitung selisihnya karena gaji Jan 2023 telah dibayarkan 100 ribu dan ingin tetap berlaku 100 ribu
9. Untuk SK Koreksi 2 - 1 Feb 2023
10. Gaji berlaku per 1 Feb 2023
11. Gaji A01 sudah terisi 12 juta karena memilih SK 3
12. Tunjangan sudah terisi 0, tidak perlu diganti ke 100 ribu karena gaji Feb 2023 telah dibayarkan 0 agar tidak dihitung pada Retroaktif

Contoh prioritas penggunaan Retroaktif 

1. List SK:
2. SK Biasa 1 : 1 Jan 2023
3. SK Koreksi 1 : 1 Jan 2023
4. SK Biasa 2 : 1 Feb 2023
5. SK Koreksi 2 : 1 Feb 2023
6. SK Biasa 3 : 1 Apr 2023
7. SK Koreksi 3 : 15 Apr 2023
8. SK Biasa 4 : 1 May 2023
9. SK Biasa 5 : 16 May 2023
10. SK Koreksi 4 : 20 May 2023
11. SK Biasa 6 : 5 Jun 2023
12. Retroaktif
13. Jan 2023 : pakai SK Koreksi 1
14. Feb 2023 : pakai SK Koreksi 2
15. Mar 2023 : pakai SK Koreksi 2
16. Apr 2023 : 1 - 14 Apr pakai SK Biasa 3, 15 - 30 Apr pakai SK Koreksi 3
17. May 2023 : 1 - 15 May pakai SK Biasa 4, 16 - 19 May pakai SK Biasa 5, 20 - 31 May pakai SK Koreksi 4
18. Jun 2023 : 1 - 4 Jun pakai SK Koreksi 4, 5 - 30 Jun pakai SK Biasa 6