Cara Mewajibkan Aktivasi Verifikasi 2 Langkah untuk Semua Karyawan
Mengapa Perlu Mewajibkan Aktivasi Verifikasi 2 Langkah untuk Semua Karyawan?
Keamanan akun karyawan dan data perusahaan adalah prioritas utama. Dengan mewajibkan Verifikasi 2 Langkah, setiap akun karyawan akan memiliki lapisan keamanan tambahan selain kata sandi. Manfaatnya antara lain:
- Mengurangi risiko akses tidak sah ke akun.
- Melindungi data pribadi dan informasi penggajian karyawan.
- Mendukung standar keamanan dan kepatuhan perusahaan.
Cara Mengubah Aturan Verifikasi 2 Langkah
Hanya pengguna dengan hak akses Administrator yang dapat mengubah Aturan Verifikasi 2 Langkah. Untuk mewajibkan aktivasi verifikasi 2 langkah:
1. Dari halaman dashboard, arahkan kursor ke logo CATAPA, sidebar menu akan tampil. Arahkan ke Panel Administrasi → klik Manajemen Pengguna.
Gambar 1: Cara mengakses menu dari sidebar
2. Klik Aturan Keamanan, scroll ke bagian Aturan Verifikasi 2 Langkah. Klik ikon pensil untuk mengubah.
Gambar 2: Tampilan halaman Aturan Verifikasi 2 Langkah
3. Akan ada pilihan untuk Wajibkan Verifikasi 2 Langkah, pilih Ya.
4. Klik tombol Simpan.
Catatan
Jika 2SV sudah diwajibkan, karyawan tidak dapat menonaktifkan akunnya sendiri, hanya Administrator yang dapat menonaktifkan Verifikasi 2 Langkah dari halaman Daftar Pengguna.
Gambar 3: Tampilan halaman Daftar Pengguna
Apa yang Terjadi Setelah Verifikasi 2 Langkah Diwajibkan?
1. Masa Tenggang 14 Hari
- Karyawan (yang sudah memiliki akses ke dashboard admin dan ESS) memiliki waktu 14 hari untuk mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah di akun masing-masing.
- Karyawan baru akan diwajibkan mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah pada saat login pertama kali.
2. Pengingat
Selama masa tenggang 14 hari, karyawan akan menerima notifikasi pop up pengingat pada halaman Dashboard Admin dan Dashboard ESS setiap hari.
Gambar 4: Tampilan pop up pengingat di Admin Dashboard dan ESS
3. Setelah Masa Tenggang 14 Hari
Karyawan yang belum mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah akan secara otomatis dikeluarkan dari sistem. Karyawan harus login ulang dan mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah saat itu juga, sebelum dapat mengakses sistem.
Rekomendasi untuk Admin HR
1. Komunikasikan Lebih Awal
Beri tahu semua karyawan sebelum kebijakan diberlakukan. Anda dapat mengumumkan pada rapat bulanan atau menggunakan fitur Pengumuman di CATAPA.
2. Sediakan Panduan
Bagikan langkah-langkah cara mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah. Jika dibutuhkan, Anda dapat mengarahkan karyawan ke artikel Help Center CATAPA ini: Bagaimana Cara Melakukan Konfigurasi Verifikasi 2 Langkah ?.
3. Pantau Kepatuhan
Pada halaman Daftar Pengguna, Anda dapat memantau siapa saja karyawan yang sudah menyelesaikan Verifikasi 2 Langkah.
Perlindungan Tambahan pada Download Slip Gaji (ESS)
Selain untuk proses login, Verifikasi 2 Langkah kini juga dapat diterapkan pada saat karyawan mengunduh slip gaji melalui ESS.
Untuk mengaktifkan fitur ini, silakan buka menu Aturan Keamanan (Security Policy) dan centang opsi Download Slip Gaji di ESS. Setelah diaktifkan, setiap proses download slip gaji akan dilindungi dengan verifikasi tambahan untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengaksesnya.
Catatan:
Fitur ini hanya berlaku jika perusahaan mengaktifkan penerapan Verifikasi 2 Langkah. Jika tidak diaktifkan, maka proses download slip gaji tidak akan memerlukan verifikasi tambahan, meskipun karyawan telah mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah secara mandiri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apakah karyawan bisa menolak menggunakan Verifikasi 2 Langkah?
Tidak, jika sudah diwajibkan maka berlaku untuk semua akun.
2. Bagaimana jika karyawan kehilangan ponselnya?
Admin HR dapat menonaktifkan Verifikasi 2 Langkah karyawan dari halaman Daftar Pengguna.
3. Apakah Verifikasi 2 Langkah bisa diwajibkan hanya untuk divisi tertentu?
Saat ini, kebijakan berlaku untuk seluruh karyawan.