Cara Menghapus Jadwal Kerja via Kalender
Ikuti langkah berikut untuk menghapus Jadwal Kerja pada Grup Kerja (Workgroup Roster) atau Karyawan (Employee Roster).
Pertama-tama, pastikan tidak ada data absensi (kehadiran, cuti, dll) pada tanggal yang ingin Anda hapus jadwal kerjanya dengan salah satu cara di bawah ini:
1. Cek data kehadiran pada menu Absensi > Absensi (Attendance > Attendance).
Jika ada data kehadiran, silakan Hapus terlebih dahulu.
2. Cek data kehadiran pada menu Absensi > Unggah Absensi (Attendance > Attendance Import), apabila Anda biasa mengunggah data kehadiran karyawan menggunakan data mesin absensi (attendance machine data) maupun pencatatan waktu (time tracking).
Jika ada data kehadiran, silakan Hapus terlebih dahulu.
3. Pastikan tidak terdapat pengajuan yang menunggu persetujuan. Anda dapat melakukan follow-up kepada karyawan terkait dengan mengecek status "Menunggu persetujuan" melalui menu Laporan (Report), masing-masing untuk:
Jika Anda melihat masih ada pengajuan yang menunggu persetujuan, silakan melakukan follow-up kepada karyawan terkait untuk Tolak pengajuan tersebut agar tidak ada data absensi menggantung.
CATAPA menjamin integritas & konsistensi data yang diinput ke dalam sistem, sehingga apabila adanya perubahan/penambahan jadwal kerja di hari yang masih memiliki absensi, maka data absensi yang masih menempel & menunggu persetujuan perlu dihapus terlebih dahulu.
Setelah Anda memastikan tidak ada data absensi yang menempel & menunggu persetujuan, Anda bisa melanjutkan ke langkah berikut.
A. Jadwal Grup Kerja (Workgroup Roster)
1. Akses menu Jadwal > Jadwal Grup Kerja (Roster > Workgroup Roster) pada aplikasi Manajemen Waktu (Time Management)
2. Pilih grup kerja yang ingin Anda tambah / ubah jadwalnya dengan menekan pilihan dropdown pada Nama Grup Kerja (Workgroup Name) di bagian kanan halaman.
3. Anda akan diperlihatkan dengan tampilan awal kalender seperti di bawah ini.
4. [BARU] Tekan ikon 🗑️ (Trash Bin) untuk menghapus jadwal pada tanggal yang diinginkan.
5. Untuk menyimpan perubahan, jangan lupa untuk menekan tombol `Simpan` (Save).
B. Jadwal Karyawan (Employee Roster)
1. Akses menu Jadwal > Jadwal Karyawan (Roster > Employee Roster) pada aplikasi Manajemen Waktu (Time Management).
2. Anda akan diperlihatkan dengan tampilan awal kalender seperti di bawah ini.
3. Masukkan nama karyawan yang ingin Anda tambah / ubah jadwalnya dengan menekan field Nama Karyawan (Employee Name).
- Jadwal karyawan akan muncul pada kalender:
- Jika jadwal kerja sebelumnya berasal dari Karyawan (Employee) dengan penanda E / K
- [BARU] Tekan ikon 🗑️ (Trash Bin) untuk menghapus jadwal pada tanggal yang diinginkan.
- Jika jadwal kerja sebelumnya berasal dari Grup Kerja (Workgroup) dengan penanda WG / GK
- [BARU] Pilih shift `No Schedule` pada bagian shift di kanan lalu assign shift `No Schedule` pada jadwal kerja yang berasal dari WG / GK untuk menghapus shift dari Grup Kerja
- Untuk menyimpan perubahan, jangan lupa untuk menekan tombol `Simpan` (Save).
FAQ
Data apa saja yang tidak boleh ada di hari dimana kami ingin menghapus shift pada Jadwal Kerja?
Terdapat 2 jenis data yang tidak boleh ada sebelum menghapus shift:
- Data yang masih menunggu persetujuan
- Pencatatan Waktu
- Koreksi Kehadiran
- Ketidakhadiran
- Cuti
- Data yang sudah disetujui & masuk ke dalam menu Absensi (Attendance)
- Kehadiran
- Cuti
Adanya data-data tersebut akan menyebabkan proses penghapusan shift gagal karena CATAPA saat ini tetap menjaga integritas data yang telah ada di sistem. Apabila mau ada penghapusan shift, data lama perlu dihapus/ditolak terlebih dahulu.
Saya mendapatkan error berikut saat mau menghapus jadwal, apa yang harus saya lakukan?
- Gagal mengubah atau menghapus karena masih ada Absensi pada tanggal tersebut. Hapus absensi atau tolak pengajuan terlebih dahulu atau
- Failed to update because there is still Attendance on the selected date. Delete attendance or reject request first
Error di atas ini adalah error akibat masih adanya data absensi yang masih menunggu persetujuan atau data absensi yang sudah disetujui. Anda perlu memastikan terlebih dahulu pada hari dimana Anda mau menghapus jadwal, tidak boleh ada data absensi sama sekali.
Silakan lihat panduannya pada FAQ nomor 1 di atas ini.
Bagaimana cara menghapus jadwal shift di kalender?
Silakan pilih Grup Kerja atau Karyawan terlebih dahulu. Kemudian saat jadwal shift sudah terlihat di kalender, Anda dapat menekan ikon 🗑️ (Trash Bin) pada tanggal yang Anda pilih. Jangan lupa untuk Simpan (Save) perubahan. Panduan lengkapnya silakan cek di atas.
Apa itu No Schedule? Shift jenis apakah ini?
No Schedule adalah salah 1 shift yang bisa Anda gunakan untuk menimpa/menghapus shift yang berasal dari Grup Kerja.
Pada dasarnya, shift yang berasal dari Grup Kerja akan langsung menempel pada masing-masing karyawan. Semisal seorang karyawan punya jadwal yang berbeda dari grup kerjanya, Anda dapat menimpa jadwal dari Grup Kerja dengan menggunakan fitur di menu Jadwal Karyawan. Kasus No Schedule ini berguna jika Anda mau menimpa jadwal dari Grup Kerja dengan jadwal kosong/libur (tidak ada shift & tidak bekerja).
Hal ini dapat dilakukan karena shift dari Jadwal Karyawan punya hierarki yang lebih tinggi dari shift Grup Kerja.
Mengapa saat saya menghapus shift bertanda E/K, shift dari WG/GK tetap muncul?
Artinya adalah karyawan yang baru saja Anda hapus jadwalnya, memiliki jadwal yang berasal dari Grup Kerja.
Sesuai dengan pertanyaan sebelumnya di atas ini, shift dari Grup Kerja akan menempel pada masing-masing karyawan. Apabila Anda menimpa jadwal dari Grup Kerja dengan jadwal berbeda, maka jadwal karyawan akan ditimpa oleh jadwal baru. Nah, jika Anda menghapus jadwal tersebut, jadwal karyawan ini akan kembali ke jadwal sebelumnya.
Apabila Anda memang mau menghilangkan seluruh jadwal karyawan agar tidak punya shift, lakukan langkah berikut.
- Hapus jadwal yang berasal dari E/K dengan menekan ikon 🗑️ (Trash Bin) pada tanggal yang Anda pilih.
- Simpan perubahan.
- Gunakan shift No Schedule di kanan dan pilih pada tanggal yang ada WG/GK.
- Simpan perubahan.
- Shift karyawan akan kosong.