Cara Menambahkan atau Mengubah Jadwal Kerja via Kalender
Simak cara berikut untuk menambahkan atau mengubah Jadwal Grup Kerja (Workgroup Roster) atau Jadwal Karyawan (Employee Roster).
Pertama-tama, pastikan tidak ada data absensi (kehadiran, cuti, dll) pada tanggal yang ingin Anda ubah jadwal kerjanya dengan salah satu cara di bawah ini:
1. Cek data kehadiran pada menu Absensi > Absensi (Attendance > Attendance).
Jika ada data kehadiran, silakan Hapus terlebih dahulu.
2. Cek data kehadiran pada menu Absensi > Unggah Absensi (Attendance > Attendance Import), apabila Anda biasa mengunggah data kehadiran karyawan menggunakan data mesin absensi (attendance machine data) maupun pencatatan waktu (time tracking).
Jika ada data kehadiran, silakan Hapus terlebih dahulu.
3. Pastikan tidak terdapat pengajuan yang menunggu persetujuan. Anda dapat melakukan follow-up kepada karyawan terkait dengan mengecek status "Menunggu persetujuan" melalui menu Laporan (Report), masing-masing untuk:
Jika Anda melihat masih ada pengajuan yang menunggu persetujuan, silakan melakukan follow-up kepada karyawan terkait untuk Tolak pengajuan tersebut agar tidak ada data absensi menggantung.
CATAPA menjamin integritas & konsistensi data yang diinput ke dalam sistem, sehingga apabila adanya perubahan/penambahan jadwal kerja di hari yang masih memiliki absensi, maka data absensi yang masih menempel & menunggu persetujuan perlu dihapus terlebih dahulu.
Setelah Anda memastikan tidak ada data absensi yang menempel & menunggu persetujuan, Anda bisa melanjutkan ke langkah berikut.
A. Jadwal Grup Kerja (Workgroup Roster)
Jadwal Grup Kerja digunakan untuk menjadwalkan / memasang shift pada Grup Kerja yang telah Anda buat sebelumnya. Dengan kata lain, Grup Kerja yang berisi karyawan dari organisasi/lainnya dapat diset jadwal kerjanya sekaligus. Berikut langkah penggunaannya.
1. Akses menu Jadwal > Jadwal Grup Kerja (Roster > Workgroup Roster) pada aplikasi Manajemen Waktu (Time Management).
2. Pilih grup kerja yang ingin Anda tambah / ubah jadwalnya dengan menekan pilihan dropdown pada Nama Grup Kerja (Workgroup Name) di bagian kanan halaman.
3. Anda akan diperlihatkan dengan tampilan awal kalender seperti di bawah ini.
4. Pilih shift yang Anda ingin jadwalkan ke grup kerja tersebut. [BARU] Anda juga bisa melakukan pencarian shift pada search bar jika perusahaan Anda memiliki shift yang cukup banyak.
5. Pilih bulan yang Anda inginkan dengan menekan fitur bulan di atas kalender atau navigasi per bulan dengan `<` atau ` >`.
6. Tekan tanggal yang Anda inginkan untuk menjadwalkan shift.
- Jika tanggal masih kosong, Anda hanya perlu klik sekali pada tanggal dan shift akan terjadwalkan.
- Jika tanggal sudah ada jadwal kerja sebelumnya, klik tanggal tersebut dan shift awal akan langsung tergantikan dengan shift yang baru.
- Anda dapat menekan kembali shift pada tanggal yang baru saja Anda tambahkan untuk membatalkan (undo) shift tersebut.
7. Lalu klik Simpan (Save), dan sekali lagi klik Simpan (Save) pada pop up untuk menyimpan shift yang sudah Anda jadwalkan.
B. Jadwal Karyawan (Employee Roster)
Jadwal Karyawan digunakan untuk menjadwalkan / memasang shift secara individual pada tiap karyawan. Penjadwalan spesifik untuk satu atau beberapa individu biasanya digunakan dalam proses pertukaran / pergantian shift agar tidak mengubah jadwal dari Grup Kerja (tidak mengubah jadwal semua orang yang tergabung dalam Grup Kerja). Jadwal yang ditentukan dari menu ini akan menimpa Jadwal Grup Kerja. Berikut langkah penggunaannya.
1. Akses menu Jadwal > Jadwal Karyawan (Roster > Employee Roster) pada aplikasi Manajemen Waktu (Time Management).
2. Anda akan diperlihatkan dengan tampilan awal kalender seperti di bawah ini.
3. Anda dapat memilih untuk menambah / mengubah jadwal kerja karyawan dalam mode bulanan atau mode mingguan.
Mode Bulanan
Mempermudah Anda dalam melakukan penjadwalan dalam 1 bulan kalender. Pada mode bulanan, Anda hanya bisa menjadwalkan 1 karyawan dalam sekali simpan.
- Klik ‘Bulan’ (Month) pada kanan atas kalender
- Masukkan nama karyawan yang ingin Anda tambah / ubah jadwalnya dengan menekan field Nama Karyawan (Employee Name).
- Pilih shift yang Anda ingin jadwalkan ke karyawan tersebut. [BARU] Anda juga bisa melakukan pencarian shift pada search bar jika perusahaan Anda memiliki shift yang cukup banyak.
- Pilih bulan yang Anda inginkan dengan menekan fitur bulan di atas kalender atau navigasi per bulan dengan `<` atau ` >`.
- Tekan tanggal yang Anda inginkan untuk menjadwalkan shift.
- Jika tanggal masih kosong, Anda hanya perlu klik sekali pada tanggal dan shift akan terjadwalkan.
- Jika tanggal sudah ada jadwal kerja sebelumnya:
- Tanggal berasal dari Grup Kerja (GK/WG)
- Jika ingin mengubah / menambahkan jadwal, klik tanggal yang diinginkan dan shift awal akan langsung tergantikan dengan shift yang baru (penanda GK/WG akan hilang dan muncul penanda E/K setelah diubah).
- Jika ingin menghapus shift dari grup kerja, Anda harus memilih shift No Schedule, lalu klik pada tanggal yang ingin Anda hapus shiftnya (penanda GK/WG akan hilang). Pelajari Selengkapnya.
- Tanggal berasal dari Karyawan (K/E)
- Klik tanggal tersebut dan shift awal akan langsung tergantikan dengan shift yang baru.
- Anda dapat menekan kembali shift pada tanggal yang baru saja Anda tambahkan untuk membatalkan (undo) shift tersebut.
- Lalu klik Simpan (Save), dan sekali lagi klik Simpan (Save) pada pop up untuk menyimpan shift yang sudah Anda jadwalkan.
Mode Mingguan
Mempermudah Anda dalam melakukan penjadwalan beberapa karyawan (maks. 10 karyawan) sekaligus dalam sekali simpan. Pada mode mingguan, Anda hanya dapat menjadwalkan shift per minggu.
- Klik ‘Minggu’ (Week) pada kanan atas kalender
- Masukkan nama karyawan yang ingin Anda tambah / ubah jadwalnya dengan menekan field Nama Karyawan (Employee Name).
- Anda akan masuk ke halaman pop up pemilihan nama karyawan
- [BARU] Pilih karyawan-karyawan yang ingin Anda ubah jadwalnya sekaligus (maks. 10 karyawan).
- Tekan ‘Simpan’ (Save)
- Pilih shift yang Anda ingin jadwalkan ke karyawan tersebut. [BARU] Anda juga bisa melakukan pencarian shift pada search bar jika perusahaan Anda memiliki shift yang cukup banyak.
- Pilih minggu yang Anda inginkan dengan menekan fitur bulan di atas kalender atau navigasi per minggu dengan `<` atau ` >`.
- Tekan tanggal yang Anda inginkan untuk menjadwalkan shift.
- Jika tanggal masih kosong, Anda hanya perlu klik sekali pada tanggal dan shift akan terjadwalkan.
- Jika tanggal sudah ada jadwal kerja sebelumnya:
- Tanggal berasal dari Grup Kerja (GK/WG)
- Jika ingin mengubah / menambahkan jadwal, klik tanggal yang diinginkan dan shift awal akan langsung tergantikan dengan shift yang baru (penanda GK/WG akan hilang dan muncul penanda E/K setelah diubah).
- Jika ingin menghapus shift dari grup kerja, Anda harus memilih shift No Schedule, lalu klik pada tanggal yang ingin Anda hapus shiftnya (penanda GK/WG akan hilang). Pelajari Selengkapnya.
- Tanggal berasal dari Karyawan (K/E)
- Klik tanggal tersebut dan shift awal akan langsung tergantikan dengan shift yang baru.
- Anda dapat menekan kembali shift pada tanggal yang baru saja Anda tambahkan untuk membatalkan (undo) shift tersebut.
- Lalu klik Simpan (Save), dan sekali lagi klik Simpan (Save) pada pop up untuk menyimpan shift yang sudah Anda jadwalkan.
FAQ
Data apa saja yang tidak boleh ada di hari dimana kami ingin mengubah/menambahkan shift pada Jadwal Kerja?
Terdapat 2 jenis data yang tidak boleh ada sebelum mengubah/menambahkan shift:
- Data yang masih menunggu persetujuan
- Pencatatan Waktu
- Koreksi Kehadiran
- Ketidakhadiran
- Cuti
- Data yang sudah disetujui & masuk ke dalam menu Absensi (Attendance)
- Kehadiran
- Cuti
Adanya data-data tersebut akan menyebabkan proses pengubahan/penambahan shift gagal karena CATAPA saat ini tetap menjaga integritas data yang telah ada di sistem. Apabila mau ada perubahan shift, data lama perlu dihapus/ditolak terlebih dahulu.
Bagaimana cara saya menjadwalkan shift untuk suatu organisasi sekaligus?
Anda dapat menggunakan fitur Jadwal Grup Kerja (Workgroup Roster). Sebelum itu pastikan Anda sudah membuat Grup Kerja yang mengelompokkan karyawan/suatu organisasi pada panduan berikut ini
Apabila sudah, Anda dapat mengikuti langkah A pada panduan di atas.
Jika saya hanya ingin menjadwalkan 1 karyawan saja dan tidak mengubah jadwal semua organisasi bagaimana caranya?
Jika Anda hanya ingin mengubah satu atau beberapa karyawan saja, silakan gunakan fitur Jadwal Karyawan (Employee Roster). Biasanya kondisi ini sering terjadi pada kasus berikut.
- Pergantian shift 1 karyawan
- Pertukaran shift antara 1 atau lebih karyawan
- Hanya beberapa divisi tertentu yang masuk kerja pada suatu hari libur/hari tertentu
Untuk melakukannya, Anda dapat mengikuti langkah B pada panduan di atas.
Saya mendapatkan error berikut saat mau mengubah/menghapus jadwal, apa yang harus saya lakukan?
- Gagal mengubah atau menghapus karena masih ada Absensi pada tanggal tersebut. Hapus absensi atau tolak pengajuan terlebih dahulu atau
- Failed to update because there is still Attendance on the selected date. Delete attendance or reject request first
Error di atas ini adalah error akibat masih adanya data absensi yang masih menunggu persetujuan atau data absensi yang sudah disetujui. Anda perlu memastikan terlebih dahulu pada hari dimana Anda mau mengganti/menghapus jadwal, tidak boleh ada data absensi sama sekali.
Silakan lihat panduannya pada FAQ nomor 1 di atas ini.
Bagaimana cara saya menambahkan jadwal ke kalender?
Silakan pilih Grup Kerja atau Karyawan terlebih dahulu. Setelah itu pilih salah 1 shift di kanan. Anda tinggal memilih tanggal mana saja yang ingin ditambahkan shiftnya. Panduan lengkapnya silakan cek di atas.
Apa kegunaan mode Minggu (Week)?
Pada mode terbaru Mingguan, Anda dapat mengkerucutkan tampilan kalender bulanan menjadi mingguan. Mode ini bisa digunakan oleh Anda yang sering memiliki penggantian shift secara berkala untuk banyak orang sekaligus secara cepat.
Terdapat beberapa fitur baru pada mode mingguan ini seperti:
- Anda dapat mengganti jadwal karyawan lebih dari 1 orang sekaligus. Anda dapat menambahkan hingga 10 karyawan sekaligus untuk mengganti jadwalnya secara bersamaan.
- Selain berfungsi untuk mengganti jadwal bersamaan, Anda bisa membandingkan jadwal karyawan tersebut.
- Anda juga dapat mengganti jadwal karyawan secara cepat (shortcut) dengan memilih nama minggu di atas atau memilih nama karyawan. Nama minggu yang dipilih akan menjadwalkan shift yang telah dipilih secara vertikal. Nama karyawan yang dipilih akan menjadwalkan shift yang telah dipilih secara horizontal.
Apa arti WG - E - GK - K pada kalender?
Ke-4 istilah di atas adalah pembeda untuk jadwal yang ada di kalender. Berikut perbedaannya.
- WG (Workgroup) / GK (Grup Kerja) → adalah jadwal yang berasal dari menu Jadwal Grup Kerja
- E (Employee) / K (Karyawan) → adalah jadwal yang berasal dari menu Jadwal Karyawan
Jadi WG/GK adalah serupa dan sama-sama jadwal dari Grup Kerja. Jadwal WG/GK dapat Anda lihat juga pada menu Jadwal Karyawan. Jadwal WG/GK di menu Jadwal Karyawan tidak dapat dihapus karena itu merupakan jadwal keseluruhan organisasi yang Anda buat. Untuk menghapusnya gunakan shift No Schedule atau menimpanya dengan shift lain apabila terjadi pergantian jadwal.
Sementara E/K adalah serupa dan sama-sama jadwal dari Karyawan yang di-setting perorangan. Jadwal E/K biasa digunakan untuk mengubah jadwal hanya untuk 1 atau beberapa karyawan saja. Jadwal E/K bisa Anda gunakan untuk menimpa jadwal WG/GK.
Jadwal kerja organisasi saya dari Senin - Jumat, tetapi saya mau mengganti 1 karyawan saja agar jadwal hari Jumat jadi libur dan jadwal hari Sabtu diadakan. Bagaimana caranya?
Pertukaran jadwal tersebut bisa dilakukan dengan cara berikut.
- Masuk ke menu Jadwal Karyawan (Employee Roster)
- Pilih karyawan yang ingin diganti jadwal shiftnya
- Silakan pilih shift No Schedule, lalu masukkan ke hari Jumat
- Kemudian pilih shift lain
- Silakan masukan shift lain ke hari Sabtu
- Setelah selesai, klik Simpan (Save)
- Cek bahwa jadwal hari Jumat akan bertuliskan No Schedule dan jadwal hari Sabtu akan memiliki shift
- Pada kondisi di atas, di hari Jumat, karyawan tidak akan memiliki shift dan di hari Sabtu akan ada shift. Di hari Jumat, karyawan tidak bisa melakukan Rekam Waktu (Time Tracking) namun di hari Sabtu bisa.