Menambah dan Mengubah Saldo Cuti Pengganti Secara Massal

Admin dapat menambah dan mengubah banyak saldo Cuti Pengganti (Compensatory Leave) sekaligus lewat template Excel. Fitur ini hanya untuk Cuti Pengganti. Saldo Cuti Tahunan dan cuti jenis lain tidak berubah. Fungsi Tambah, Ubah, dan Hapus satu per satu tetap tersedia.

1. Pilih Rentang Tanggal dan Karyawan

1. Buka Manajemen Waktu (Time Management) → Absensi (Attendance) → Saldo Cuti (Leave Balance) → Cuti Pengganti (Compensatory Leave) lalu klik Upload Cuti Pengganti.
2. Pilih rentang Tanggal Entitlement (Entitlement Date). Secara default berisi bulan berjalan.
3. Pilih karyawan: Semua Karyawan atau Karyawan Tertentu. Karyawan Tertentu bisa dipilih satu per satu atau berdasarkan grup seperti Perusahaan, Organisasi, Pangkat, Nama Jabatan, atau Lokasi.
4. Centang Termasuk karyawan tanpa saldo jika perlu menambah saldo untuk karyawan yang belum punya saldo di rentang tersebut. Template akan menambah satu baris untuk setiap karyawan itu dengan NIK, Nama Karyawan, dan Organisasi sudah terisi.

Gambar 1: Halaman Upload Cuti Pengganti dengan pilihan karyawan dan rentang Tanggal Entitlement

2. Download Template

Klik Download Template. Template berisi saldo karyawan aktif yang Tanggal Entitlement-nya berada di rentang terpilih dan tidak memuat saldo yang sudah kedaluwarsa. Jika tidak ada data yang cocok template tetap terunduh dengan petunjuk dan judul kolom saja.

3. Isi Template

Kolom template secara berurutan:

• NIK (wajib)
• Nama Karyawan dan Organisasi (informasi saja)
• Tanggal Entitlement (wajib) dengan format dd-mm-yyyy
• Tipe Kedaluwarsa (wajib): Tidak terbatas atau Terbatas
• Tanggal Kedaluwarsa: wajib jika Terbatas dan harus kosong jika Tidak terbatas
• Saldo (hari) (wajib)
• Saldo Terpakai (hari) (informasi saja)

Untuk menambah saldo isi baris dengan kombinasi NIK dan Tanggal Entitlement yang belum ada. Untuk mengubah saldo ubah Saldo (hari), Tipe Kedaluwarsa, atau Tanggal Kedaluwarsa pada baris hasil unduhan. Perubahan di kolom informasi diabaikan.

Catatan penting

Sistem mengenali saldo dari kombinasi NIK dan Tanggal Entitlement. Baris dengan NIK atau Tanggal Entitlement yang berbeda dianggap saldo baru. Menghapus baris di Excel tidak menghapus saldo di CATAPA.

4. Upload dan Lihat Hasil

1. Klik Upload lalu pilih file .xls atau .xlsx. Satu file untuk setiap kali upload.
2. Klik View Result untuk melihat status serta jumlah baris berhasil dan gagal.
3. Unduh file hasil. Kolom Alasan Kegagalan (Failure Reason) ada di paling kanan.
4. Perbaiki baris yang gagal lalu upload kembali.

Setiap baris diproses sendiri. Baris yang valid langsung tersimpan dan baris yang gagal tidak mengubah data apa pun. Muat ulang halaman Cuti Pengganti untuk melihat data terbaru.

Gambar 2: Pilihan Karyawan spesifik pada halaman Upload Cuti Pengganti