Apa yang Berubah?

Sebelumnya, mengisi Tempat Lahir karyawan di CATAPA mengharuskan nilai tersebut sudah ada terlebih dahulu di Master Data Kota/Kabupaten. Ini menyulitkan pencatatan data karyawan yang lahir di kelurahan, kecamatan, atau nama tempat lokal yang tidak tersedia di daftar master.

Dengan pembaruan ini, field Tempat Lahir kini menjadi kolom teks bebas — HR dapat mengetik nama tempat apa pun secara langsung, persis seperti yang tertulis di KTP karyawan, tanpa perlu membuat entri master data terlebih dahulu.

Selain itu, CATAPA kini menambahkan field baru bernama Negara Kelahiran untuk tetap mengakomodasi kebutuhan pelaporan pemerintah dan integrasi sistem yang membutuhkan informasi negara secara terstruktur.

Apa Saja yang Berubah?

Field Tempat Lahir

Field Negara Kelahiran (Baru)

Field baru ini ditambahkan untuk menggantikan fungsi negara yang sebelumnya diturunkan secara otomatis dari data Kota/Kabupaten. Field ini bersifat dropdown dan mengacu pada Master Data Negara yang sudah ada di sistem.

Gambar 1: Kemudahan pengisian data Negara Kelahiran dan Tempat Lahir

Cara Mengisi Tempat Lahir dan Negara Kelahiran

Melalui Dashboard (HR)

1. Buka halaman Data Karyawan › pilih karyawan yang ingin diperbarui.
2. Masuk ke tab Data Pribadi.
3. Pada field Tempat Lahir, ketik langsung nama tempat lahir sesuai KTP (contoh: Kecamatan Menteng, Kelurahan Grogol Petamburan, Kudus).
4. Pada field Negara Kelahiran, pilih negara dari dropdown yang tersedia.
5. Klik Simpan atau ajukan persetujuan sesuai alur yang berlaku.

💡 Tips: Tidak ada validasi khusus untuk Tempat Lahir — apapun yang kamu ketik akan disimpan persis seperti apa adanya, termasuk huruf besar/kecil dan spasi.

Gambar 2: Pengisian data pada Detail Karyawan

Melalui ESS (Karyawan)

1. Login ke portal ESS CATAPA.
2. Masuk ke menu Profil › Data Pribadi.
3. Klik Edit dan isi field Tempat Lahir dan Negara Kelahiran.
4. Ajukan perubahan — persetujuan akan mengikuti alur approval yang sudah dikonfigurasi.

Gambar 3: Pengisian data pada ESS

Melalui Tambah Karyawan Baru

Saat menambahkan karyawan baru melalui Dashboard atau Custom Workflow, field Tempat Lahir dan Negara Kelahiran sudah tersedia di langkah pengisian Data Pribadi.

Gambar 4: Pengisian data pada Data Karyawan > Tambah Karyawan

Panduan Massive Update (Penting!)

Template Excel untuk Massive Update telah diperbarui. Pastikan kamu selalu menggunakan template terbaru karena template lama tidak lagi kompatibel dengan sistem.

Apa yang Berubah di Template?

Perubahan berlaku di tiga sheet: Employee Migration, Personal Data, dan Family Data.

Cara Mengisi Template Terbaru

1. Kolom Tempat Lahir: Ketik nama tempat lahir secara langsung dalam teks bebas. Tidak perlu kode kota.

Contoh isian yang valid: Kudus, Kecamatan Menteng, Kelurahan Grogol Petamburan, Sleman

2. Kolom Negara Kelahiran (Kode ISO): Isi dengan Kode ISO negara yang tersedia di sistem.

Cara menemukan kode ISO: Admin Panel › Master Data › Wilayah › Negara.

Contoh: IDN (Indonesia), MYS (Malaysia), SGP (Singapura)

Gambar 5: Pengisian data pada Excel Migrasi Data Karyawan

⚠️ Penting: Jangan gunakan template Excel lama. Download ulang template dari sistem setelah pembaruan ini aktif untuk menghindari error saat upload.

Bagaimana dengan Data yang Sudah Ada?

Kamu tidak perlu melakukan apa pun. Semua data Tempat Lahir yang sudah ada di sistem otomatis ter-migrasi ke format baru:

• Nilai Tempat Lahir lama yang sebelumnya mengacu ke Master Data Kota/Kabupaten akan otomatis dikonversi menjadi teks berdasarkan nama kota/kabupaten tersebut.
• Nilai Negara Kelahiran akan otomatis terisi berdasarkan rantai data Kota → Provinsi → Negara yang sudah ada.
• Tidak ada data yang hilang dalam proses migrasi ini.

ℹ️ Jika ada data karyawan yang sebelumnya tidak memiliki referensi Kota/Kabupaten (skenario yang sangat jarang terjadi), field Negara Kelahiran akan bernilai kosong dan dapat diisi secara manual.

Titik Input yang Didukung

Perubahan ini berlaku di semua cara pengisian data Tempat Lahir & Negara Kelahiran berikut ini:

• Dashboard HR (termasuk proses pending approval)
• Portal ESS karyawan (termasuk proses pending approval)
• Custom Workflow (Transfer Applicant & Hiring SC)
• Tambah Karyawan Baru
• Massive Update (template Excel)
• Public API

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya masih bisa menggunakan kode kota lama di template Excel? Tidak. Template baru tidak lagi menggunakan kode kota untuk field Tempat Lahir. Gunakan teks bebas untuk Tempat Lahir, dan Kode ISO untuk Negara Kelahiran.

Apakah field Negara Kelahiran wajib diisi? Secara default, field ini bersifat opsional. Namun untuk perusahaan tertentu yang membutuhkannya (seperti yang dikonfigurasi oleh administrator), field ini bisa diwajibkan.

Apakah Negara Kelahiran sama dengan Kewarganegaraan? Tidak. Keduanya adalah field yang berbeda dan independen satu sama lain. Kewarganegaraan tetap mengacu pada field Citizenship yang sudah ada sebelumnya.

Apakah ada batasan karakter untuk Tempat Lahir? Maksimum 255 karakter, lebih dari cukup untuk nama tempat mana pun.

Bagaimana dengan laporan BPJS dan Pajak (PPH21)? Semua laporan pemerintah tetap berfungsi normal. Field Negara Kelahiran yang baru akan menjadi sumber data untuk laporan yang sebelumnya mengambil informasi negara dari data kota.

Butuh Bantuan Lebih Lanjut?

• 💬 Chat dengan tim support kami melalui widget bantuan dalam aplikasi
• 📧 Email: support@catapa.com