Setup Lokasi (Location) dan Sub Lokasi (Sub Location) Karyawan

Tentang Fitur Ini

Lokasi adalah tempat kerja utama karyawan, misalnya Kantor Pusat, Cabang Surabaya, atau Gudang Bandung. Sub Lokasi adalah bagian/area di dalam satu Lokasi untuk membedakan unit kerja atau area operasional (misalnya Produksi, HR, Warehouse).

Fitur ini membantu perusahaan mengelola penempatan karyawan dengan lebih rapi, sekaligus memastikan pilihan Lokasi dan Sub Lokasi yang digunakan selalu sesuai dengan periode aktifnya.

Cara Menggunakan Lokasi & Sub Lokasi

Apa yang Dimaksud dengan Lokasi?

Lokasi akan muncul dan dapat dipilih di beberapa fitur berikut:

• Data Karyawan (Employment Data).
• Penugasan Tambahan (Additional Assignment).
• Hak Akses (Roles and Permission).
• Laporan Kehadiran & Penggajian.

Cara Menambahkan Lokasi

1. Masuk ke menu Organisasi > Pengaturan > Lokasi > Lokasi.
2. Klik Tambah Lokasi Kantor.
3. Isi informasi berikut:
4. Nama Lokasi dan Kode Lokasi (wajib & unik).
5. Tanggal Efektif (wajib): tanggal mulai berlakunya Lokasi.
6. Tanggal Berakhir (opsional): tanggal Lokasi tidak lagi aktif.
7. Alamat lengkap: Alamat, Kota, Provinsi, Negara.
8. Koordinat lokasi (opsional, untuk kebutuhan lokasi map).
9. Opsional lain: Grup, Telepon, Kode Pos.
10. Khusus pengguna Multi Company: pilih perusahaan pemilik lokasi.
11. Klik Simpan.

Cara Menonaktifkan Lokasi (Mengisi Tanggal Berakhir)

Gunakan Tanggal Berakhir untuk menonaktifkan Lokasi tanpa menghapus data historinya.

1. Buka menu Organisasi > Pengaturan > Lokasi > Lokasi.
2. Klik Lokasi yang ingin dinonaktifkan.
3. Isi Tanggal Berakhir.
4. Klik Simpan.

Apa Itu Sub Lokasi?

Sub Lokasi adalah area/units di dalam satu Lokasi. Contoh:

• Lokasi: Jakarta HQ → Sub Lokasi: Produksi, HR, Warehouse.
• Lokasi: Surabaya → Sub Lokasi: Gudang A, Gudang B.

Cara Menambahkan Sub Lokasi

1. Masuk ke menu Organisasi > Pengaturan > Lokasi > Sub Lokasi.
2. Klik Tambah.
3. Isi informasi berikut:
4. Kode Sub Lokasi (wajib, unik).
5. Nama Sub Lokasi.
6. Pilih Lokasi Induk.
7. Tanggal Efektif (wajib): tanggal mulai berlakunya Sub Lokasi.
8. Tanggal Berakhir (opsional): tanggal Sub Lokasi tidak lagi aktif.
9. Klik Simpan.

Cara Kerja Tanggal Efektif (Active Period) pada Lokasi & Sub Lokasi

Informasi lebih lengkap dapat diakses pada artikel: Tanggal Efektif Kini Tersedia di 5 Master Data Karyawan

Saat Anda mengisi data karyawan (misalnya di Employment Data, Additional Assignment, atau saat Registrasi Karyawan), sistem akan membantu memastikan hanya data yang relevan yang bisa dipilih:

1. Lokasi/Sub Lokasi yang sudah tidak aktif akan otomatis tidak muncul di dropdown, sesuai tanggal efektif yang Anda pilih pada form karyawan.
2. Sub Lokasi harus berada dalam periode aktif Lokasi induknya. Artinya:

• Sub Lokasi tidak boleh mulai sebelum Lokasi induk mulai aktif.
• Sub Lokasi tidak boleh berakhir setelah Lokasi induk berakhir.

Di Mana Lokasi dan Sub Lokasi Digunakan?

Lokasi dan Sub Lokasi dapat digunakan di:

• Form Tambah Karyawan.
• Data Karyawan (Employment Data).
• Penugasan Tambahan (Additional Assignment).
• Laporan Data Karyawan.

Catatan Penting

• Tanggal Efektif wajib diisi untuk Lokasi dan Sub Lokasi.
• Tanggal Berakhir opsional. Jika kosong, data dianggap aktif tanpa batas waktu.
• Lokasi yang sudah memiliki Sub Lokasi tidak bisa dihapus.
• Sub Lokasi tidak bisa dihapus jika sudah digunakan di Employment Data atau Additional Assignment.
• Lokasi/Sub Lokasi yang sudah berakhir tidak akan muncul sebagai pilihan pada form karyawan untuk tanggal yang berada setelah tanggal berakhirnya.
• Untuk menjaga konsistensi, pastikan periode aktif Sub Lokasi selalu berada dalam periode aktif Lokasi induknya.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Apa bedanya Lokasi dan Sub Lokasi?

J: Lokasi adalah tempat kerja utama (misalnya Cabang Surabaya), sedangkan Sub Lokasi adalah area/unit di dalam Lokasi tersebut (misalnya Gudang A).

T: Kenapa Lokasi/Sub Lokasi tertentu tidak muncul di dropdown saat mengisi data karyawan?

J: Karena Lokasi/Sub Lokasi tersebut tidak aktif pada tanggal yang Anda pilih di form karyawan (misalnya sudah berakhir atau belum mulai).

T: Apakah saya boleh mengosongkan Tanggal Berakhir?

J: Boleh. Jika Tanggal Berakhir kosong, Lokasi/Sub Lokasi dianggap aktif tanpa batas waktu.

T: Kenapa saya tidak bisa mengisi tanggal efektif Sub Lokasi di luar periode Lokasi induk?

J: Karena Sub Lokasi harus mengikuti periode aktif Lokasi induknya agar struktur lokasi tetap konsisten.

T: Apakah Lokasi/Sub Lokasi yang sudah tidak aktif akan terhapus?

J: Tidak. Datanya tetap tersimpan untuk kebutuhan riwayat dan laporan, tetapi tidak akan muncul sebagai pilihan untuk tanggal yang tidak sesuai.